Fehlt dir die Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) einer Mitarbeiter:in, kannst du sie trotzdem anlegen. Hier erfährst du, wann das vorkommt und welches Vorgehen zu deiner Situation passt.
Wann fehlt die Steuer-ID typischerweise?
Fehlt dir die Steuer-ID einer Mitarbeiter:in, liegt das meist daran, dass sie im Personalfragebogen nicht angegeben wurde oder der Mitarbeiter:in selbst noch nicht bekannt ist. Eine komplett fehlende Steuer-ID ist die absolute Ausnahme: Die Steuer-ID wird automatisch an jede Person mit Hauptwohnsitz in Deutschland vergeben – ab Geburt oder Zuzug. Das gilt auch für geflüchtete Menschen, deren Steuer-ID bereits bei der Einreise über die zuständige Meldebehörde des Unterbringungsorts angestoßen wird. Liegt trotzdem keine Steuer-ID vor, hilft das örtlich zuständige Finanzamt weiter.
Zuerst prüfen: Ist die Steuer-ID wirklich nicht auffindbar?
Bevor du eine Mitarbeiter:in ohne Steuer-ID abrechnest oder löschst, lohnt sich ein zweiter Blick – die Steuer-ID einer Mitarbeiter:in steht meist auf einem der folgenden Dokumente:
Letzte Lohnsteuerbescheinigung des vorherigen Arbeitgebers
Letzte Lohn- oder Gehaltsabrechnung
Letzter Einkommensteuerbescheid
Schreiben des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt)
Hat die Mitarbeiter:in weder eine alte Lohnabrechnung noch einen Steuerbescheid zur Hand, kann sie die Steuer-ID auch auf folgenden Wegen herausfinden:
Beim örtlichen Finanzamt nachfragen
Bei der örtlichen Meldebehörde erfragen
Online beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) eine Bestätigung anfordern
Als Arbeitgeber:in mit Einverständnis der Mitarbeiter:in selbst beim BZSt anfragen
Findest du die Steuer-ID auf einem dieser Wege, trägst du sie ganz normal bei der Mitarbeiteranlage ein – die folgenden Vorgehen brauchst du dann nicht.
Welches Vorgehen passt zu deiner Situation?
Je nachdem, was dir wichtiger ist, passt eine der beiden folgenden Varianten:
Situation | Empfohlenes Vorgehen |
Du möchtest die Abrechnung nicht verzögern und nimmst eine vorübergehend höhere Steuerklasse für diese Mitarbeiter:in in Kauf | Variante A: Checkbox „Steuer-Identifikationsnummer unbekannt" nutzen – Details im Abschnitt „Steuer-ID nachträglich ergänzen" |
Dir ist wichtig, dass die Mitarbeiter:in von Anfang an mit der richtigen Steuerklasse abgerechnet wird | Variante B: Mitarbeiter:in löschen und Support kontaktieren – Details im Abschnitt „Mitarbeiter:in löschen und Support kontaktieren" |
Steuer-ID nachträglich ergänzen (Variante A)
Bei Variante A legst du die Mitarbeiter:in trotz fehlender Steuer-ID sofort vollständig an und rechnest sie vorübergehend mit einer höheren Steuerklasse ab, bis die Steuer-ID vorliegt.
Wähle bei der Mitarbeiteranlage die Checkbox Steuer-Identifikationsnummer unbekannt aus.
Lexware Office rechnet die Mitarbeiter:in automatisch mit Steuerklasse 6 ab – der Steuerklasse mit dem höchsten Abzug.
Fordere die Mitarbeiter:in auf, die Steuer-ID schnellstmöglich nachzureichen. Trage die Steuer-ID danach nicht selbst nachträglich im Mitarbeiterprofil ein, sondern wende dich an den Support – er trägt die Steuer-ID rückwirkend korrekt für dich ein.
Hinweis: Hinweis: Du kannst eine Mitarbeiter:in zeitlich unbegrenzt mit Steuerklasse 6 abrechnen, solange die Steuer-ID fehlt – das sollte aber kein Dauerzustand sein. Während dieser Zeit findet keine ElStAM-Anmeldung statt. Lexware Office erstellt außerdem keine Lohnsteuerbescheinigung (LStB) für diese Mitarbeiter:in. Der zu hohe Lohnsteuerabzug durch Steuerklasse 6 lässt sich für die Mitarbeiter:in nur über die eigene Einkommensteuererklärung ausgleichen.
Mitarbeiter:in löschen und Support kontaktieren (Variante B)
Bei Variante B wartest du mit deiner Abrechnung nicht auf die Steuer-ID, sondern löschst die unvollständig angelegte Mitarbeiter:in wieder. Mit einem unvollständigen Mitarbeiterprofil kannst du nämlich nicht abrechnen. So rechnest du deine übrigen Mitarbeiter:innen ganz normal ab. Sobald die Steuer-ID vorliegt, meldest du dich beim Support – er trägt die passende Steuerklasse ein und übernimmt die rückwirkende Korrekturabrechnung für diese Mitarbeiter:in.
Öffne die Mitarbeiterstammdaten der unvollständig angelegten Mitarbeiter:in.
Klicke auf die drei Punkte hinter dem Namen und wähle Löschen aus.
Sobald die Steuer-ID vorliegt, wendest du dich direkt an den Support. Er unterstützt dich bei der Anlage mit der richtigen Steuerklasse und übernimmt die rückwirkende Korrekturabrechnung. Teile dabei das korrekte Eintrittsdatum mit. Handelt es sich um Stundenlohn, ergänze zusätzlich die geleisteten Stunden im Eintrittsmonat.
Was der Support braucht
Kontaktierst du den Support wegen einer fehlenden Steuer-ID – für die rückwirkende Eintragung (Variante A) oder die Anlage nach dem Löschen (Variante B) –, hält er folgende Angaben bereit:
Name der Mitarbeiter:in
Korrektes Eintrittsdatum
Bei Stundenlohn: die geleisteten Stunden im Eintrittsmonat
Aktiviere zusätzlich den Support-Zugriff, damit das Team die Korrektur direkt für dich vornehmen kann.
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