Der klassische Workflow in Lexware Office startet meist mit einem Beleg. Doch Ihr unternehmerischer Alltag braucht Flexibilität: Ob Lohnzahlungen, Umbuchungen oder Privatentnahmen – oft möchten Sie eine Zahlung tätigen, ohne dass direkt eine Rechnung vorliegt.
Wenn Sie Ihr Bankkonto bereits angebunden haben, können Sie Überweisungen direkt in Lexware Office anstoßen. Sie sparen sich so den Umweg über ein separates Banking-Portal und behalten Ihre Finanzen zentral an einem Ort.
💡 Wichtig zu wissen: In Lexware Office bereiten Sie die Überweisungen vor und übermitteln diese an Ihre Bank. Die finale Ausführung der Zahlung findet dann durch Ihre Bank statt.
In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie:
Eine Überweisung direkt anstoßen und übermitteln.
Eine Zahlung ohne Beleg vorbereiten, um sie später (z. B. im Team) gesammelt freizugeben.
Was Sie für eine Überweisung benötigen
Bevor Sie mit der manuellen Überweisung starten, prüfen Sie kurz, ob die technischen Rahmenbedingungen für den reibungslosen Ablauf gegeben sind. Folgende Punkte müssen erfüllt sein, damit Sie Geld senden können:
Ein verknüpftes Bankkonto: Ihr Geschäftskonto muss in Lexware Office angebunden sein bzw. Sie führen ein Lexware Geschäftskonto.
Bank-Berechtigungen prüfen: Für die Übermittlung muss Ihr Konto von der Bank für den Zahlungsverkehr über die Schnittstelle freigeschaltet sein. Sie können dies in Lexware Office unter Finanzen → Konten beim jeweiligen Konto über Konto bearbeiten im Bereich Berechtigungen einsehen. Dort müssen Häkchen bei "Überweisung" gesetzt sein.
Ein aktives Freigabeverfahren: Halten Sie Ihr Smartphone oder Ihr TAN-Gerät bereit. Sie benötigen das von Ihrer Bank vorgegebene Verfahren, um die Zahlung final zu legitimieren.
Passende Benutzerrechte: Falls Sie im Team arbeiten, stellen Sie sicher, dass Ihre Rolle in Lexware Office die Berechtigung zur Vorbereitung oder Ausführung von Zahlungen umfasst.
Überweisung direkt anstoßen und übermitteln
Nutzen Sie diesen Weg, wenn Sie eine Überweisung ohne Belegbezug direkt in Lexware Office anstoßen möchten.
1. Navigieren Sie im Hauptmenü zu dem Menüpunkt Finanzen und wählen Sie im oberen Bereich den Button + ÜBERWEISUNG aus.
💡 Tipp: Unabhängig davon, welchen Reiter Sie unter Finanzen gewählt haben (Umsätze, Überweisungen oder Konten) – der Button + ÜBERWEISUNG steht Ihnen oben rechts immer direkt zur Verfügung.
2. Nachdem Sie auf + ÜBERWEISUNG geklickt haben, öffnet sich am rechten Bildschirmrand die Eingabemaske. Gehen Sie hier Schritt für Schritt vor, um alle notwendigen Informationen für Ihre Zahlung zu hinterlegen.
Wahl des Quellkontos: Klicken Sie auf das Feld Von Konto und wählen Sie im Dropdown-Menü das Bankkonto aus, von dem der Betrag abgebucht werden soll. Zur Orientierung wird Ihnen direkt darunter der aktuelle Kontostand angezeigt.
Option: Überweisungsvorlagen nutzen: Falls Sie für diesen Empfänger bereits eine Vorlage gespeichert haben, können Sie auf den Button Überweisungsvorlagen klicken. Die Daten für Empfänger, IBAN und Verwendungszweck werden dann automatisch ausgefüllt.
Empfänger und IBAN:
Empfängername: Tippen Sie den Namen des Empfängers ein. Lexware Office gleicht Ihre Eingabe mit Ihren gespeicherten Kontakten ab. Bei einem Treffer können Sie den Kontakt einfach auswählen, und die IBAN wird automatisch ausgefüllt.
