Sofern du nicht die automatischen Schnittstellen von DATEV, ADDISON oder Agenda verwendest, stehen dir manuelle Exporte in Lexware Office zur Verfügung, die deine Steuerkanzlei in die Kanzleisoftware importieren kann.
Mit dem manuellen Export stellst du deiner Steuerkanzlei alle buchhalterischen Daten im DATEV-konformen Format zur Verfügung. So sorgst du für einen reibungslosen Datenaustausch und stellst sicher, dass deine Buchhaltung schnell und korrekt weiterverarbeitet werden kann.
Lexware Office bietet dir drei manuelle Exportmöglichkeiten, alle in einem DATEV-konformen Format:
Export für Belegbilder inkl. Buchungsvorschlag (Belegbilder sind die digitalen Abbilder deiner Belege; der Buchungsvorschlag ist die von Lexware Office vorgeschlagene Verbuchung dazu)
Export für Buchungsstapel ohne Belegbilder (ein Buchungsstapel ist die gesammelte Sammlung aller Buchungssätze eines Zeitraums)
Export für Buchungsstapel und Belegbilder
Diese Exporte können in fast jede Kanzleisoftware importiert werden.
Voraussetzungen für den manuellen Export
Wenn du deine Daten manuell für die Steuerkanzlei exportierst, empfehlen wir, unter Einstellungen > Mein Steuerberater die Auswahl Ich nutze keine direkte Anbindung zu hinterlegen.
Um den passenden Export auswählen zu können, solltest du vorab klären, welche Daten deine Steuerkanzlei benötigt. Besprich mit deiner Steuerkanzlei, welche Informationen aus deiner Buchhaltung übermittelt werden sollen.
Vor dem Export sollten alle Belege kategorisiert und alle Bankumsätze zugeordnet sein. Nur dann ist deine Buchhaltung vollständig und deine Steuerkanzlei erhält alle Daten. Ausnahme: Wenn deine Steuerkanzlei die Bankbuchungen selbst in ihrer Kanzleisoftware vornimmt und du nur die Belegbilder übermittelst, ist die Bankzuordnung nicht zwingend erforderlich. Wir empfehlen die Zuordnung trotzdem, da du so den Überblick über deine offenen Posten behältst.
Du hast die korrekte Berater- und Mandantennummer von deiner Steuerkanzlei erhalten (für den DATEV-Import zwingend erforderlich).
Schritt für Schritt: Manuellen Export für die Steuerkanzlei in Lexware Office durchführen
1. Gehe zu Einstellungen in Lexware Office.
2. Klicke auf den Menüpunkt Export.
3. Navigiere zum Bereich Meine Lexware Office-Daten herunterladen. (Dieser Reiter wird nicht angezeigt, wenn du keine Steuerkanzlei angebunden hast – springe dann direkt weiter zu Schritt 4.)
4. Wähle den Zeitraum, für den der Export erfolgen soll. Du kannst zwischen jährlichem, monatlichem oder individuellem Zeitraum wählen.
5. Wähle nun aus, welchen Export du nutzen möchtest:
Export für Belegbilder mit Buchungsvorschlag
Nutze diesen Export, wenn deine Steuerkanzlei nur Belegbilder mit den dazugehörigen Buchungsvorschlägen benötigt. Eine Berater- und Mandantennummer ist für diesen Export nicht erforderlich.
Hinweis: Wenn deine Steuerkanzlei deine Bankumsätze für dich bucht und dein Bankkonto nicht in der Kanzleisoftware angebunden ist, benötigt sie beim manuellen Export zusätzlich deine Bankumsätze. Wie du die Bankumsätze exportierst, erfährst du im Artikel Export von Bankumsätzen.
Export für Buchungsstapel ohne Belegbilder
Benötigt deine Steuerkanzlei ausschließlich den Buchungsstapel, wähle diesen Export.
Berater- und Mandantennummer: Hinterlege die Nummern, die du von deiner Steuerkanzlei erhalten hast. Falls die Daten für eine andere Software als DATEV genutzt werden, kannst du fiktive Nummern eintragen.
Wirtschaftsjahr: Trage hier den Beginn deines Wirtschaftsjahres ein.
Export für Buchungsstapel und Belegbilder
Diesen Doppelexport nutze, wenn deine Steuerkanzlei sowohl Buchungsstapel als auch Belegbilder benötigt.
Berater- und Mandantennummer: Hinterlege die Nummern, die du von deiner Steuerkanzlei erhalten hast. Falls die Daten für eine andere Software als DATEV genutzt werden, kannst du fiktive Nummern eintragen.
Wirtschaftsjahr: Achte auf die korrekte Angabe, um Fehler zu vermeiden.
6. Klicke auf Export starten, um deine Datei zu erstellen.
Wo finde ich meine Export-Dateien?
Scrolle in der Export-Übersicht ganz nach unten. Dort findest du alle erstellten Dateien zum Herunterladen. Um den Download zu starten, klicke auf die entsprechende ZIP-Datei.
Erklärvideo zu den manuellen Exporten
In diesem Video erhältst du einen Überblick und hilfreiche Informationen zu den manuellen Exportmöglichkeiten.
Die wichtigsten Punkte aus dem Video im Überblick:
Welche drei manuellen Exporte es in Lexware Office gibt und wofür sie jeweils geeignet sind.
Wie du den passenden Export anhand der Anforderungen deiner Steuerkanzlei auswählst.
Wo du die fertigen Export-Dateien herunterladen und an die Steuerkanzlei übermitteln kannst.
Häufige Fragen zum manuellen Export
Kann ich einen Export auch ohne Berater- und Mandantennummer durchführen?
Kann ich einen Export auch ohne Berater- und Mandantennummer durchführen?
Für den Aufbau einer DATEV-konformen Export-Datei sind eine Beraternummer und eine Mandantennummer erforderlich. Diese Felder sind aus technischer Sicht unverzichtbar und müssen daher ausgefüllt werden.
Deine Steuerkanzlei nutzt DATEV: Die Nummern sind für den Import erforderlich. Du erhältst die korrekten Nummern von deiner Steuerkanzlei.
Deine Steuerkanzlei nutzt eine andere Software (z. B. ADDISON oder Agenda): Du kannst hier fiktive Nummern erfassen. Diese dienen nur dazu, die technische Struktur der Datei zu erhalten.
Wie übermittle ich die Export-Datei an meine Steuerkanzlei?
Wie übermittle ich die Export-Datei an meine Steuerkanzlei?
Die Übermittlung erfolgt in der Regel per E-Mail oder über den gesicherten Dateiaustausch mit der Steuerkanzlei. Kläre im Vorfeld, welches Format bevorzugt wird.
Unser Tipp: Lade deine Steuerkanzlei direkt in deinen Account ein. Unter Einstellungen > Benutzer > +Steuerberater anlegen kannst du deine Steuerkanzlei zur Zusammenarbeit einladen. Damit kann deine Steuerkanzlei den passenden Export selbst auswählen und die Daten eigenständig abrufen. Weitere Informationen findest du im Artikel Steuerberater-Zugang einrichten.
Weitere Antworten rund um den Umfang des Exports, das Belegdatum, den Buchungstext und den Export von Belegen im PDF-Format findest du im Artikel Häufige Fragen zu den manuellen Exporten an die Steuerkanzlei.