Der klassische Workflow in Lexware Office startet meist mit einem Beleg. Doch Ihr unternehmerischer Alltag braucht Flexibilität: Wenn Sie in Lexware Office Überweisungen ausführen oder vorbereiten möchten – beispielsweise für Lohnzahlungen, Umbuchungen oder Privatentnahmen –, können Sie diese Zahlungen ganz flexibel auch ohne vorliegende Rechnung tätigen.
Wenn Sie Ihr Bankkonto bereits angebunden haben oder ein Lexware Geschäftskonto nutzen, können Sie Überweisungen direkt in Lexware Office anstoßen. Sie sparen sich so den Umweg über ein separates Banking-Portal und behalten Ihre Finanzen zentral an einem Ort.
💡 Wichtig zu wissen: In Lexware Office bereiten Sie die Überweisungen vor und übermitteln diese an Ihre Bank. Die finale Ausführung der Zahlung findet dann durch Ihre Bank statt.
In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie:
Eine Überweisung direkt anstoßen und übermitteln.
Eine Zahlung ohne Beleg vorbereiten, um sie später (z. B. im Team) gesammelt freizugeben.
Was Sie für eine Überweisung benötigen
Bevor Sie mit der manuellen Überweisung starten, prüfen Sie kurz, ob die technischen Rahmenbedingungen für den reibungslosen Ablauf gegeben sind. Folgende Punkte müssen erfüllt sein, damit Sie Geld senden können:
Ein verknüpftes Bankkonto: Ihr Geschäftskonto muss in Lexware Office angebunden sein bzw. Sie führen ein Lexware Geschäftskonto.
Bank-Berechtigungen prüfen: Für die Übermittlung muss Ihr Konto von der Bank für den Zahlungsverkehr über die Schnittstelle freigeschaltet sein. Sie können dies in Lexware Office unter Finanzen → Konten beim jeweiligen Konto über Konto bearbeiten im Bereich Berechtigungen einsehen. Dort müssen Häkchen bei "Überweisung" gesetzt sein.
Ein aktives Freigabeverfahren: Halten Sie Ihr Smartphone oder Ihr TAN-Gerät bereit. Sie benötigen das von Ihrer Bank vorgegebene Verfahren, um die Zahlung final zu legitimieren.
Passende Benutzerrechte: Falls Sie im Team arbeiten, stellen Sie sicher, dass Ihre Rolle in Lexware Office die Berechtigung zur Vorbereitung oder Ausführung von Zahlungen umfasst.
Überweisung direkt anstoßen und übermitteln
Nutzen Sie diesen Weg, wenn Sie eine Überweisung ohne Belegbezug direkt in Lexware Office anstoßen möchten.
1. Navigieren Sie im Hauptmenü zum Bereich Finanzen und klicken Sie in der oberen Leiste auf den Button + ÜBERWEISUNG aus.
💡 Tipp: Unabhängig davon, welchen Reiter Sie unter Finanzen gewählt haben (Umsätze, Überweisungen oder Konten) – der Button + ÜBERWEISUNG steht Ihnen oben rechts immer direkt zur Verfügung.
2. Nachdem Sie auf + ÜBERWEISUNG geklickt haben, öffnet sich am rechten Bildschirmrand die Eingabemaske. Gehen Sie hier Schritt für Schritt vor, um alle notwendigen Informationen für Ihre Zahlung zu hinterlegen.
Wahl des Quellkontos: Klicken Sie auf das Feld Von Konto und wählen Sie im Dropdown-Menü das Bankkonto aus, von dem der Betrag abgebucht werden soll. Zur Orientierung wird Ihnen direkt darunter der aktuelle Kontostand angezeigt.
Option: Überweisungsvorlagen nutzen: Falls Sie für diesen Empfänger bereits eine Vorlage gespeichert haben, können Sie auf den Button Überweisungsvorlagen klicken. Die Daten für Empfänger, IBAN und Verwendungszweck werden dann automatisch ausgefüllt.
Empfänger und IBAN:
Empfängername: Tippen Sie den Namen des Empfängers ein. Lexware Office gleicht Ihre Eingabe mit Ihren gespeicherten Kontakten ab. Bei einem Treffer können Sie den Kontakt einfach auswählen, und die IBAN wird automatisch ausgefüllt.
IBAN: Geben Sie die IBAN manuell ein, falls kein Kontakt ausgewählt wurde.
Empfängerprüfung VOP: Sobald sowohl der Empfängername als auch die IBAN vollständig hinterlegt sind, findet im Hintergrund automatisch die Prüfung statt. Dabei wird verifiziert, ob der Name zum Konto passt, um Fehlüberweisungen zu vermeiden.
