Übertrage deine Buchungsdaten und Belegbilder direkt und sicher aus Lexware Office an das DATEV-System deiner Steuerkanzlei. Am Ende des Workflows hast du den Export fehlerfrei durchgeführt und weißt genau, wie du den Übertragungsstatus kontrollierst.
Empfehlung: In vielen Fällen ist es am einfachsten, wenn deine Steuerkanzlei die Daten selbst aus DATEV abruft. Kläre daher zuerst mit deiner Steuerkanzlei, wer den Datenabruf übernimmt. Wie eine Steuerkanzlei einen Zugang einrichtet, liest du hier: „Steuerkanzlei-Zugang für deinen Account einrichten“. Ist es für deine Zusammenarbeit besser, dass du die Daten selbst überträgst, zeigt dieser Artikel Schritt für Schritt, wie das geht.
Hinweis: Der Buchungsdatenservice überträgt alle Buchungssätze inklusive Beleglinks und Belegbildern (im Gegensatz zum Rechnungsdatenservice 1.0, der nur Belegbilder überträgt).
Voraussetzungen für den DATEV Buchungsdatenservice
Bevor du den Export startest, müssen folgende Rahmenbedingungen erfüllt sein:
Deine Steuerkanzlei arbeitet mit DATEV und hat die Nutzung des Buchungsdatenservice in DATEV für dich aktiviert.
Du besitzt ein gültiges DATEV-Authentifizierungsmedium: DATEV SmartLogin oder einen mIDentity-Stick.
Du verfügst in Lexware Office über die Benutzerberechtigung „Finanzbuchhaltung“.
Schritt für Schritt: Datenübertrag via DATEV Buchungsdatenservice in Lexware Office durchführen
Triff einmalig zu Beginn unter Einstellungen > Mein Steuerberater im Abschnitt Anbindung Kanzleisoftware die Auswahl „DATEV-Datenservices“.
Klicke im Hauptmenü auf Einstellungen und wähle den Unterpunkt Export. Wähle auf der Zielseite den Reiter „Datenübertragung an Steuerkanzlei“.
Klicke auf den Button „Verbindung aufbauen“ im Bereich „DATEV-Datenservice: Buchungsdatenservice“.
Lexware Office leitet dich nun zur DATEV-Anmeldeseite weiter. Melde dich auf der DATEV-Website mit deinem DATEV SmartLogin oder deiner SmartCard an. Lexware Office erhält durch diesen Login die Berechtigung, Daten sicher in das DATEV-Rechenzentrum zu übermitteln.
Wähle das Unternehmen mit dem exakten Zusatz „(Buchungsdatenservice)“ aus.
Achtung: Wenn du in diesem Schritt den falschen Service auswählst, bricht das System die Verbindung mit einer Fehlermeldung ab.
Wähle nach der erfolgreichen Anmeldung den gewünschten Zeitraum (zum Beispiel den letzten Monat) für den Datenexport aus.
Klicke auf den Button „Daten an DATEV übertragen“. Lexware Office bereitet das Datenpaket vor und sendet das Paket an die DATEV-Schnittstelle. Schließe das Browserfenster erst, wenn die Bestätigung auf dem Bildschirm erscheint.
Hinweis, falls du die folgende Meldung erhältst: „Einige Bankbuchungen sind nicht zugeordnet.“
Nicht zugeordnete Bankumsätze übergibt das System nicht an DATEV, was zu einer unvollständigen Buchhaltung führt. Stelle daher vor der Übergabe an deine Steuerkanzlei sicher, dass alle Bankumsätze einem Beleg oder einer Kategorie zugeordnet sind.
Wurden die Buchungen und Belege erfolgreich an DATEV übertragen?
So erkennst du, ob der Datenübertrag via Buchungsdatenservice erfolgreich war:
Navigiere in die Export-Historie unter Einstellungen > Export > Datenübertragung an Steuerkanzlei. Das System zeigt den Status im unteren Bereich mit einem grünen Haken und dem Text „Erfolgreich an DATEV übertragen“ an.
Falls du an dieser Stelle eine rote Fehlermeldung erhältst, findest du hier einen entsprechenden Hilfeartikel mit Lösungen: Fehlerhafte Konfiguration oder fehlende Rechte in DATEV.
Wissenswertes: Für welche Zeiträume ist der Übertrag möglich?
Der Datenübertrag mit dem DATEV Buchungsdatenservice ist nur für das aktuelle Kalenderjahr und die zwei vorangegangenen Kalenderjahre möglich. Ältere Zeiträume bietet dir das System im Auswahldialog nicht an.
Möchtest du Buchungen und Belege aus weiter zurückliegenden Jahren an deine Steuerkanzlei übergeben, nutze den manuellen Export als DATEV-konforme CSV-Datei. Dieser Export ist zeitlich nicht eingeschränkt.
So erstellst du den manuellen Export: Manuelle Exporte für den Datentransfer an die Steuerkanzlei.