Regelmäßige Fixkosten wie die Miete für das Büro, Leasingraten für den Firmenwagen oder monatliche Versicherungsbeiträge manuell zu erfassen, kostet Zeit. Wenn du diese Ausgaben einmalig als Dauerbeleg einrichtest, erstellt Lexware Office künftige Buchungen automatisch. Das spart dir jeden Monat Arbeit, vermeidet Tippfehler und hält deine Buchhaltung aktuell. Zudem hast du einen zentralen Ablageort für deine Vertragsdokumente.
Typische Anwendungsfälle für Dauerbelege
Ein Dauerbeleg ist ideal für alle Ausgaben und Einnahmen, die regelmäßig in gleicher Höhe anfallen, für die du ein Vertragsdokument vorliegen hast und für die du nicht jeden Monat ein neues Dokument erhältst.
Typische Beispiele aus deinem Unternehmeralltag sind:
Mieteinnahmen
Miete für Büroräume oder Lager
Regelmäßige Leasingraten für ein Firmenfahrzeug
Feste Versicherungsbeiträge
Stromverträge mit monatlichen Abschlägen
Wann du keine Dauerbelege nutzen solltest
Wichtig für die Praxis: Dauerbelege eignen sich nicht für Verträge, bei denen Einzelbelege zu jeder Buchung vorliegen. In solchen Fällen erfasst du die Belege in Lexware Office jeweils einzeln. Beispiele dafür sind Verträge mit schwankendem Monatsbetrag, wie Stromverträge mit Monatsabrechnung oder Software-Abonnements.
⚡Kredite und Tilgungen ausgeschlossen: Diese Zahlungen bestehen aus einem Tilgungs- und einem Zinsanteil, der sich laufend verändert. Erfasse sie daher nicht als Dauerbeleg, sondern über den Bankenabgleich mit dem passenden Gegenkonto.
Verfügbarkeit der Dauerbelege
Die Funktion Dauerbelege steht dir durchgehend zur Verfügung, wenn du eine der Versionen M, L oder XL aktiv nutzt und dein Abonnement gültig ist.
Das solltest du vor dem Start beachten
Bevor du startest, stelle sicher, dass die folgenden Rahmenbedingungen erfüllt sind:
✅ Die Ausgabe/Einnahme erfolgt in regelmäßigen Abständen und mit einem gleichbleibenden Betrag.
✅ Startdatum: So wählst du das passende Startdatum für deine Dauerbelege.
Wenn du Verträge in Lexware Office erfasst, bestimmt das Startdatum den Beginn der automatischen Buchungen. Je nachdem, in welchem Status sich dein Vertrag befindet, wähle eine der folgenden Optionen:
Fall 1: Du erhältst einen neuen Vertrag
Wähle bei neuen Verträgen den offiziellen Zahlungsbeginn als Startdatum aus. Dadurch wird der Beleg von Anfang an vollständig erfasst. In den Beispielen ist im Feld Zahlintervall die Option monatlich gewählt.
Fall 2: Der Vertrag besteht bereits
Prüfe vorab, bis zu welchem Monat du Zahlungen bereits manuell verbucht hast.
Setze das Startdatum auf den direkt folgenden Monat.
So vermeidest du doppelte Buchungen und Stornobuchungen in deiner Übersicht.
⚠️ Wichtig bei rückwirkendem Vertragsbeginn: Wenn du ein Startdatum wählst, das in der Vergangenheit liegt, erstellt Lexware Office alle vergangenen Buchungen automatisch, sobald du den Dauerbeleg aktivierst.
Hast du die monatliche Festschreibung aktiviert oder übermittelst du deine Umsatzsteuervoranmeldung, werden die generierten Buchungen direkt im System festgeschrieben.
✅ Fest angelegter Kontakt: Für die Einrichtung eines Dauerbelegs ist ein fest angelegter Kontakt im System erforderlich.
Du hast die Wahl:
Du übernimmst einen bereits bestehenden Kontakt aus deiner Kunden- und Lieferantenliste.
Du legst über die Schaltfläche + Neuen Kontakt anlegen direkt im Feld einen neuen Kontakt an.
💡 Hinweis zum Kontakt: Für Dauerbelege kannst du keinen Sammelkontakt auswählen.
Dauerbeleg für deine Ausgaben oder Einnahmen anlegen
Richte deinen Dauerbeleg ein, indem du die folgenden Schritte in Lexware Office ausführst:
1. Die Erfassungsmaske im Hauptmenü aufrufen
Wähle im Hauptmenü den Menüpunkt Belege.
