Manche Rechnungsempfänger, zum Beispiel große Handelsunternehmen, erwarten in E-Rechnungen eine Global Location Number (GLN). In Lexware Office hinterlegst du die GLN einmal im Kontakt. Danach übernimmt Lexware Office die GLN automatisch in jede XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung an diesen Kontakt.
Was ist eine Global Location Number (GLN)?
Die Global Location Number (GLN) ist eine international eindeutige, 13-stellige Nummer, mit der Unternehmen und Standorte identifiziert werden. Die GLN wird von GS1 vergeben. In E-Rechnungen (XRechnung und ZUGFeRD) ist die GLN laut Standard kein Pflichtfeld. Viele Rechnungsempfänger verlangen die GLN trotzdem, um eingehende E-Rechnungen automatisch zuzuordnen. Fehlt die GLN, kann der Rechnungsempfänger deine E-Rechnung zurückweisen.
ℹ️ Hinweis: Die GLN bekommst du von deinem Rechnungsempfänger. Frag im Zweifel bei der Buchhaltung deines Rechnungsempfängers nach, welche GLN in der E-Rechnung stehen soll.
Voraussetzungen für die GLN in E-Rechnungen
Damit Lexware Office die GLN in deine E-Rechnung übernehmen kann, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Du kennst die GLN deines Rechnungsempfängers.
Optional: Du kennst auch die GLN des Warenempfängers.
Der Kontakt ist in Lexware Office als Firma angelegt. Eine GLN kannst du nur bei Firmenkontakten hinterlegen.
GLN im Kontakt hinterlegen
Die GLN hinterlegst du in Lexware Office direkt im Kontakt deines Rechnungsempfängers.
Öffne Kontakte und wähle den gewünschten Kontakt aus.
Klicke auf +Adresse.
Wähle unter Adresstyp aus, ob es sich um eine Rechnungsadresse oder eine Lieferadresse handelt.
Fülle die Adresse aus.
Trage die 13-stellige GLN im Feld GLN ein.
Klicke auf Speichern.
💡Tipp: Du kannst für jede Lieferadresse eines Kontakts eine eigene GLN hinterlegen. Lege dafür pro Warenempfänger eine Adresse mit dem Adresstyp Lieferadresse an.
GLN in XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung verwenden
Sobald die GLN im Kontakt gespeichert ist, übernimmt Lexware Office die GLN automatisch in E-Rechnungen an diesen Kontakt. Das gilt für XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen.
Klicke unter Belege auf Neuer Beleg und wähle Rechnung.
Wähle im Feld Kunde den Kontakt mit hinterlegter GLN aus.
Wähle im Adressbereich zuerst die Rechnungsadresse mit hinterlegter GLN aus. Die Lieferadresse legst du erst danach in der Vorschau fest.
Setze die Erstellung fort, indem du auf WEITER ZUR VORSCHAU klickst.
Prüfe in der Vorschau unter Zuordnung bei deinem Kunden die Lieferadresse (GLN). Um eine andere Lieferadresse zu verwenden, klicke neben Lieferadresse (GLN) auf das Drei-Punkte-Menü und wähle Lieferadresse wechseln. Wähle die gewünschte Lieferadresse aus und klicke auf Fertig. Lexware Office bestätigt die Auswahl mit der Meldung Lieferadresse gespeichert.
Soll die E-Rechnung keine Lieferadresse enthalten, wähle im Drei-Punkte-Menü neben Lieferadresse (GLN) die Option Lieferadresse entfernen.
Schließe die Rechnung ab und versende die E-Rechnung wie gewohnt.
ℹ️ Hinweis: Ob die GLN in deiner E-Rechnung enthalten ist, siehst du in der Vorschau unter Zuordnung bei deinem Kunden. Wenn du dir nicht sicher bist, ob eine GLN enthalten ist, prüfe die Vorschau (siehe nächster Abschnitt)
So erkennst du, dass die GLN in der E-Rechnung enthalten ist
Ob die GLN in deiner E-Rechnung enthalten ist, siehst du auf der rechten Seite der Vorschau. Dort steht unter Zuordnung bei deinem Kunden, ob für den Rechnungsempfänger (und ggf. auch den Warenempfänger) eine 13-stellige GLN verwendet wird. Ist die GLN enthalten, zeigt Lexware Office neben Rechnungsadresse (GLN) und Lieferadresse (GLN) einen grünen Haken und die jeweilige GLN an.
Hast du für einen Kontakt keine GLN hinterlegt, enthält die E-Rechnung an diesen Kontakt auch keine GLN. Du kannst die E-Rechnung trotzdem wie gewohnt erstellen und versenden.
Wissenswertes zur GLN
Hier findest du Sonderfälle rund um die GLN in Lexware Office:
Szenario | Was du beachten solltest |
Der Rechnungsempfänger verlangt zusätzlich eine Bestellnummer | Die Bestellnummer ist ein eigenes Feld in der E-Rechnung und ersetzt die GLN nicht. Die Bestellnummer kann direkt in der Vorschau hinzugefügt werden, unter dem Bereich Zuordnung bei deinem Kunden. |
Die E-Rechnung wurde trotz GLN zurückgewiesen | Prüfe, ob die GLN im Kontakt mit der GLN übereinstimmt, die dir dein Rechnungsempfänger genannt hat. |
Der Rechnungsempfänger verlangt zusätzlich eine GTIN. Was ist das? | Die Global Trade Item Number (GTIN) ist eine international eindeutige Nummer für Artikel. Wie die GLN hilft die GTIN dem Rechnungsempfänger, E-Rechnungen automatisch zu verarbeiten. → Hier erfährst du, wie du GTINs in Lexware Office verwendest. |
Du belieferst mehrere Märkte oder Filialen deines Rechnungsempfängers, zum Beispiel einer Supermarktkette | Lege beim Kontakt eine Rechnungsadresse mit der GLN des Rechnungsempfängers an. Lege dann für jeden Markt eine eigene Lieferadresse mit der GLN des Markts an. Beim Erstellen der Rechnung wählst du in der Vorschau über Lieferadresse wechseln den Markt aus, den du beliefert hast. |
Die GLN erscheint nicht auf der Rechnung (PDF) | Lexware Office überträgt die GLN in die E-Rechnung (XRechnung und ZUGFeRD), zeigt sie aber derzeit nicht im Rechnungslayout an. Ob die GLN enthalten ist, siehst du in der Vorschau unter Zuordnung bei deinem Kunden. |