Betrag hinterlegen: Tragen Sie im Feld Betrag die Summe ein, die Sie überweisen möchten.
Verwendungszweck angeben: Geben Sie im Feld Verwendungszweck (optional) den Grund der Zahlung an (z. B. "Privatentnahme"). Ihnen stehen hierfür bis zu 140 Zeichen zur Verfügung.
Optional: Terminüberweisung (SEPA): Über den Schieberegler bei Terminüberweisung (SEPA) können Sie ein zukünftiges Datum festlegen, an dem die Bank die Zahlung ausführen soll.
Aktivierung des Weiter-Buttons: Beachten Sie den Button WEITER unten rechts. Er bleibt so lange grau und inaktiv, bis alle erforderlichen Pflichtangaben (Konto, Empfänger, IBAN und Betrag) vollständig eingetragen sind. Erst dann färbt sich der Button grün und Sie können den Prozess fortsetzen.
3. Schließen Sie den Vorgang über Ihr gewohntes TAN- oder Freigabeverfahren ab, um die Daten sicher an Ihre Bank zu senden.
⚠️ Wichtig direkt nach der TAN-Freigabe: Sobald Sie die Zahlung auf Ihrem Smartphone oder TAN-Gerät freigegeben haben, wird die Überweisung bereits an Ihre Bank übermittelt. Klicken Sie jetzt unbedingt in Lexware Office auf den Button WEITER. Wenn Sie an dieser Stelle den Browser vorzeitig neu laden, das Fenster über das X schließen oder nicht auf Weiter klicken, kann Lexware Office die Rückmeldung der Bank nicht abrufen. Die Folge ist, dass die Überweisung in Lexware Office nicht im Reiter Ausgeführt angezeigt wird, obwohl die Überweisung bereits von der Bank verarbeitet wird.
4. Abschluss der Überweisung: Nachdem Sie auf den Button Weiter geklickt haben, öffnet sich das Fenster Abschluss. Erst mit diesem Schritt beenden Sie den Vorgang in Lexware Office vollständig.
Das Fenster Abschluss zeigt Ihnen folgende Informationen und Optionen an:
Information Ihrer Bank: Hier sehen Sie die direkte Rückmeldung Ihres Kreditinstituts. Die Meldung „Der Auftrag wurde entgegengenommen“ bestätigt, dass die Daten erfolgreich an die Bank übermittelt wurden und dort nun verarbeitet werden.
Überweisungsvorlage speichern: Wenn Sie an diesen Empfänger häufiger Geld senden, klicken Sie auf Überweisungsvorlage speichern. So sparen Sie sich beim nächsten Mal die manuelle Eingabe der IBAN.
Weitere Überweisung: Möchten Sie direkt eine weitere Zahlung tätigen? Über diesen Button gelangen Sie sofort zurück zur leeren Eingabemaske.
Vorgang beenden: Mit Klick auf den grünen Button Beenden schließt sich das Fenster.
Überweisungen ohne Beleg vorbereiten
Diese Option ist ideal, wenn Sie Arbeitsschritte aufteilen oder für die Zusammenarbeit im Team. Ein Teammitglied kann die Zahlung in Ruhe vorbereiten, und eine berechtigte Person gibt diese später – einzeln oder gesammelt – frei.
💡 Wegweiser für Belege: Wenn Sie eine Überweisung direkt über den Beleg vorbereiten möchten, nutzen Sie stattdessen den Workflow direkt aus der Belegerfassung. Eine detaillierte Anleitung dazu finden Sie in unserem Hilfeartikel: Belege bezahlen.
1. Navigieren Sie unter Finanzen zum Reiter Überweisungen und klicken unter Vorbereitet auf der rechten Seite auf den Button + ÜBERWEISUNG VORBEREITEN
2. Es öffnet sich das Fenster "Überweisung vorbereiten".
Tragen Sie alle erforderlichen Zahlungsdaten wie Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck (hier nicht optional) in die dafür vorgesehenen Felder ein oder nutzen Sie die Überweisungsvorlagen.
Legen Sie bei Bedarf ein konkretes Datum im Feld "Fällig am" fest, falls das Geld erst zu einem späteren Zeitpunkt gesendet werden soll.
💡Hinweis zum Fälligkeitsdatum: Wenn die Zahlung noch am selben Tag übermittelt werden soll oder keine spezifische Fälligkeit vorliegt, müssen Sie in diesem Feld keine Änderungen vornehmen. Standardmäßig ist hier immer das aktuelle Datum voreingestellt.
