Hier findest du Antworten auf häufige Fragen rund um die manuellen Exporte für deine Steuerkanzlei in Lexware Office – vom Umfang des Exports über das Belegdatum bis zum Buchungstext und zum Export von Belegen im PDF-Format.
Umfang des Exports
Kann ich nur einen Teil meiner Belege oder Buchungen exportieren?
Kann ich nur einen Teil meiner Belege oder Buchungen exportieren?
Ein Export einzelner oder ausgewählter Belege bzw. Buchungen ist im DATEV-konformen Format nicht möglich. Die manuellen Exporte für die Steuerkanzlei enthalten immer die gesamte Buchhaltung eines Zeitraums – also alle Belege und/oder alle Buchungen sowie alle zugeordneten Bankumsätze des gewählten Monats. Auch ein isolierter Export ausschließlich der Ausgangsbelege ist im DATEV-konformen Format nicht möglich.
Einzelne Belege kannst du aber im PDF-Format drucken: Wähle die Belege in der Belegliste aus und drucke sie über das Drucker-Symbol mit einem PDF-Drucker.
Inhalt der Exportdatei
Warum fehlen einzelne Belege in meiner Exportdatei?
Warum fehlen einzelne Belege in meiner Exportdatei?
Wenn einzelne Belege in der Exportdatei fehlen, liegt das meist am Belegdatum. Belege fließen immer zum Belegdatum in den Export ein – unabhängig davon, ob sie schon bezahlt wurden. Du findest einen Beleg deshalb immer in dem Monat, in dem sein Belegdatum liegt, nicht im Monat der Zahlung.
Beim Export Buchungsstapel und Belegbilder erkennst du in der Spalte Beleglink der Buchungsstapel-Datei, ob zu einer Buchung ein Beleg übermittelt wird: Ist die Spalte befüllt, enthält sie einen Link zum Beleg; ist sie leer, wird zu dieser Buchung kein Beleg übermittelt.
Hintergrund: In Lexware Office wird nach dem Prinzip der doppelten Buchführung gebucht. Der Beleg wird mit der Eingangsbuchung übermittelt. Wird der Beleg später durch einen zugeordneten Bankumsatz ausgeglichen, fließt nur die Zahlungsbuchung in den Export des Zahlungsmonats ein – der Beleg wird dabei nicht erneut übermittelt.
Kann ich den Buchungstext im Export ändern?
Kann ich den Buchungstext im Export ändern?
Den Buchungstext kannst du an zwei Stellen beeinflussen – allerdings nicht für alle Buchungen. Die Buchungstexte von Ausgangsrechnungen lassen sich zum Beispiel nicht ändern. Sobald du in einem Notizfeld einen Text einträgst, überschreibt dieser den automatisch erzeugten Buchungstext und erscheint so in der Exportdatei.
Die Notizfelder findest du an zwei Stellen:
Bei der Belegerfassung im Feld Beschreibung.
Beim Kategorisieren eines Bankumsatzes: Wähle den Umsatz aus, klicke auf Ohne Beleg kategorisieren, füge über Notiz hinzufügen deinen Wunschtext ein und klicke auf Umsatz kategorisieren.
Belege im PDF-Format
Kann ich meine Belege auch im PDF-Format exportieren?
Kann ich meine Belege auch im PDF-Format exportieren?
Du kannst deine Belege im PDF-Format exportieren – das ist aber ein anderer Export als der für die Steuerkanzlei. Den PDF-Export findest du unter Einstellungen > Export > Meine Lexware Office-Daten herunterladen > weitere Exporte > Belege. Dort filterst du nach Eingangs- oder Ausgangsrechnungen und nach Rechnungs- oder Zahldatum.
Für die Übergabe an deine Steuerkanzlei ist dieser PDF-Export nicht geeignet. Nutze dafür die DATEV-konformen Buchhaltungsexporte, die im Artikel Manuelle Exporte für den Datentransfer an die Steuerkanzlei beschrieben sind.
Tipp: Starte den PDF-Export nicht für ein ganzes Jahr, sondern in kleineren Zeiträumen. Bei großen Datenmengen kann die Erstellung sonst sehr lange dauern oder der Export abbrechen.