Sofern Sie nicht die automatischen Schnittstellen von DATEV, ADDISON oder Agenda verwenden, stehen Ihnen manuelle Exporte in Lexware Office zur Verfügung, die Ihre Steuerkanzlei in die Kanzleisoftware importieren kann.
Mit dem manuellen Export stellen Sie Ihrer Steuerkanzlei alle buchhalterischen Daten im DATEV-konformen Format zur Verfügung – also in einer Dateistruktur, die die Kanzleisoftware direkt einlesen kann. So sorgen Sie für einen reibungslosen Datenaustausch und stellen sicher, dass Ihre Buchhaltung schnell und korrekt weiterverarbeitet werden kann.
Lexware Office bietet Ihnen drei manuelle Exportmöglichkeiten, alle in einem DATEV-konformen Format:
Export für Belegbilder inkl. Buchungsvorschlag (Belegbilder sind die digitalen Abbilder Ihrer Belege; der Buchungsvorschlag ist die von Lexware Office vorgeschlagene Verbuchung dazu)
Export für Buchungsstapel ohne Belegbilder (ein Buchungsstapel ist die gesammelte Sammlung aller Buchungssätze eines Zeitraums)
Export für Buchungsstapel und Belegbilder
Diese Exporte können in fast jede Kanzleisoftware importiert werden.
Voraussetzungen für den manuellen Export
Wenn Sie Ihre Daten manuell für die Steuerkanzlei exportieren, empfehlen wir, unter Einstellungen > Mein Steuerberater die Auswahl Ich nutze keine direkte Anbindung zu hinterlegen.
Um den passenden Export auszuwählen, sollten Sie vorab klären, welche Daten Ihre Steuerkanzlei benötigt. Besprechen Sie mit Ihrer Steuerkanzlei, welche Informationen aus Ihrer Buchhaltung übermittelt werden sollen.
Vor dem Export sollten alle Belege kategorisiert und alle Bankumsätze zugeordnet sein. Nur dann ist Ihre Buchhaltung vollständig und Ihre Steuerkanzlei erhält alle Daten. Ausnahme: Wenn Ihre Steuerkanzlei die Bankbuchungen selbst in ihrer Kanzleisoftware vornimmt und Sie nur die Belegbilder übermitteln, ist die Bankzuordnung nicht zwingend erforderlich. Wir empfehlen die Zuordnung trotzdem, da Sie so den Überblick über Ihre offenen Posten behalten.
Sie haben die korrekte Berater- und Mandantennummer von Ihrer Steuerkanzlei erhalten (für den DATEV-Import zwingend erforderlich).
Schritt für Schritt: Manuellen Export für die Steuerkanzlei in Lexware Office durchführen
Gehen Sie zu Einstellungen in Lexware Office.
Klicken Sie auf den Menüpunkt Export.
Navigieren Sie zum Bereich Meine Lexware Office-Daten herunterladen. (Dieser Reiter wird nicht angezeigt, wenn Sie keine Steuerkanzlei angebunden haben – springen Sie dann direkt weiter zu Schritt 4.)
Wählen Sie den Zeitraum, für den der Export erfolgen soll. Sie können zwischen jährlichem, monatlichem oder individuellem Zeitraum wählen.
Wählen Sie nun aus, welchen Export Sie nutzen möchten:
Export für Belegbilder mit Buchungsvorschlag
Nutzen Sie diesen Export, wenn Ihre Steuerkanzlei nur Belegbilder mit den dazugehörigen Buchungsvorschlägen benötigt. Eine Berater- und Mandantennummer ist für diesen Export nicht erforderlich.
Hinweis: Wenn Ihre Steuerkanzlei Ihre Bankumsätze für Sie bucht und Ihr Bankkonto nicht in der Kanzleisoftware angebunden ist, benötigt sie beim manuellen Export zusätzlich Ihre Bankumsätze. Wie Sie die Bankumsätze exportieren, erfahren Sie im Artikel Export von Bankumsätzen.
