Entsteht bei der Lohnabrechnung ein negativer Auszahlungsbetrag, spricht man von einer Überzahlung. Lexware Office erkennt das automatisch und gleicht den offenen Fehlbetrag im Hintergrund aus. Dieser Artikel erklärt, wie die Verrechnung funktioniert, wo Sie den Vorgang prüfen können und was zu tun ist, wenn ein Mitarbeitender die Überzahlung manuell zurückzahlt.
Was genau ist eine Überzahlung bei Mitarbeitenden?
Eine Überzahlung entsteht immer dann, wenn die persönlichen Be- oder Abzüge höher sind als das Nettoentgelt. Dadurch kommt es zu einem negativen Auszahlungsbetrag. Auszahlungsbeträge im Minus gibt es nicht: Da Arbeitnehmende für ihre Leistung entlohnt werden, kann eine Entgeltabrechnung keinen negativen Endbetrag aufweisen. Solche Überzahlungen entstehen in der Praxis meistens durch nachträgliche Korrekturen aus Vormonaten oder durch einen zu hoch angesetzten Vorschuss.
Ein praktisches Beispiel aus dem Alltag: Frau Becker betreibt eine kleine Agentur und hat ihrem Mitarbeiter im Januar einen Vorschuss von 500,00 EUR überwiesen. Im Februar rechnet sie das tatsächliche Gehalt ab. Durch den Abzug des Vorschusses rutscht das Netto-Ergebnis des Mitarbeiters rechnerisch auf ein Minus von 150,00 EUR. Das System verbucht diese 150,00 EUR nun als neue Überzahlung, damit der Lohnschein für Februar bei exakt 0,00 EUR schließt.
Lexware Office sorgt in solchen Fällen dafür, dass der Lohnschein stabil bleibt und gleicht negative Auszahlungsbeträge in den Folgemonaten selbstständig aus.
So verrechnet Lexware Office Überzahlungen automatisch
Entsteht bei der Lohnabrechnung eine Überzahlung – also ein negativer Auszahlungsbetrag – gleicht Lexware Office diesen offenen Fehlbetrag vollständig automatisch aus. Das System sorgt dafür, dass der Lohnschein einen Betrag von 0,00 EUR ausweist, und überträgt den offenen Fehlbetrag in den nächsten Monat.
Die Berechnung im Hintergrund folgt dabei einer festen Logik:
Input: Das Netto-Gehalt des Mitarbeitenden liegt rechnerisch bei einem Minus von 150,00 EUR.
Vorgehen: Lexware Office fügt der Abrechnung automatisch einen Vorschuss aus Überzahlung von plus 150,00 EUR hinzu.
Ergebnis: Der endgültige Auszahlungsbetrag auf dem Lohnschein beträgt exakt 0,00 EUR.
Mit den folgenden Schritten können Sie diesen Vorgang in der Software prüfen und nachvollziehen:
1. Eine Überzahlung entsteht
Sobald eine Überzahlung entsteht, zum Beispiel durch die nachträgliche Korrektur eines Vormonats oder den Einbehalt eines vorab bezahlten Vorschusses, greift das System direkt bei der Erstellung der Abrechnung ein:
Das System zeigt den negativen Betrag im Netto-Bereich bei den persönlichen Be- und Abzügen in der Korrekturabrechnung automatisch als Vorschuss aus Überzahlung im Plus an.
Beispiel: Die Mitarbeiterin erhält einen Vorschuss auf ihr Gehalt in Höhe von 3.000,00 EUR, welcher mit der Gehaltsabrechnung verrechnet wird. Das Nettoentgelt beläuft sich für den Monat auf 2.281,19 EUR. Daraus ergibt sich eine Überzahlung in Höhe von 718,81 EUR, welche auf der Abrechnung als Vorschuss aus Überzahlung im Plus berücksichtigt wird.
Durch diese automatische Hinzufügung des Vorschusses aus Überzahlung wird der Auszahlungsbetrag auf exakt 0,00 EUR ausgeglichen.
Der offene Fehlbetrag bleibt im Hintergrund bestehen und wird auf den Folgemonat übertragen.
2. Überzahlung vor dem Monatsabschluss prüfen
Vor dem endgültigen Monatswechsel bietet Ihnen das System eine Kontrollmöglichkeit, um mögliche Eingabefehler rechtzeitig zu erkennen:
Klicken Sie im Abrechnungsassistenten auf Schritt 3 - Prüfen & Abrechnen.
Lexware Office führt auf dieser Seite alle Mitarbeitenden mit offenen Überzahlungen übersichtlich auf.
Nutzen Sie diese Übersicht, um Fehlbeträge vor dem Monatsabschluss zu prüfen. Bei Bedarf können Sie den Betrag noch ausgleichen, indem Sie der betroffenen Person beispielsweise offene Überstunden auszahlen.
3. Verrechnung im Folgemonat nachvollziehen
Im Folgemonat verrechnet Lexware Office das zu viel gezahlte Geld automatisch:
Das System zieht den gemerkten offenen Fehlbetrag im Abrechnungsassistenten in Schritt 2 - Stunden & Entgelte als Verrechnung einer Überzahlung vom Nettoentgelt ab.
Sollte der offene Fehlbetrag auch in diesem Monat das Nettoentgelt übersteigen, wiederholt sich der Prozess: Die verbleibende neue Überzahlung wird erneut als Vorschuss aus Überzahlung aufgeführt und der verbleibende Restbetrag in den darauffolgenden Monat übertragen.
Sonderfall: Manuelle Rückzahlung durch Mitarbeitende
Wenn ein Mitarbeitender die Überzahlung bereits per privater Banküberweisung oder in bar ausgeglichen hat, dürfen Sie den Betrag nicht erneut vom Gehalt abziehen. In dem Fall müssen Sie die Lohnabrechnung für diesen Monat gezielt anpassen:
Öffnen Sie den Abrechnungsassistenten und wechseln Sie auf Schritt 2 - Stunden & Entgelte.
Wählen Sie den betreffenden Mitarbeitenden aus und löschen Sie das Entgelt Verrechnung einer Überzahlung für diesen Monat manuell aus der Aufstellung.
Beachten Sie: Das Löschen eines offenen Fehlbetrags ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden. Löschen Sie die Überzahlung nur, wenn die Forderung gegenüber dem Mitarbeitenden erledigt ist.
Durch das Löschen dieser Zeile verhindern Sie zuverlässig, dass das System den bereits beglichenen Betrag ein zweites Mal vom Netto-Gehalt abzieht.
Keine automatische Übergabe der Buchungsdaten an die Finanzbuchhaltung möglich
Oft kann der Buchungsbeleg bei einer Verrechnung einer Korrektur nicht an die Finanzbuchhaltung übergeben werden.
Was tun bei einem blockierten Buchungsbeleg?
Wenn die Summe der Buchungen eines angesprochenen Kontos nicht ausgeglichen sind, blockiert Lexware Office den Buchungsbeleg automatisch, da negative Werte aktuell nicht direkt an die Finanzbuchhaltung übergeben werden können. Die Übergabe der Buchungen an die Finanzbuchhaltung wird auch nicht automatisiert durchgeführt, wenn eines der betroffenen Lohnkonten einen Minusbetrag aufweist.
Klicken Sie auf "Trotzdem abrechnen". Das System stellt Ihnen in diesem Fall eine detaillierte Buchungsliste zur Verfügung, da keine automatisierte Buchungsübergabe erfolgen kann.
Nutzen Sie diese Liste als exakte Buchungsvorlage, um den Abrechnungsmonat manuell in der Finanzbuchhaltung nachzubuchen.
