Häufige Fragen zu den manuellen Exporten an die Steuerkanzlei

Ein Export im DATEV-Format ist für einzelne oder ausgewählte Belege bzw. Buchungen nicht möglich. Die manuellen Exporte für die Steuerkanzlei enthalten immer die gesamte Buchhaltung eines Zeitraums – also alle Belege und/oder alle Buchungen sowie alle zugeordneten Bankumsätze des gewählten Monats. Auch ein isolierter Export ausschließlich der Ausgangsbelege ist im DATEV-Format nicht möglich.

Einzelne Belege kannst du aber im PDF-Format drucken: Wähle die Belege in der Belegliste aus und drucke sie über das Drucker-Symbol mit einem PDF-Drucker.

Nein, ein Export von Rechnungen nach Tags ist in Lexware Office nicht möglich, auch nicht als Excel-Datei. Tags helfen dir nur dabei, deine Kontakte und Rechnungen innerhalb von Lexware Office zu ordnen und wiederzufinden. In den Exporten werden sie nicht berücksichtigt.

Wenn einzelne Belege in der Exportdatei fehlen, liegt das meist am Belegdatum oder am Belegstatus. Belege fließen immer zum Belegdatum in den Export ein – unabhängig davon, ob sie schon bezahlt wurden. Du findest einen Beleg deshalb immer in dem Monat, in dem sein Belegdatum liegt, nicht im Monat der Zahlung.

Fehlt der Beleg auch im richtigen Monat, ist er womöglich noch nicht vollständig erfasst, zum Beispiel weil er im Status „Zu prüfen“ oder „Entwurf“ ist. Nur vollständig erfasste Belege werden exportiert. Alle Ursachen und Lösungen findest du im Artikel Belege fehlen im Export oder wurden nicht übertragen.

Beim Export Buchungsstapel und Belegbilder erkennst du in der Spalte Beleglink der Buchungsstapel-Datei, ob zu einer Buchung ein Beleg übermittelt wird. Ist die Spalte befüllt, enthält sie einen Link zum Beleg. Ist sie leer, wird zu dieser Buchung kein Beleg übermittelt.

Hintergrund: In Lexware Office wird nach dem Prinzip der doppelten Buchführung gebucht. Der Beleg wird mit der Eingangsbuchung übermittelt. Wird der Beleg später durch einen zugeordneten Bankumsatz ausgeglichen, fließt nur die Zahlungsbuchung in den Export des Zahlungsmonats ein – der Beleg wird dabei nicht erneut übermittelt.

Den Buchungstext kannst du an zwei Stellen beeinflussen – allerdings nicht für alle Buchungen. Die Buchungstexte von Ausgangsrechnungen lassen sich zum Beispiel nicht ändern. Sobald du in einem Notizfeld einen Text einträgst, überschreibt dieser den automatisch erzeugten Buchungstext und erscheint so in der Exportdatei.

Dafür gibt es diese Notizfelder:

Steht im Buchungstext „LD größer BD“, liegt das Leistungsdatum (LD) nach dem Belegdatum (BD). Der Text ist keine Fehlermeldung, sondern ein Hinweis für dich und deine Steuerkanzlei: DATEV akzeptiert beim Import kein Leistungsdatum, das nach dem Belegdatum liegt. Deshalb markiert Lexware Office diese Buchungen.

Wichtig ist der Hinweis vor allem, wenn Leistungsdatum und Belegdatum in unterschiedlichen Monaten liegen. Das kann für die Besteuerung relevant sein, deine Steuerkanzlei prüft die Buchung dann.

Du kannst deine Belege im PDF-Format exportieren – das ist aber ein anderer Export als der für die Steuerkanzlei. Den PDF-Export findest du unter Einstellungen > Export > Meine Lexware Office-Daten herunterladen > weitere Exporte > Belege. Dort filterst du nach Eingangs- oder Ausgangsrechnungen und nach Rechnungs- oder Zahldatum.

Für die Übergabe an deine Steuerkanzlei ist dieser PDF-Export nicht geeignet. Nutze dafür die Exporte im DATEV-Format, die im Artikel Manuelle Exporte für den Datentransfer an die Steuerkanzlei beschrieben sind.