Kurzfassung:
Aufgaben für deine Steuerberatung:
Abmeldung aller Mitarbeiter:innen (Grund 36) bei den Krankenkassen.
Folgende Dokumente benötigst du von deiner Steuerberatung:
Lohnkonto / Lohnjournal aller Mitarbeiter:innen, welche im aktuellen Jahr abgerechnet wurden.
Hinweis: Dieses Dokument benötigst du für die Eingabe der Vortragswerte.Übersicht der angefallenen Lohnsteuer (inklusive Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag) für das aktuelle Jahr.
Aufgaben vor der ersten Lohnabrechnung für dich:
Ist eine bereits erstellte Abrechnung fehlerhaft oder unvollständig, so lass diese von deiner Steuerberatung korrigieren. Lexware Office kann nur Lohnabrechnungen korrigieren, welche in Lexware Office erstellt wurden.
Erfasse die Vortragswerte mit Hilfe des Lohnkontos / Lohnjournal.
Überprüfe, ob eine korrigierte Lohnsteueranmeldung von dir erstellt und versendet werden muss (siehe unten).
Kündige die Lohnabrechnung bei deiner bisherigen Steuerberatung.
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👋 Schön, dass du dich für Lexware Office Lohn & Gehalt entschieden hast und deine Lohnabrechnung zukünftig selbst in die Hand nehmen willst.
Für den Fall, dass du auch weiterhin mit deiner Steuerberatung zusammenarbeiten möchtest, haben wir dir hier einen praktischen Artikel zusammengestellt.
1. Aufgaben für deine Steuerberatung:
Abmeldung der Mitarbeiter:innen bei den Krankenkassen
Deine Steuerberatung hat deine Mitarbeiter:innen mithilfe eines Lohnabrechnungsprogramms abgerechnet. Solche Programme senden bestimmte Meldungen an Ämter und Behörden, einschließlich der Krankenkasse.
Damit Lexware Office zukünftig diese Meldungen automatisch für dich versenden kann, müssen alle Mitarbeiter:innen von deiner Steuerberatung mit dem Grund 36 abgemeldet werden. Nur auf diese Weise werden die Krankenkassen darüber informiert, dass du dein Lohnprogramm wechselst und die Mitarbeiter:innen in Kürze erneut anmeldest.
Sobald du deine erste Lohnabrechnung mit Lexware Office erstellt hast, kümmert sich Lexware Office automatisch um die erneute Anmeldung aller Mitarbeiter:innen.
🥳 Du musst dich um nichts kümmern!
2. Folgende Dokumente benötigst du von deiner Steuerberatung
2.1 Lohnkonto bzw. Lohnjournal
Je nach verwendetem Programm gibt es das Lohnkonto oder das Lohnjournal. Diese Dokumente enthalten alle Lohn- und Gehaltszahlungen, sowie alle Bezüge und Abzüge, die jemals für deine Mitarbeiter:innen geleistet wurden.
Tipp: Lass dir eines dieser Dokumente für alle Mitarbeiter:innen von deiner Steuerberatung aushändigen, die im aktuellen Jahr abgerechnet wurden.
Du benötigst es anschließend für die Erfassung der Vortragswerte.
2.2 Übersicht der angefallenen Lohnsteuer
Lass dir von deiner Steuerberatung eine Übersicht der angefallenen Lohnsteuer (inklusive Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag) für das aktuelle Jahr geben.
Diese benötigst du eventuell für die Abführung der Lohnsteuer.
3. Aufgaben vor der ersten Lohnabrechnung für dich:
3.1 Überprüfung bereits erstellter Lohnabrechnungen
Stelle sicher, dass alle bereits erstellten Abrechnungen vollständig und korrekt sind. Wenn noch Änderungen oder Korrekturen an bereits erstellten Abrechnungen notwendig sein sollten, veranlasse diese bei deiner Steuerberatung.
Bitte beachte: Abrechnungen, die vor dem Wechsel zu Lexware Office – zum Beispiel von deiner Steuerberatung oder über eine andere Software – erstellt wurden, können nicht von Lexware Office korrigiert werden. Lexware Office kann nur Abrechnungen korrigieren, die auch innerhalb von Lexware Office erstellt wurden.
3.2 Erfassung der Vortragswerte
Damit Lexware Office Lohnabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Einmalzahlungen und die UV-Jahresmeldung korrekt für dich und deine Mitarbeiter:innen berechnen kann, müssen relevante Informationen aus deinen bereits erstellten Lohnabrechnungen erfasst werden. Diese Informationen werden als Vortragswerte bezeichnet.
Die benötigten Informationen für die Vortragswerte findest du im Lohnkonto oder im Lohnjournal, welche du von deiner Steuerberatung erhalten hast.
Eine entsprechende Anleitung zur Erfassung der Vortragswerte findest du hier:
3.3 Abführung der Lohnsteuer
👉 Du meldest die Lohnsteuer monatlich?
✨ Perfekt, du musst nichts weiter tun – Lexware Office kümmert sich automatisch um die korrekte Abführung der Lohnsteuer!
👉 Du meldest die Lohnsteuer quartalsweise?
Deine erste Abrechnung mit Lexware Office fällt auf einen Quartalsbeginn (Januar, April, Juli oder Oktober)?
✨ Perfekt, du musst nichts weiter tun – Lexware Office kümmert sich automatisch um die korrekte Abführung der Lohnsteuer!
👉 Du meldest die Lohnsteuer jährlich?
Die erste Abrechnung mit Lexware Office ist der Januar?
✨ Perfekt, du musst nichts weiter tun – Lexware Office kümmert sich automatisch um die korrekte Abführung der Lohnsteuer!!
👉 In allen anderen Fällen:
Lexware Office kann nur Lohnabrechnungen in die Lohnsteueranmeldung einbeziehen, die in Lexware Office erstellt wurden. Daher solltest du von deiner Steuerberatung die lohnsteuerrelevanten Werte erhalten und diese anschließend mit dem Dokument "Lohnsteueranmeldung" von Lexware Office im Dokumentenbereich zusammenführen. Sende dann die kumulierten Werte über ELSTER an das Finanzamt.
3.4 Kündigung der Lohnabrechnung bei deiner bisherigen Steuerberatung.
Sobald du alle erforderlichen Schritte erledigt hast, musst du deiner Steuerberatung noch mitteilen, dass du ab sofort selbst die Lohnabrechnung für deine Mitarbeiter erstellst. Diesen Posten kannst du also kündigen.