Dir fehlen nach einem Export oder einer Übertragung an deine Steuerkanzlei einzelne Belege? Das gilt für alle Exportwege in Lexware Office: die manuellen Exporte unter Einstellungen > Export, die DATEV-Datenservices sowie die Schnittstellen zu ADDISON und Agenda. Meist liegt es an einem von zwei Gründen: am Belegdatum oder am Belegstatus.
⚠️ Wichtig: Nur vollständig erfasste Belege werden exportiert bzw. übertragen.
Schnellcheck: Warum fehlt mein Beleg?
Nutze die Tabelle, um die Ursache für fehlende Belege schnell einzugrenzen.
Ursache | Woran du es erkennst | Lösung |
Belegdatum liegt in einem anderen Monat | Der Beleg wurde zum Beispiel im Exportmonat bezahlt, sein Belegdatum liegt aber in einem anderen Monat. | Exportiere den Monat, in dem das Belegdatum liegt. |
Beleg im Status „Entwurf“ oder „Zu prüfen“ | Der Beleg liegt in der Belegliste unter dem Filter Zu prüfen oder Entwürfe. | Erfasse den Beleg vollständig und ordne ihm eine Kategorie zu. Exportiere den Monat anschließend erneut. |
Beleg wurde nachträglich erfasst | Der Monat wurde bereits exportiert, bevor der Beleg erfasst war. | Exportiere den Monat des Belegdatums erneut oder nutze den Beleg-Alert. |
Übertragung an DATEV fehlerhaft | Beim DATEV-Datenservice erscheint der Hinweis „Fehlerhafte Übertragung“. | Prüfe das Protokoll unter Einstellungen > Export > DATEV-Datenservices > Protokoll. |
Ursache 1: Das Belegdatum liegt in einem anderen Monat
Belege fließen immer mit dem Belegdatum in den Export ein – unabhängig davon, ob sie bezahlt wurden, und unabhängig vom Leistungsdatum. Ein Beleg erscheint also immer in dem Monat, in dem sein Belegdatum liegt.
Öffne den fehlenden Beleg und prüfe das Belegdatum.
Exportiere bzw. übertrage den Monat, in dem dieses Belegdatum liegt.
Gut zu wissen: In Lexware Office wird nach dem Prinzip der doppelten Buchführung gebucht. Der Beleg wird mit der Eingangsbuchung im Monat des Belegdatums übermittelt. Wird er später durch einen Bankumsatz ausgeglichen, fließt nur die Zahlungsbuchung in den Export des Zahlungsmonats ein. Der Beleg selbst wird dabei nicht erneut übermittelt.
Ursache 2: Der Beleg ist im Status „Entwurf“ oder „Zu prüfen“
Belege im Status Entwurf oder Zu prüfen sind noch nicht vollständig erfasst. Sie werden deshalb nicht exportiert bzw. übertragen. Das gilt auch für zwischengespeicherte Belege: Sie bleiben im Status „Zu prüfen“, bis du sie vollständig erfasst.
Hintergrund: Die Exportdatei wird auf Grundlage von Buchungen erstellt. Eine Buchung entsteht erst, wenn du den Beleg vollständig erfasst und einer Kategorie zuordnest. Erst danach ist ein Export möglich.
So findest und erfasst du die fehlenden Belege
Öffne im Hauptmenü den Bereich Belege.
Klicke in der linken Filterspalte auf Zu prüfen bzw. Entwürfe.
Prüfe, ob die fehlenden Belege dort liegen.
Wähle den Beleg aus, klicke auf Beleg erfassen, ordne ihn einer Kategorie zu und speichere den Beleg.
Exportiere bzw. übertrage den Monat des Belegdatums erneut.
Mehr zum Status findest du im Artikel Der Belegstatus „zu prüfen“.
Status „Zu prüfen“ und Kategorie „Zu prüfen“: der Unterschied
In Lexware Office gibt es „Zu prüfen“ zweimal – als Belegstatus und als Kategorie. Für den Export ist der Unterschied entscheidend:
| Status „Zu prüfen“ | Kategorie „Zu prüfen“ |
Wo du es findest | In der Belegliste in der linken Filterspalte | In der Belegerfassung im Feld Kategorie |
Bedeutung | Der Beleg ist noch nicht erfasst. Es gibt keine Buchung. | Der Beleg ist erfasst und auf das Konto „Durchlaufende Posten“ gebucht. |
Im Export enthalten? | Nein | Ja |
💡 Tipp: Du weißt noch nicht, wie ein Beleg gebucht werden soll? Dann kannst du ihn in Absprache mit deiner Steuerkanzlei der Kategorie „Zu prüfen“ zuordnen. Der Beleg gilt damit als erfasst und wird auf das Konto 1590 (SKR03) bzw. 1370 (SKR04) „Durchlaufende Posten“ gebucht – ein Zwischenkonto für Beträge, die noch nicht final zugeordnet sind. So ist er im Export enthalten, und deine Steuerkanzlei kann ihn anschließend in ihrer Kanzleisoftware umbuchen.
Weitere Ursachen für fehlende Belege
Beleg wurde nachträglich erfasst
Hast du einen Beleg erfasst, nachdem der Monat bereits exportiert wurde, ist er im bisherigen Export nicht enthalten. Exportiere den Monat des Belegdatums erneut. Wie das geht, erklärt der Artikel Fehlermeldungen und Probleme beim Export von Belegen und Buchungsdaten lösen. Ist deine Steuerkanzlei direkt angebunden, hilft dir der Beleg-Alert: Nachträglich erfasste Belege werden dann hervorgehoben und können einzeln übertragen werden.
Übertragung an DATEV fehlerhaft
Beim DATEV-Datenservice kann ein einzelner Beleg die Übertragung verhindern, zum Beispiel weil das Belegbild zu groß ist. Öffne das Protokoll unter Einstellungen > Export > DATEV-Datenservices > Protokoll. Dort findest du zu jedem nicht übertragenen Beleg eine konkrete Fehlermeldung. Lösungen findest du hier:
Wenn weiterhin Belege fehlen
Kannst du Belegdatum und Belegstatus ausschließen und fehlen trotzdem Belege, kontaktiere den Lexware Office Support. Mit deiner Support-Freigabe können wir uns deinen Account im Detail ansehen. Halte dafür folgende Informationen bereit:
den genutzten Exportweg (zum Beispiel manueller Export, DATEV-Datenservice, ADDISON oder Agenda)
den betroffenen Zeitraum (zum Beispiel März 2026)
die Belegnummer oder ein Beispiel eines fehlenden Belegs
bei DATEV-Datenservices: einen Screenshot des Protokolls
Belege fehlen im Export, Export unvollständig, Beleg nicht übertragen, Datenservice, zu prüfen, Entwurf, Belegdatum, durchlaufende Posten