Damit Sie nach einem Monats-Export keine nachträglich erfassten Belege oder Buchungen übersehen, hilft Ihnen der Beleg-Alert. Sie erhalten einen automatischen Hinweis im System und können diese Belege gebündelt exportieren und Ihrer Steuerkanzlei zur Verfügung stellen.
Was löst einen Beleg-Alert aus?
Ein Beleg-Alert wird in zwei Situationen ausgelöst:
Sie nehmen eine steuerlich relevante Änderung an einem Beleg vor, der bereits an Ihre Steuerkanzlei exportiert wurde.
Sie erfassen einen neuen Beleg für einen Monat, der bereits exportiert wurde.
In beiden Fällen weist Sie der Beleg-Alert darauf hin, dass es nachträgliche Belege gibt, die Sie noch separat exportieren sollten.
Voraussetzungen für den Beleg-Alert
Ihr Lexware-Office-Account ist über den Steuerkanzlei-Zugang erfolgreich mit dem Account Ihrer Steuerkanzlei verknüpft.
Sie nutzen den manuellen Export für Ihre Datenübertragung – also den Export, den Sie selbst anstoßen, um Belege an Ihre Steuerkanzlei zu übergeben.
Ihre Steuerkanzlei führt die nachfolgenden Schritte zur Aktivierung direkt im Steuerkanzlei-Zugang durch.
Schritt für Schritt: Den Beleg-Alert im Steuerkanzlei-Zugang einrichten
Geben Sie diese Anleitung an Ihre Steuerkanzlei weiter, damit diese die Exporteinstellungen für Sie vornehmen kann:
Öffnen Sie den Steuerkanzlei-Zugang und wählen Sie den entsprechenden Mandanten (Ihr Unternehmen) aus.
Navigieren Sie im Menü zu dem Bereich Export und klicken Sie auf den Menüpunkt Export-Auswahl.
Wählen Sie in der Liste den manuellen Export, den Sie für die Datenübertragung nutzen.
Setzen Sie ganz unten den Haken bei dem Feld "Ja, diesen Export als Steuerkanzlei-Empfehlung einstellen", um den Beleg-Alert zu aktivieren.
Klicken Sie auf den Button „Speichern“, um die Exporteinstellungen abzuschließen.
Wie werden nachträgliche Belege angezeigt?
Wie nachträgliche Belege angezeigt werden, hängt davon ab, welchen Export Sie für die Datenübertragung nutzen.
Beim manuellen Export
Nach der Aktivierung des Beleg-Alerts sehen Sie und Ihre Steuerkanzlei im Export-Bereich sofort einen Hinweis-Kasten. Er zeigt alle nachträglich erfassten Belege. Indem Sie auf "Beleg anzeigen und exportieren" klicken, werden neue ZIP-Dateien für die jeweiligen Monate erzeugt.
Beim DATEV- oder ADDISON-Export
Wenn Sie für die Datenübertragung den DATEV Rechnungs- oder Buchungsdatenservice oder ADDISON OneClick nutzen, werden nachträglich erfasste Belege automatisch angezeigt – ganz ohne zusätzliche Einstellungen durch die Kanzlei. Sie finden die noch zu übertragenden Belege im Export-Bereich, indem Sie im Drop-down-Menü die einzelnen Monate aufrufen.
Am Symbol des jeweiligen Monats erkennen Sie den Status:
Rotes Ausrufezeichen: Für diesen Monat gibt es noch nachträgliche Belege, die übertragen werden sollten.
Grüner Haken: Für diesen Monat sind bereits alle Belege übertragen.
👉 Unser Tipp: Prüfen Sie jedes Mal, wenn Sie den Übertrag eines Monats beginnen, ob für vergangene Monate nachträglich Belege erfasst wurden. So übersehen Sie nichts und können die Übertragung direkt durchführen.
Besprechen Sie am besten mit Ihrer Steuerkanzlei, wie Sie mit nachträglich erfassten oder geänderten Belegen umgehen möchten.