Du möchtest deine Belege bequem an deine Steuerkanzlei übergeben, ohne sie manuell zu exportieren? Mit dem DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 überträgst du deine Belege und die zugehörigen Belegdaten direkt und sicher aus Lexware Office an das DATEV-System deiner Steuerkanzlei. Am Ende dieser Anleitung hast du den Export durchgeführt und weißt, wie du den Übertragungsstatus kontrollierst.
Empfehlung: In vielen Fällen ist es am einfachsten, wenn deine Steuerkanzlei die Daten selbst aus DATEV abruft. Kläre daher zuerst mit deiner Steuerkanzlei, wer den Datenabruf übernimmt. Wie eine Steuerkanzlei einen Zugang einrichtet, liest du hier: „Steuerkanzlei-Zugang für deinen Account einrichten“. Ist es für eure Zusammenarbeit besser, dass du die Belege selbst überträgst, zeigt diese Anleitung Schritt für Schritt, wie das geht.
Hinweis: Der Rechnungsdatenservice 1.0 überträgt ausschließlich Belege. Um zusätzlich Buchungsdaten und Bankumsätze zu übertragen, nutze bitte den Buchungsdatenservice. Stimme dich hierzu mit deiner Steuerkanzlei ab.
Voraussetzungen für den DATEV Rechnungsdatenservice 1.0
Bevor du den DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 in Lexware Office nutzen kannst, müssen die folgenden Rahmenbedingungen erfüllt sein:
Freigabe durch die Steuerkanzlei: Deine Steuerkanzlei arbeitet mit DATEV, hat den Rechnungsdatenservice 1.0 in DATEV für dich eingerichtet und die entsprechenden Rechte vergeben. Weitere Informationen hierzu findet deine Steuerkanzlei im DATEV-Hilfecentrum: https://www.datev.de/web/de/berufsgruppenuebergreifend/mydatev/datenservices/rechnungsdatenservice-1_0-einrichten
Bearbeitungsform "Erweitert": In DATEV Unternehmen online (Belege online) muss die Bearbeitungsform für Lieferantenrechnungen und Kundenrechnungen zwingend auf "Erweitert" eingestellt sein. Diese Einstellung übernimmt deine Steuerkanzlei für dich.
DATEV-Zugangsmedium: Du verfügst über ein gültiges Zugangsmedium (DATEV SmartLogin oder DATEV mIdentity-Stick).
Benutzerberechtigung in Lexware Office: Du besitzt in Lexware Office die Benutzerberechtigung „Finanzbuchhaltung“.
Belege via Rechnungsdatenservice 1.0 übertragen – Schritt für Schritt
Folge dieser Anleitung, um die Verbindung herzustellen und die Belege an DATEV Unternehmen online zu übermitteln:
Navigiere im Hauptmenü zu Einstellungen > Mein Steuerberater und wähle im Abschnitt Anbindung Kanzleisoftware einmalig die Option „DATEV-Datenservices“.
Navigiere im Hauptmenü zu Einstellungen > Export, um den Export-Bereich zu öffnen.
Klicke den Reiter „Datenübertragung an Steuerkanzlei / DATEV-Datenservice“ an.
Klicke auf den Button „Verbindung aufbauen“ im Bereich „DATEV-Datenservice: Rechnungsdatenservice 1.0“.
Lexware Office leitet dich nun zur DATEV-Anmeldeseite weiter. Melde dich auf der DATEV-Website mit deinem DATEV SmartLogin oder mit deinem DATEV mIdentity-Stick an. Lexware Office erhält durch diesen Login die Berechtigung, Belege sicher in das DATEV-Rechenzentrum zu übermitteln.
Wähle das Unternehmen mit dem exakten Zusatz „(Rechnungsdatenservice 1.0)“ aus.
Achtung: Wenn du bei der Unternehmensauswahl den falschen Service auswählst, bricht das System die Verbindung mit einer Fehlermeldung ab. Achte deshalb genau auf den Zusatz hinter dem Unternehmensnamen.
Wähle nach der erfolgreichen Anmeldung den gewünschten Zeitraum (zum Beispiel den letzten Monat) für den Datenexport aus.
Klicke auf den Button „Daten an DATEV übertragen“, um die Belege an DATEV zu übermitteln.
Wurden die Belege erfolgreich an DATEV übertragen?
Du erkennst die erfolgreiche Übertragung daran, dass in Lexware Office im unteren Bildschirmbereich eine grüne Bestätigungsmeldung erscheint. Zudem sind die übertragenen Belege für deine Steuerkanzlei nun in DATEV Unternehmen online unter dem Menüpunkt „Belege“ sichtbar und bereit für die weitere Verarbeitung.
Falls du an dieser Stelle eine rote Fehlermeldung erhältst, findest du hier einen entsprechenden Hilfeartikel mit Lösungen: Fehlerhafte Konfiguration oder fehlende Rechte in DATEV.
Wissenswertes: Für welche Zeiträume ist der Übertrag möglich?
Der Datenübertrag mit dem DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 ist nur für das aktuelle Kalenderjahr und die zwei vorangegangenen Kalenderjahre möglich. Ältere Zeiträume bietet dir das System im Auswahldialog nicht an.
Möchtest du Belege aus weiter zurückliegenden Jahren an deine Steuerkanzlei übergeben, nutze den manuellen Export als DATEV-konforme Datei. Dieser Export ist zeitlich nicht eingeschränkt.
So erstellst du den manuellen Export:
Klicke im Hauptmenü auf Einstellungen und wähle den Unterpunkt Export.
Wähle im Bereich „Meine Lexware Office-Daten herunterladen“ den Export-Typ: Belege/Belegbilder mit Buchungsvorschlag.
Lade die erzeugte ZIP-Datei im unteren Bereich herunter und übergib die Datei an deine Steuerkanzlei zum manuellen Import.