Ein Journal ist in der Buchhaltung eine chronologische Liste aller Geschäftsvorfälle deines Unternehmens – also aller Buchungen in der Reihenfolge, in der sie entstanden sind.
Genau diese lückenlose Reihenfolge macht das Journal so wichtig: Jede Buchung lässt sich nachträglich nachvollziehen, ohne dass etwas übersprungen oder verändert wurde.
Dieser Artikel zeigt dir Aufbau, Bedeutung und Fundort deines Journals in Lexware Office.
ℹ️ Information: Wir haben die Buchhaltung weiterentwickelt.
Die neue Version mit Journal ist bereits für einige Kund:innen verfügbar und wird schrittweise für alle freigeschaltet. Dieser Artikel beschreibt die neue Version.
Warum ist das Journal für dich wichtig?
Das Journal unterstützt dich dabei, die GoBD – die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form – zuverlässig einzuhalten. Zu diesem Zweck werden alle festgeschriebenen Buchungen lückenlos und nachvollziehbar dokumentiert.
Für dich als Unternehmer:in bedeutet das konkret:
Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt Einsicht in dein Journal verlangen, um Buchungen nachzuvollziehen.
Fehlt das Journal oder ist es unvollständig, kann deine Buchführung als nicht ordnungsgemäß gelten und zu Schätzungen durch das Finanzamt führen.
Ein vollständiges Journal schützt dich also nicht nur vor Ärger bei der Prüfung, sondern gibt dir auch selbst jederzeit einen verlässlichen Überblick über alle Geschäftsvorfälle.
Funktion und Aufbau des Journals
In Lexware Office musst du kein separates Journal von Hand führen. Jede Buchung, die du erfasst – ob über einen erfassten Beleg, eine erstellte Rechnung oder eine kategorisierte Banktransaktion – wird automatisch chronologisch dokumentiert.
Ein Beispiel: Du kaufst am 3. März Büromaterial für 45,00 €, am 5. März zahlt eine Kundin eine Rechnung über 890,00 € und am 8. März überweist du die Miete.
Im Journal stehen diese drei Vorgänge genau in dieser Reihenfolge.
Ein Journal-Eintrag enthält dabei:
das Buchungsdatum
die Belegnummer als Verweis auf den zugehörigen Beleg
den Betrag
die Kontierung in Soll und Haben
den Buchungstext zur Erläuterung des Geschäftsvorfalls
den Steuersatz, den Steuerbetrag und den Steuerfall auf einen Blick
Klicke die jeweilige Buchungszeile an um den kompletten Buchungssatz einzusehen. Von dort aus kannst du auch in das jeweilige Kontenblatt springen, indem du auf die Kontennummer klickst.
Neben der Suchfunktion kannst du das Journal nach:
Status: festgeschriebene oder nicht festgeschriebene Buchungen
Zeitraumfilter-Filter: Belegdatum oder Leistungsdatum
oder Zeitraum: dem gewünschten Zeitraum anzeigen bzw. filtern lassen.
Buchungsmöglichkeiten im Journal
Für spezielle Sachverhalte gibt es innerhalb des Journals eigene Buchungsmöglichkeiten. Um diese zu nutzen klicke auf + Buchung hinzufügen:
Dadurch kannst du folgende Buchungen erzeugen:
Private Fahrzeugnutzung für die Erfassung deiner privaten Nutzung eines Geschäftswagens.
Private Telefonnutzung für die Erfassung deines Eigenverbrauchs.
Lohn & Gehalt als manuelle Lohnbuchungsmaske für die Bruttolohnmethode.
Saldenvortrag Bank für den manuellen Saldenvortrag für die angebundenen Bankkonten.
Saldenaktualisierung für den Saldenvortrag der Bestandskonten.
Absprung zur Festschreibung
Oben rechts findest du einen Absprung zur Festschreibung:
Diese führt dich direkt zu den Einstellungen für deine Festschreibungen:
Was eine Festschreibung ist und warum diese für die GobD so wichtig ist erfährst du in unseren weiterführenden Artikeln:
Wo findest du dein Journal in Lexware Office?
Um dein Journal aufzurufen, gehe vor wie folgt:
Öffne in Lexware Office die Hauptnavigation.
Klicke auf Buchhaltung.
Wähle den Menüpunkt Journal
Journaldaten exportieren:
Um das Journal für den ausgewählten Zeitraum zu exportieren klickst du einfach oben rechts auf DOWNLOAD:
Dadurch öffnet sich die Druckvorschau. Hier kannst du nun das Journal in Papierform drucken oder z.B. als PDF downloaden bzw. herunterladen.
Wähle dazu in deiner Druckvorschau das gewünschte Ziel und klicke auf speichern oder drucken.