3. Klicken Sie abschließend auf den grünen Button SPEICHERN. Die Überweisung ohne zugehörigen Beleg ist nun erfolgreich vorbereitet und wird Ihnen im Reiter Vorbereitet angezeigt.
So übermitteln Sie die vorbereitete Überweisung
Sobald Sie eine beleglose Überweisung vorbereitet und gespeichert haben, verbleibt diese so lange im Reiter Vorbereitet, bis Sie den Zahlungsauftrag aktiv an Ihre Bank übermitteln.
⚠️ Wichtig für die Auswahl des Bankkontos: Erst beim finalen Übermittlungsprozess wählen Sie das exakte Quellkonto (Abbuchungskonto) über ein Dropdown-Menü aus. Achten Sie hier genau auf die Auswahl, um zu verhindern, dass Zahlungen versehentlich vom falschen Bankkonto gesendet werden.
Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie vorbereitete Überweisung (einzeln oder als Sammelüberweisung) absenden und wie Sie das richtige Bankkonto auswählen, finden Sie in unserem separaten Hilfeartikel: Vorbereitete Überweisungen ausführen.
Woran erkennen Sie, dass Ihre Überweisung erfolgreich übermittelt wurde?
Die erste Bestätigung für Ihren Zahlungsauftrag erhalten Sie direkt in Lexware Office. Sobald die Übermittlung der Überweisung an Ihre Bank erfolgreich abgeschlossen ist, finden Sie den gesamten Vorgang zur Kontrolle unter Finanzen → Überweisungen im Reiter Ausgeführt.
Vorbereitete Überweisungen filtern
Um bei einer großen Anzahl von vorbereiteten Überweisungen den Überblick zu behalten, bietet Lexware Office im Reiter Vorbereitet eine praktische Filterfunktion an. Mit dieser Funktion können Sie die Liste gezielt nach der Herkunft der vorbereiteten Überweisungen sortieren, um bestimmte Einträge schneller zu finden.
Klicken Sie im Reiter Vorbereitet auf das Auswahlfeld Art.
Wählen Sie im geöffneten Dropdown-Menü gezielt aus, welchen Ursprung die gesuchten vorbereiteten Überweisungen haben, um die Liste anzupassen:
Aus Lohn und Gehalt: Wählen Sie diese Option aus, um vorbereitete Überweisungen aus dem Bereich der Lohnabrechnungen einzublenden.
Aus Belegerfassung: Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie nach vorbereiteten Überweisungen suchen, die beim Erfassen eines Belegs angelegt wurden.
Aus Finanzen: Wählen Sie diese Option aus, um ausschließlich Ihre manuell erstellten, beleglosen Überweisungen anzuzeigen, die Sie direkt über den Button ÜBERWEISUNG VORBEREITEN im Bereich Finanzen vorbereitet haben.
Die finale Ausführung durch Ihre Bank
Nachdem die Überweisung angestoßen und an Ihre Bank übermittelt wurde, liegt die weitere Bearbeitung bei Ihrem Kreditinstitut.
Status bei der Bank: Lexware Office hat nun keinen Einfluss mehr auf den Zeitpunkt der tatsächlichen Ausführung. In der Regel erfolgt die Buchung zeitnah und ist dann im Online-Banking Ihrer Bank ersichtlich.
Abruf der Bankumsätze: Sobald Ihre Bank die Überweisung ausgeführt hat, können Sie dies in Lexware Office kontrollieren.
Klicken Sie dazu unter Finanzen → Umsätze auf den Button Aktualisieren.
Zuordnung in der Buchhaltung: Der nun abgerufene Bankumsatz erscheint in Ihrer Umsatzliste. Die Zahlung erhält einen Zuordnungsvorschlag oder Sie können sie mit wenigen Klicks manuell der passenden Kategorie (z. B. "Privatentnahme") zuordnen.
So verbuchen Sie offene Bankumsätze nach der manuellen Überweisung korrekt
Beachten Sie, dass jede Überweisung nach der Ausführung durch die Bank noch buchhalterisch zugeordnet werden muss. Sobald der Umsatz unter Finanzen → Umsätze erscheint (nachdem Sie auf den Button Aktualisieren geklickt haben), ist eine manuelle Zuordnung erforderlich.
Für die buchhalterische Zuordnung des Bankumsatzes haben Sie zwei Möglichkeiten:
Zuordnung ohne vorliegenden Beleg: Wenn Ihnen kein Beleg vorliegt, weisen Sie dem Bankumsatz direkt im System eine passende Kategorie (wie beispielsweise „Privatentnahme“) zu.
