Mit dem DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 übertragen Sie Ihre Belege und die zugehörigen Belegdaten direkt und sicher aus Lexware Office an das DATEV-System Ihrer Steuerkanzlei. Am Ende des Workflows haben Sie den Export fehlerfrei durchgeführt und wissen genau, wie Sie den Übertragungsstatus kontrollieren.
Hinweis: Der Rechnungsdatenservice 1.0 überträgt ausschließlich Belege. Um Buchungsdaten und Bankumsätze zu übertragen, nutzen Sie bitte den Buchungsdatenservice. Stimmen Sie sich hierzu mit Ihrer Steuerkanzlei ab.
Voraussetzungen für den DATEV Rechnungsdatenservice 1.0
Bevor Sie den DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 in Lexware Office nutzen können, müssen die folgenden Rahmenbedingungen erfüllt sein:
Freigabe durch die Steuerkanzlei: Ihre Steuerkanzlei arbeitet mit DATEV, hat den Rechnungsdatenservice 1.0 in DATEV für Sie eingerichtet und die entsprechenden Rechte vergeben. Weitere Informationen hierzu findet Ihre Steuerkanzlei im DATEV-Hilfecentrum: https://www.datev.de/web/de/berufsgruppenuebergreifend/mydatev/datenservices/rechnungsdatenservice-1_0-einrichten
Bearbeitungsform "Erweitert": In DATEV Unternehmen online (Belege online) muss die Bearbeitungsform für Lieferantenrechnungen und Kundenrechnungen zwingend auf "Erweitert" eingestellt sein. Diese Einstellung übernimmt Ihre Steuerkanzlei für Sie.
DATEV-Zugangsmedium: Sie verfügen über ein gültiges Zugangsmedium (DATEV SmartLogin oder DATEV mIdentity).
Benutzerberechtigung in Lexware Office: Sie besitzen in Lexware Office die Benutzerberechtigung „Finanzbuchhaltung“.
Schritt für Schritt: Übertrag der Belege via DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 in Lexware Office durchführen
Folgen Sie dieser Anleitung, um die Verbindung herzustellen und die Belege an DATEV Unternehmen online zu übermitteln:
Navigieren Sie im Hauptmenü zu Einstellungen > Mein Steuerberater und wählen Sie im Abschnitt Anbindung Kanzleisoftware einmalig die Option "DATEV-Datenservices".
Navigieren Sie im Hauptmenü zu Einstellungen > Export, um den Export-Bereich zu öffnen.
Klicken Sie auf den Reiter Datenübertragung an Steuerkanzlei / DATEV-Datenservice.
Klicken Sie auf den Button “Verbindung aufbauen” im Bereich "DATEV-Datenservice: Rechnungsdatenservice 1.0".
Lexware Office leitet Sie nun zur DATEV-Anmeldeseite weiter. Melden Sie sich auf der DATEV-Website mit Ihrem DATEV SmartLogin oder Ihrer SmartCard an. Lexware Office erhält durch diesen Login die Berechtigung, Belege sicher in das DATEV-Rechenzentrum zu übermitteln.
Wählen Sie das Unternehmen mit dem exakten Zusatz ”(Rechnungsdatenservice 1.0)” aus.
Achtung: Wenn Sie in diesem Schritt den falschen Service auswählen, bricht das System die Verbindung mit einer Fehlermeldung ab. Achten Sie deshalb genau auf den Zusatz hinter dem Unternehmensnamen.
Wählen Sie nach der erfolgreichen Anmeldung den gewünschten Zeitraum (zum Beispiel den letzten Monat) für den Datenexport aus.
Klicken Sie auf den Button “Daten an DATEV übertragen”, um die Belege an DATEV zu übermitteln.
Wurden die Belege erfolgreich an DATEV übertragen?
Sie erkennen die erfolgreiche Übertragung daran, dass in Lexware Office im unteren Bildschirmbereich eine grüne Bestätigungsmeldung erscheint. Zudem sind die übertragenen Belege für Ihre Steuerkanzlei nun in DATEV Unternehmen online unter dem Menüpunkt „Belege“ sichtbar und bereit für die weitere Verarbeitung.
Falls Sie an dieser Stelle eine rote Fehlermeldung erhalten, finden Sie hier einen entsprechenden Hilfeartikel mit Lösungen: Fehlerhafte Konfiguration oder fehlende Rechte in DATEV.
Wissenswertes: Für welche Zeiträume ist der Übertrag möglich?
Der Datenübertrag mit dem DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 ist nur für das aktuelle Kalenderjahr und die zwei vorangegangenen Kalenderjahre möglich. Ältere Zeiträume bietet Ihnen das System im Auswahldialog nicht an.
Möchten Sie Belege aus weiter zurückliegenden Jahren an Ihre Steuerkanzlei übergeben, nutzen Sie den manuellen Export als DATEV-konforme Datei. Dieser Export ist zeitlich nicht eingeschränkt.
So erstellen Sie den manuellen Export:
Klicken Sie im Hauptmenü auf Einstellungen und wählen Sie den Unterpunkt Export.
Wählen Sie im Bereich „Meine Lexware Office-Daten herunterladen" den Export-Typ: Belege/Belegbilder mit Buchungsvorschlag.
Laden Sie die erzeugte ZIP-Datei im unteren Bereich herunter und übergeben Sie die Datei an Ihre Steuerkanzlei zum manuellen Import.