IBAN: Geben Sie die IBAN manuell ein, falls kein Kontakt ausgewählt wurde.
Empfängerprüfung VOP: Sobald sowohl der Empfängername als auch die IBAN vollständig hinterlegt sind, findet im Hintergrund automatisch die Prüfung statt. Dabei wird verifiziert, ob der Name zum Konto passt, um Fehlüberweisungen zu vermeiden.
Betrag hinterlegen: Tragen Sie im Feld Betrag die Summe ein, die Sie überweisen möchten.
Verwendungszweck angeben: Geben Sie im Feld Verwendungszweck (optional) den Grund der Zahlung an (z. B. "Privatentnahme"). Ihnen stehen hierfür bis zu 140 Zeichen zur Verfügung.
Optional: Terminüberweisung (SEPA): Über den Schieberegler bei Terminüberweisung (SEPA) können Sie ein zukünftiges Datum festlegen, an dem die Bank die Zahlung ausführen soll.
Aktivierung des Weiter-Buttons: Beachten Sie den Button WEITER unten rechts. Er bleibt so lange grau und inaktiv, bis alle erforderlichen Pflichtangaben (Konto, Empfänger, IBAN und Betrag) vollständig eingetragen sind. Erst dann färbt sich der Button grün und Sie können den Prozess fortsetzen.
3. Schließen Sie den Vorgang über Ihr gewohntes TAN- oder Freigabeverfahren ab, um die Daten sicher an Ihre Bank zu senden.
4. Abschluss der Überweisung: Sobald die Übermittlung und die Freigabe erfolgreich waren, erscheint das Fenster Abschluss. Damit können Sie den Vorgang in Lexware Office beenden.
Das Fenster Abschluss zeigt Ihnen folgendes an:
Information Ihrer Bank: Hier sehen Sie die direkte Rückmeldung Ihres Kreditinstituts. Die Meldung „Der Auftrag wurde entgegengenommen“ bestätigt, dass die Daten erfolgreich an die Bank übermittelt wurden und dort nun verarbeitet werden.
Überweisungsvorlage speichern: Wenn Sie an diesen Empfänger häufiger Geld senden, klicken Sie auf Überweisungsvorlage speichern. So sparen Sie sich beim nächsten Mal die manuelle Eingabe der IBAN.
Weitere Überweisung: Möchten Sie direkt eine weitere Zahlung tätigen? Über diesen Button gelangen Sie sofort zurück zur leeren Eingabemaske.
Vorgang beenden: Mit Klick auf den grünen Button Beenden schließt sich das Fenster.
Überweisungen ohne Beleg vorbereiten
Diese Option ist ideal, wenn Sie Arbeitsschritte aufteilen oder für die Zusammenarbeit im Team. Ein Teammitglied kann die Zahlung in Ruhe vorbereiten, und eine berechtigte Person gibt diese später – einzeln oder gesammelt – frei.
1. Navigieren Sie unter Finanzen zum Reiter Überweisungen und klicken unter Vorbereitet auf der rechten Seite auf den Button + ÜBERWEISUNG VORBEREITEN
2. Es öffnet sich das Fenster "Überweisung vorbereiten".
Tragen Sie alle erforderlichen Zahlungsdaten wie Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck (hier nicht optional) in die dafür vorgesehenen Felder ein oder nutzen Sie die Überweisungsvorlagen.
Legen Sie bei Bedarf ein konkretes Datum im Feld "Fällig am" fest, falls das Geld erst zu einem späteren Zeitpunkt gesendet werden soll.
💡Wenn die Zahlung heute noch rausgehen soll oder keine spezifische Fälligkeit vorliegt, müssen Sie hier nichts ändern – standardmäßig ist das aktuelle Datum eingestellt.
3. Klicken Sie auf SPEICHERN. Die Überweisung ohne zugehörigen Beleg ist nun vorbereitet und im Reiter Vorbereitet zu finden.
4. Markieren Sie die vorbereitete Überweisung unter dem Reiter Vorbereitet, sobald diese endgültig an die Bank übermittelt werden soll.
5. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü der markierten Zahlung und wählen Sie die Option ÜBERMITTELN.
6. Bevor die Überweisung endgültig an Ihre Bank übermittelt werden kann, findet zu Ihrer Sicherheit die Empfängerüberprüfung (VOP) statt. In diesem Fenster wird abgeglichen, ob der Name des Empfängers zum angegebenen Konto passt, um Betrug oder Fehlüberweisungen zu vermeiden.
Quellkonto wählen: Wählen Sie oben rechts über das Dropdown-Menü das Quellkonto aus, von dem die Zahlung geleistet wird.
💡 Die Prüfung startet automatisch, sobald das Konto ausgewählt wurde.
Status abwarten: Im Bereich "Empfängerprüfung" sehen Sie nun das Ergebnis des Abgleichs.
Vorgang fortsetzen: Sobald die Prüfung erfolgreich abgeschlossen wurde, färbt sich der Button Weiter unten rechts grün.
Klicken Sie auf "Weiter", um direkt zum Freigabeprozess (TAN-Verfahren) zu gelangen.
7. Anschließend erscheint das Fenster Überweisung übermitteln. Dies ist Ihre letzte Kontrollinstanz, bevor der Auftrag an das Bankinstitut gesendet wird.
Letzte Kontrolle: Überprüfen Sie hier noch einmal das gewählte Quellkonto sowie den Überweisungsbetrag.
Terminüberweisung: Sie haben hier letztmalig die Möglichkeit, den Schieberegler für eine "Terminüberweisung (SEPA)" zu aktivieren, falls die Zahlung erst zu einem späteren Datum ausgeführt werden soll.
Vorgang starten: Klicken Sie auf den grünen Button WEITER.
8. Schließen Sie den Vorgang über Ihr gewohntes TAN- oder Freigabeverfahren ab, um die Daten sicher an Ihre Bank zu senden.
9. Sobald die Übermittlung und die Freigabe erfolgreich waren, erscheint das Fenster "Abschluss". Damit ist der Vorgang in Lexware Office beendet.
Information Ihrer Bank: Die Meldung „Der Auftrag wurde entgegengenommen“ bestätigt, dass die Daten erfolgreich an die Bank übermittelt wurden.
Überweisungsvorlage speichern: Wenn Sie an diesen Empfänger häufiger Geld senden, können Sie die Daten hier als Vorlage für die Zukunft sichern.
Vorgang beenden: Mit Klick auf den grünen Button "Beenden" schließt sich das Fenster.
💡 Schneller ans Ziel mit gesammelten Überweisungen
Wenn Sie mehrere vorbereitete Überweisungen gleichzeitig freigeben möchten, markieren Sie einfach alle relevanten Einträge über die Checkboxen auf der linken Seite. Klicken Sie anschließend auf Sammelüberweisung ausführen. Sie benötigen dann nur eine einzige TAN für den gesamten Zahlungsstapel, was Ihnen im Arbeitsalltag massiv Zeit spart.
Woran erkennen Sie, dass Ihre Überweisung erfolgreich übermittelt wurde?
Die erste Bestätigung für Ihren Zahlungsauftrag erhalten Sie direkt in Lexware Office. Sobald die Übermittlung der Überweisung an Ihre Bank erfolgreich abgeschlossen ist, finden Sie den gesamten Vorgang zur Kontrolle unter Finanzen → Überweisungen im Reiter Ausgeführt.
Vorbereitete Überweisungen filtern
Um bei vielen vorbereiteten Zahlungen den Überblick zu behalten, bietet Lexware Office im Reiter Vorbereitet eine praktische Filterfunktion.
Klicken Sie im Reiter Vorbereitet auf das Feld "Art".
Wählen Sie hier gezielt aus, welche Art von vorbereiteten Zahlungen Sie sehen möchten, zum Beispiel "Aus Finanzen". So finden Sie Ihre beleglosen Überweisungen schnell wieder, auch wenn gleichzeitig Zahlungen aus Lohn oder der Belegerfassung anstehen.