Klicke dort auf die Schaltfläche +Neuer Beleg und entscheide dich im Dropdown-Menü für die Option Dauerbeleg erfassen.
Damit öffnest du die digitale Erfassungsmaske für deinen Dauerbeleg.
2. Vertragsdokument hochladen oder ohne Bild erfassen
Ziehe dein Vertragsdokument per Drag-and-Drop in das Upload-Feld oder klicke auf das Upload-Feld, um die Datei von deinem Computer auszuwählen.
Falls dir gerade kein Dokument vorliegt, kannst du den Dauerbeleg auch ohne Bilddokument anlegen und das Dokument später ergänzen.
3. Vertragspartner auswählen oder direkt neu anlegen
Bestimme im Feld Lieferant den richtigen Vertragspartner für deinen Beleg. Wichtig ist hierbei, dass es sich um einen fest angelegten Kontakt handelt.
Du hast die Wahl: Entweder du übernimmst einen bereits bestehenden Kontakt aus deiner Liste oder du legst über die Schaltfläche direkt im Feld einen neuen Kontakt an.
💡 Hinweis zum Kontakt: Für Dauerbelege kannst du keinen Sammelkontakt auswählen.
4. Belegtyp und Vertragsnummer
Setze den Belegtyp auf Ausgabe oder Einnahme.
Und trage im Feld Vertragsnummer die Referenznummer deines Vertrags ein.
💡 Tipp zur Vertragsnummer: Wenn auf deinem Dokument keine Vertragsnummer angegeben ist, trage hier einfach eine eigene, für dich nachvollziehbare Kombination ein (zum Beispiel den Namen des Vertragspartners kombiniert mit dem aktuellen Jahr).
5. Startdatum, Laufzeit und Zahlintervall
Lege unter Erste Ausführung das Datum der allerersten Buchung fest.
Und wähle im Feld Zahlintervall den passenden Rhythmus aus.
💡Hinweis zur Laufzeit: Lass das Feld Aktiv bis leer, wenn der Dauerbeleg auf unbestimmte Zeit weiterlaufen soll. Endet der Vertrag zu einem festen Datum, trage das Enddatum im Feld Aktiv bis ein.
6. Den passenden Bearbeitungsstatus wählen
Bestimme im Feld Status Einzelbeleg, wie Lexware Office die künftig erstellten Einzelbelege behandeln soll:
Wähle den Status Offen, wenn der Beleg sofort für den automatischen Abgleich mit deinen Bankumsätzen bereitstehen soll.
Wähle den Status Zu prüfen, wenn du den automatisch erstellten Einzelbeleg vor der endgültigen Buchung noch einmal kontrollieren möchtest. Gut zu wissen: Du kannst jeden automatisch generierten Einzelbeleg im Nachhinein jederzeit bearbeiten.
💡Gut zu wissen bei Status Zu prüfen: Wählst du im Feld Status Einzelbeleg die Option Zu prüfen, landet der automatisch erstellte Einzelbeleg zusätzlich in der Belegliste im Ordner Zu prüfen. Dort kannst du den Einzelbeleg noch einmal kontrollieren und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.
Wichtig: Solange der Einzelbeleg im Ordner Zu prüfen liegt, ordnet Lexware Office ihn noch keinen Bankumsätzen zu. Öffne dazu den Ordner Zu prüfen, erfasse den Einzelbeleg und wähle dort den passenden Belegstatus — mehr dazu im Artikel Die verschiedenen Belegstatus in der Belegerfassungsmaske einfach erklärt. Erst wenn du den Einzelbeleg gespeichert hast, steht der generierte Einzelbeleg für den Abgleich mit deinen Bankumsätzen zur Verfügung.
7. Bezeichnung eingeben und Kategorie bzw. Buchungskonto zuweisen
Vergib im Feld Bezeichnung einen aussagekräftigen Namen. Dieser Name wird später auf allen generierten Einzelbelegen angezeigt und sorgt für eine klare Übersicht in deiner Buchhaltung.
Wähle im Anschluss die passende Kategorie bzw. das passende Buchungskonto für diese Ausgabe aus. Je nach Ansicht heißt das Feld Kategorie oder – im Bereich Kategorisierung – Konto.
8. Dauerbeleg fertigstellen oder als Entwurf sichern
Um die Erfassung abzuschließen, hast du zwei Möglichkeiten:
Wenn du alle Daten vollständig eingetragen hast, klicke auf die Schaltfläche Speichern + Aktivieren und bestätige die abschließende Sicherheitsabfrage.
