Damit du nach einem Monats-Export keine nachträglich erfassten Belege oder Buchungen übersehen, hilft dir der Beleg-Alert. Du erhältst einen automatischen Hinweis im System und kannst diese Belege gebündelt exportieren und deiner Steuerkanzlei zur Verfügung stellen.
Was löst einen Beleg-Alert aus?
Ein Beleg-Alert wird in zwei Situationen ausgelöst:
Du nimmst eine steuerlich relevante Änderung an einem Beleg vor, der bereits an deine Steuerkanzlei exportiert wurde.
Du erfasst einen neuen Beleg für einen Monat, der bereits exportiert wurde.
In beiden Fällen weist dich der Beleg-Alert darauf hin, dass es nachträgliche Belege gibt, die du noch separat exportieren solltest.
Voraussetzungen für den Beleg-Alert
Dein Lexware-Office-Account ist über den Steuerkanzlei-Zugang erfolgreich mit dem Account deiner Steuerkanzlei verknüpft.
Du nutzt den manuellen Export für deine Datenübertragung – also den Export, den du selbst anstößt, um Belege an deine Steuerkanzlei zu übergeben.
Deine Steuerkanzlei führt die nachfolgenden Schritte zur Aktivierung direkt im Steuerkanzlei-Zugang durch.
Schritt für Schritt: Den Beleg-Alert im Steuerkanzlei-Zugang einrichten
Gib diese Anleitung an deine Steuerkanzlei weiter, damit diese die Exporteinstellungen für dich vornehmen kann:
Öffne den Steuerkanzlei-Zugang und wähle den entsprechenden Mandanten (dein Unternehmen) aus.
Navigiere im Menü zum Bereich Export und klicke auf den Menüpunkt Export-Auswahl.
Wähle in der Liste den manuellen Export, den du für die Datenübertragung nutzt.
Setze ganz unten den Haken bei dem Feld "Ja, diesen Export als Steuerkanzlei-Empfehlung einstellen", um den Beleg-Alert zu aktivieren.
Klicken Sie auf den Button „Speichern“, um die Exporteinstellungen abzuschließen.
Wie werden nachträgliche Belege angezeigt?
Wie nachträgliche Belege angezeigt werden, hängt davon ab, welchen Export du für die Datenübertragung nutzt.
Beim manuellen Export
Nach der Aktivierung des Beleg-Alerts siehst du und deine Steuerkanzlei im Export-Bereich sofort einen Hinweis-Kasten. Er zeigt alle nachträglich erfassten Belege. Indem du auf "Beleg anzeigen und exportieren" klickst, werden neue ZIP-Dateien für die jeweiligen Monate erzeugt.
Beim DATEV- oder ADDISON-Export
Wenn du für die Datenübertragung den DATEV Rechnungs- oder Buchungsdatenservice oder ADDISON OneClick nutzt, werden nachträglich erfasste Belege automatisch angezeigt – ganz ohne zusätzliche Einstellungen durch die Kanzlei. Du findest die noch zu übertragenden Belege im Export-Bereich, indem du im Drop-down-Menü die einzelnen Monate aufrufst.
Am Symbol des jeweiligen Monats erkennst du den Status:
Rotes Ausrufezeichen: Für diesen Monat gibt es noch nachträgliche Belege, die übertragen werden sollten.
Grüner Haken: Für diesen Monat sind bereits alle Belege übertragen.
👉 Unser Tipp: Prüfe jedes Mal, wenn du den Übertrag eines Monats beginnst, ob für vergangene Monate nachträglich Belege erfasst wurden. So übersieht du nichts und kannst die Übertragung direkt durchführen.
Besprich am besten mit deiner Steuerkanzlei, wie du mit nachträglich erfassten oder geänderten Belegen umgehen möchtest.