1. Einleitung
Lohnsteuerbescheinigung mit Lexware Office
Für alle Beschäftigten mit Steuerklasse erstellt Lexware Office am Jahresende automatisch eine Lohnsteuerbescheinigung und schickt diese ans Finanzamt.
Dafür nutzt Lexware Office die Daten, die in der Software abgerechnet wurden (z. B. Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag).
👉 Wenn du Lexware Office schon länger – also auch im Vorjahr oder ab Januar – nutzt, passt alles und es müssen keine Vorträge hinterlegt werden.
👉 Wenn du im aktuell laufenden Jahr zu Lexware Office gewechselt hast, fehlen die Daten aus der Zeit davor.
Dann musst du diese Werte (z. B. Lohnsteuer) nachtragen.
❗ Hast du für die Zeit vor Lexware Office schon eine Lohnsteuerbescheinigung erstellt und ans Finanzamt gesendet?
Dann brauchst du die Werte nicht mehr einzutragen.
In diesem Fall schickt Lexware Office zum Jahresende nur die Bescheinigung für den Zeitraum, der in der Software abgerechnet wurde.
Das Finanzamt erhält also zwei Bescheinigungen pro Mitarbeiter: eine vor Lexware, eine aus Lexware.
❗️Hinweis: Lexware Office unterstützt weitere Vortragswerte. Alles, was du dazu wissen musst, findest du im entsprechenden Artikel.
Davon unabhängig können Vortragswerte für UV-Jahresmeldung und/oder für Einmalzahlungen nötig sein.
Alles, was du dazu wissen musst, findest du in folgenden Artikeln:
2. Was sind die Voraussetzungen?
Zunächst geht es ausschließlich um Mitarbeiter:innen, die bereits vor dem Wechsel zu Lexware Office bei dir beschäftigt waren und über Lohnsteuermerkmale abgerechnet wurden. Für Minijobber, die pauschal besteuert werden, gibt es hier in aller Regel nichts zu tun. Du musst nicht selber herausfinden, welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Vorträge brauchen – Lexware Office unterstützt dich mit einer Übersicht! 😎
Die Lohnsteuerwerte werden im sogenannten Lohnkonto aufgezeichnet. Bitte erstelle dir das Dokument für das laufende Jahr in deinem „alten“ Lohnprogramm oder bitte deine:n Steuerberater:in darum.
3. Was passiert, wenn man die Vorträge nicht eingibt?
Wichtig zu den Vorträgen (fehlende Werte nachtragen):
Wenn du keine Vorträge einträgst, zeigt die Lohnsteuerbescheinigung nur die Monate aus Lexware Office. → Sie ist also unvollständig.
Als Arbeitgeber:in bist du verpflichtet, dem Finanzamt die vollen Jahreswerte zu melden.
Folgen:
Mitarbeiter:innen haben Probleme bei der Steuererklärung und kommen auf dich zu.
Ausnahme: Wenn der vorherige Abrechner schon eine Lohnsteuerbescheinigung geschickt hat, gibt es zwei Bescheinigungen (eine vor Lexware Office, eine aus Lexware Office) → dann musst du nichts nachtragen.
Was passiert, wenn ich die Vorträge nicht bis zum 28.02. des Folgejahres eingetragen habe?
Du musst die falsche Bescheinigung in ELSTER stornieren und die Daten neu und richtig melden. Das ist aufwendig und ärgerlich.
4. Wie gebe ich die Vortragswerte ein?
Der späteste Zeitpunkt, die Vortragswerte für die Lohnsteuerbescheinigung einzutragen, ist der Dezember des laufenden Jahres. Der beste Zeitpunkt ist gleich bei der Anlage deiner Mitarbeiter:innen.
Wähle den Bereich Mitarbeiter (schwarzer Balken) aus und klicke je Mitarbeiter:in auf die 3 Punkte rechts außen. Wähle dann den Eintrag „Vorträge bearbeiten“ und danach „Vortragswerte erfassen“.
✅ 👉 So geht’s:
Lege die Lohnkonten des laufenden Jahres für die Zeit vor Lexware Office bereit.
Verschaffe dir einen Überblick der Mitarbeiter:innen, die Vorträge brauchen, indem du die Vortragsübersicht aufrufen.
Geh nun deine Kolleg:innen einzeln durch und übertrage die Vortragswerte aus dem Lohnkonto nach Lexware Office.
Lohnkonto-Berichte sind (leider) nicht normiert und sehen in jedem Programm anders aus. Zur leichteren Orientierung haben wir Eingabehilfen für die folgenden verbreiteten Lohnprogramme zusammengestellt:
So sieht das Lohnkonto beim Steuerberater aus:
Da Lohnprogramme auch unterschiedliche Bezeichnungen verwenden, haben wir hier noch eine weitere Hilfestellung. So kannst du bequem nach der Bezeichnung im Lohnkonto deines Vorgängerprogramms schauen und die Bezeichnung in Lexware Office im Handumdrehen finden.
Übertrage die Summe der unten aufgeführten Werte aus dem Lohnkonto deines Vorgängerprogramms in die Lexware Office LStB - Vortragswerte.
5a Eingabehilfe: Lexware lohn+gehalt
5b Eingabehilfe: Sage Business Cloud
5c Eingabehilfe: ilohngehalt
5d Eingabehilfe: Datev
6. Kann ich die Vorträge nach Abschluss der Dezember-Abrechnung noch korrigieren oder nachträglich eintragen?
Die Vorträge für die Lohnsteuerbescheinigung können unter bestimmten Voraussetzungen über Lexware Office korrigiert bzw. nachgetragen werden:
Du stehst mit der Abrechnung im Januar des Folgejahres
die Frist für die Abgabe der Lohnsteuerbescheinigung (28.02.) ist noch nicht verstrichen
Um die Vorträge zu korrigieren, rufe dir bitte die Mitarbeiterübersicht („Mitarbeiter") auf und klicke die drei Punkte auf der rechten Seite beim jeweiligen Mitarbeitenden an. Dort findest du die Option „Vorträge 2022 korrigieren“ und kannst darüber die Vorträge je Mitarbeiter:in anpassen. Bitte das „Speichern“ ganz unten nicht vergessen.