Fehlen dir noch Details und du möchtest die Bearbeitung später fortsetzen? Dann klicke stattdessen auf die Schaltfläche Entwurf speichern.
Dauerbeleg aus einem Beleg im Ordner Zu prüfen erstellen
Hast du dein Vertragsdokument bereits in Lexware Office hochgeladen, liegt es als Beleg im Ordner Zu prüfen. Aus dem Bereich Dauerbelege hast du keinen Zugriff auf diesen Ordner. Du musst das Dokument aber nicht herunterladen und erneut hochladen, sondern erstellst den Dauerbeleg direkt aus dem Beleg im Ordner Zu prüfen:
Wähle im Hauptmenü Belege und öffne den Ordner Zu prüfen.
Markiere den Beleg in der Belegliste.
Klicke rechts in den Belegdetails auf das Symbol ••• (Weitere Aktionen) und wähle Dauerbeleg aus Beleg erstellen.
Die Erfassungsmaske Neuen Dauerbeleg erstellen öffnet sich. Das Vertragsdokument ist bereits übernommen. Fülle die Felder aus wie im Abschnitt Dauerbeleg für deine Ausgaben oder Einnahmen anlegen ab Schritt 3 beschrieben.
Sobald du den Dauerbeleg mit Speichern + Aktivieren fertig gespeichert hast, ist der Beleg nicht mehr im Ordner Zu prüfen.
💡 Gut zu wissen: Dauerbeleg aus Beleg erstellen gibt es nur für Belege im Ordner Zu prüfen. Einen bereits erfassten Beleg kannst du nicht in einen Dauerbeleg umwandeln.
Woran erkenne ich, dass der Dauerbeleg aktiv ist?
Du erkennst einen aktiven Dauerbeleg daran, dass er in deiner Belegliste im Ordner Dauerbelege mit dem Status Aktiv erscheint. Lexware Office erstellt ab sofort die zugehörigen Einzelbelege automatisch im gewählten Zahlintervall.
⌛ Falls du ein Startdatum in der Vergangenheit gewählt hast, tauchen die ersten rückwirkenden Einzelbelege nach einer kurzen Ladezeit in deiner Übersicht auf.
Sonderfälle bei Dauerbelegen
Situation | Lösung |
Du möchtest einen Vertrag rückwirkend erfassen | Wenn du Belege für vergangene Zeiträume erstellst, generiert Lexware Office alle Dokumente für den gewählten Zeitraum automatisch. Um die Übersichtlichkeit in deiner Belegliste zu bewahren, prüfe vorab genau, wie weit in die Vergangenheit die Erstellung reichen soll und in welchem Zahlintervall du die Belege benötigst. |
In der Vergangenheit wurden die wiederkehrenden Zahlungen kategorisiert | Wenn du vergangene Zahlungen in der Bank bereits ohne Beleg kategorisiert hast, führt eine nachträgliche Zuordnung zu den neuen Dauerbelegen zu Stornobuchungen. Prüfe in diesem Fall genau, ob eine rückwirkende Erfassung für dich sinnvoll ist, und wähle das Startdatum entsprechend. |
In deinem Vertrag hat sich z. B. der Betrag verändert | Wenn du einen aktiven Dauerbeleg bearbeitest, übernimmt Lexware Office alle Änderungen automatisch für alle zukünftigen Belege. |
Du möchtest einen Dauerbeleg vorübergehend pausieren | Um den Dauerbeleg vorübergehend zu pausieren, öffne den Dauerbeleg und klicke auf Dauerbeleg deaktivieren. Um die automatische Erstellung zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen, wähle den beendeten Beleg aus, klicke auf den Button Duplizieren und speichere den Entwurf als neuen, aktiven Dauerbeleg ab. |
Ein Beleg liegt bereits im Ordner Zu prüfen und du möchtest ihn nachträglich als Dauerbeleg anlegen | Öffne den Ordner Zu prüfen, markiere den Beleg und klicke rechts in den Belegdetails auf das Symbol ••• (Weitere Aktionen). Wähle Dauerbeleg aus Beleg erstellen. Das Vertragsdokument wird automatisch übernommen und du legst den Dauerbeleg wie gewohnt an. Sobald du den Dauerbeleg mit Speichern + Aktivieren fertig gespeichert hast, ist der Beleg nicht mehr im Ordner Zu prüfen. Ein bereits erfasster Beleg lässt sich nicht in einen Dauerbeleg umwandeln. |