Die finale Ausführung durch Ihre Bank
Nachdem die Überweisung angestoßen und an Ihre Bank übermittelt wurde, liegt die weitere Bearbeitung bei Ihrem Kreditinstitut.
Status bei der Bank: Lexware Office hat nun keinen Einfluss mehr auf den Zeitpunkt der tatsächlichen Ausführung. In der Regel erfolgt die Buchung zeitnah und ist dann im Online-Banking Ihrer Bank ersichtlich.
Abruf der Bankumsätze: Sobald Ihre Bank die Überweisung ausgeführt hat, können Sie dies in Lexware Office kontrollieren.
Klicken Sie dazu unter Finanzen → Umsätze auf den Button Aktualisieren.
Zuordnung in der Buchhaltung: Der nun abgerufene Bankumsatz erscheint in Ihrer Umsatzliste. Die Zahlung erhält einen Zuordnungsvorschlag oder Sie können sie mit wenigen Klicks manuell der passenden Kategorie (z. B. "Privatentnahme") zuordnen.
So verbuchen Sie offene Bankumsätze nach der manuellen Überweisung korrekt
Beachten Sie, dass jede Überweisung nach der Ausführung durch die Bank noch buchhalterisch zugeordnet werden muss. Sobald der Umsatz unter Finanzen → Umsätze erscheint (nach Klick auf Aktualisieren), ist eine Zuordnung erforderlich:
Ohne Beleg: Weisen Sie dem Umsatz direkt eine passende Kategorie (z. B. "Privatentnahme") zu.
Beleg folgt später: Sie können den Beleg jederzeit nachreichen und dann manuell mit dem Bankumsatz verknüpfen.
Detaillierte Anleitungen hierzu finden Sie in unseren Hilfeartikeln:
❓Häufige Fragen zur Überweisungsfunktion
Kann ich eine bereits übermittelte Überweisung in Lexware Office noch stornieren?
Kann ich eine bereits übermittelte Überweisung in Lexware Office noch stornieren?
Nein, eine Stornierung der Überweisung in Lexware Office ist nicht möglich, sobald Sie die TAN eingegeben haben und die Erfolgsmeldung Ihrer Bank erscheint. Da der Auftrag zu diesem Zeitpunkt bereits erfolgreich an Ihr Kreditinstitut übermittelt wurde und dort verarbeitet wird, müssen Sie sich für einen eventuellen Widerruf oder eine Rückholung der Zahlung direkt mit Ihrer Bank in Verbindung setzen.
Hinweis: Haben Sie eine Überweisung mit einem Lexware Geschäftskonto getätigt, können Sie dafür unseren Support kontaktieren.
Was kann ich tun, wenn eine abgebrochene Überweisung blockiert ist und die Meldung "Momentan in Bearbeitung" anzeigt?
Was kann ich tun, wenn eine abgebrochene Überweisung blockiert ist und die Meldung "Momentan in Bearbeitung" anzeigt?
Wenn Sie eine Überweisung während des Prozesses abbrechen, wird dieser Vorgang aus Sicherheitsgründen für ca. 15 Minuten blockiert. In dieser Zeit erscheint im Reiter "Vorbereitet" ein rotes Warnsymbol und der Status "Momentan in Bearbeitung…", wodurch ein erneutes Ausführen oder Löschen vorübergehend nicht möglich ist. Warten Sie in diesem Fall bitte diesen Zeitraum ab; danach verschwindet die Sperre automatisch und Sie können die Überweisung wie gewohnt erneut ausführen oder bearbeiten.
Wie kann ich einen Dauerauftrag in Lexware Office einrichten?
Wie kann ich einen Dauerauftrag in Lexware Office einrichten?
Die Funktion, Daueraufträge direkt in Lexware Office zu hinterlegen und zu verwalten, ist derzeit ausschließlich für Kund:innen möglich, die ein Lexware Geschäftskonto nutzen. Bei anderen angebundenen Bankkonten können Daueraufträge aktuell nicht über die Lexware Office angelegt werden; nutzen Sie hierfür bitte das Online-Banking Ihres jeweiligen Kreditinstituts.