Export für Buchungsstapel ohne Belegbilder
Benötigt Ihre Steuerkanzlei ausschließlich den Buchungsstapel, wählen Sie diesen Export.
Berater- und Mandantennummer: Hinterlegen Sie die Nummern, die Sie von Ihrer Steuerkanzlei erhalten. Falls die Daten für eine andere Software als DATEV genutzt werden, können Sie fiktive Nummern eintragen, um die Struktur der Datei zu wahren.
Wirtschaftsjahr: Tragen Sie hier den Beginn Ihres Wirtschaftsjahres ein.
Export für Buchungsstapel und Belegbilder
Diesen Doppelexport nutzen Sie, wenn Ihre Steuerkanzlei sowohl Buchungsstapel als auch Belegbilder benötigt.
Berater- und Mandantennummer: Hinterlegen Sie die Nummern, die Sie von Ihrer Steuerkanzlei erhalten. Falls die Daten für eine andere Software als DATEV genutzt werden, können Sie fiktive Nummern eintragen, um die Struktur der Datei zu wahren.
Wirtschaftsjahr: Achten Sie auf die korrekte Angabe, um Fehler zu vermeiden.
Klicken Sie auf Export starten, um Ihre Datei zu erstellen.
Wo finde ich meine Export-Dateien?
Scrollen Sie in der Export-Übersicht ganz nach unten. Dort finden Sie alle erstellten Dateien zum Herunterladen. Um den Download zu starten, klicken Sie auf die entsprechende ZIP-Datei.
Erklärvideo zu den manuellen Exporten
In diesem Video erhalten Sie einen Überblick und hilfreiche Informationen zu den manuellen Exportmöglichkeiten.
Die wichtigsten Punkte aus dem Video im Überblick:
Welche drei manuellen Exporte es in Lexware Office gibt und wofür sie jeweils geeignet sind.
Wie Sie den passenden Export anhand der Anforderungen Ihrer Steuerkanzlei auswählen.
Wo Sie die fertigen Export-Dateien herunterladen und an die Steuerkanzlei übermitteln.
Häufige Fragen zum manuellen Export
Kann ich einen Export auch ohne Berater- und Mandantennummer durchführen?
Kann ich einen Export auch ohne Berater- und Mandantennummer durchführen?
Für den Aufbau einer DATEV-konformen Export-Datei sind eine Beraternummer und eine Mandantennummer erforderlich. Diese Felder sind aus technischer Sicht unverzichtbar und müssen daher ausgefüllt werden.
Ihre Steuerkanzlei nutzt DATEV: Die Nummern sind für den Import erforderlich. Sie erhalten die korrekten Nummern von Ihrer Steuerkanzlei.
Ihre Steuerkanzlei nutzt eine andere Software (z. B. ADDISON oder Agenda): Sie können hier fiktive Nummern erfassen. Diese dienen nur dazu, die technische Struktur der Datei zu erhalten, spielen beim Import in die Software aber keine Rolle.
Wie übermittle ich die Export-Datei an meine Steuerkanzlei?
Wie übermittle ich die Export-Datei an meine Steuerkanzlei?
Die Übermittlung erfolgt in der Regel per E-Mail oder über den gesicherten Dateiaustausch mit der Steuerkanzlei. Klären Sie im Vorfeld, welches Format bevorzugt wird.
Unser Tipp: Laden Sie Ihre Steuerkanzlei direkt in Ihren Account ein. Unter Einstellungen > Benutzer > +Steuerberater anlegen können Sie Ihre Steuerkanzlei zur Zusammenarbeit einladen. Damit kann Ihre Steuerkanzlei den passenden Export selbst auswählen und die Daten eigenständig abrufen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Steuerberater-Zugang einrichten.
Weitere Antworten rund um den Umfang des Exports, das Belegdatum, den Buchungstext und den Export von Belegen im PDF-Format finden Sie im Artikel Häufige Fragen zu den manuellen Exporten an die Steuerkanzlei.