Zuordnung, wenn der Beleg später folgt: Falls der Beleg erst zu einem späteren Zeitpunkt verfügbar ist, können Sie diesen Beleg jederzeit in Lexware Office nachreichen und anschließend manuell mit dem entsprechenden Bankumsatz verknüpfen.
Detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu diesem Thema finden Sie in unseren weiterführenden Hilfeartikeln:
Hier erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Bankumsätze manuell zuordnen
Hier erfahren Sie, wie Sie Zuordnungsvorschläge für Ihre Bankumsätze nutzen
❓Häufige Fragen zur Überweisungsfunktion
Kann ich eine bereits übermittelte Überweisung in Lexware Office noch stornieren?
Kann ich eine bereits übermittelte Überweisung in Lexware Office noch stornieren?
Nein, eine Stornierung der Überweisung in Lexware Office ist nicht möglich, sobald Sie die TAN eingegeben haben und die Erfolgsmeldung Ihrer Bank erscheint. Da der Auftrag zu diesem Zeitpunkt bereits erfolgreich an Ihr Kreditinstitut übermittelt wurde und dort verarbeitet wird, müssen Sie sich für einen eventuellen Widerruf oder eine Rückholung der Zahlung direkt mit Ihrer Bank in Verbindung setzen.
Hinweis: Haben Sie eine Überweisung mit einem Lexware Geschäftskonto getätigt, können Sie dafür unseren Support kontaktieren.
Was kann ich tun, wenn eine abgebrochene Überweisung blockiert ist und die Meldung "Momentan in Bearbeitung" anzeigt?
Was kann ich tun, wenn eine abgebrochene Überweisung blockiert ist und die Meldung "Momentan in Bearbeitung" anzeigt?
Wenn eine abgebrochene Überweisung blockiert ist und den Status "Momentan in Bearbeitung" anzeigt, wurde dieser Vorgang aus Sicherheitsgründen für ca. 15 Minuten gesperrt. In dieser Zeit erscheint im Reiter "Vorbereitet" ein rotes Warnsymbol, wodurch ein erneutes Ausführen oder Löschen vorübergehend nicht möglich ist. Warten Sie in diesem Fall bitte diesen Zeitraum ab; danach verschwindet die Sperre automatisch und Sie können die Überweisung wie gewohnt erneut ausführen oder bearbeiten.
Warum steht meine Überweisung noch unter "Vorbereitet", obwohl ich die TAN bereits freigegeben habe?
Warum steht meine Überweisung noch unter "Vorbereitet", obwohl ich die TAN bereits freigegeben habe?
Wenn Ihre Überweisung trotz erfolgreicher TAN-Freigabe weiterhin im Reiter "Vorbereitet" angezeigt wird und nicht in den Reiter "Ausgeführt" wechselt, wurde der Prozess in Lexware Office vorzeitig abgebrochen.
Sobald Sie die Zahlung über Ihr Smartphone oder TAN-Gerät legitimieren, führt Ihre Bank den Auftrag aus. Wenn Sie im Anschluss das Browserfenster schließen, die Seite neu laden oder nicht auf den Button WEITER klicken, kann Lexware Office die Status-Informationen Ihrer Bank nicht final abrufen. Der Status in der Software verbleibt dann fälschlicherweise auf "Vorbereitet".
So lösen Sie den Fall: Prüfen Sie zur Sicherheit den aktuellen Kontostand und die Umsätze direkt im Online-Banking Ihrer Bank, um eine Doppelüberweisung zu vermeiden. Wenn das Geld dort bereits abgebucht oder als künftiger Umsatz gelistet ist, löschen Sie die verbliebene Überweisung im Reiter Vorbereitet manuell in Lexware Office. Sobald der echte Bankumsatz über den Button Aktualisieren in Ihre Umsatzliste eingegangen ist, können Sie die Zuordnung vornehmen.
Wie kann ich einen Dauerauftrag in Lexware Office einrichten?
Wie kann ich einen Dauerauftrag in Lexware Office einrichten?
Um einen Dauerauftrag in Lexware Office einzurichten, müssen Sie ein Lexware Geschäftskonto nutzen, da diese Funktion derzeit ausschließlich für dieses Konto zur Verfügung steht. Bei anderen angebundenen Bankkonten können Daueraufträge aktuell nicht über Lexware Office angelegt werden; nutzen Sie hierfür bitte das Online-Banking Ihres jeweiligen Kreditinstituts.