Wenn du im laufenden Kalenderjahr zu Lexware Office Lohn & Gehalt wechselst, ist es notwendig, die Vortragswerte deiner Mitarbeiter:innen vor der Dezember-Abrechnung zu erfassen. Dieser Leitfaden erklärt dir, wie du dabei vorgehst.
Wichtiger Hinweis: Wenn du bereits seit Januar des laufenden Jahres oder länger mit Lexware Office Lohn & Gehalt arbeitest, musst du keine Vortragswerte eintragen. Dasselbe gilt, wenn du erstmalig Mitarbeitende abrechnest.
1. Warum müssen Vortragswerte erfasst werden?
Vortragswerte sind notwendig, um sicherzustellen, dass die Lohnsteuerbescheinigung und die Jahresmeldung zur Berufsgenossenschaft (UV-Jahresmeldung) alle relevanten Daten des gesamten Kalenderjahres enthalten.
Da pro Jahr und Mitarbeiter:in nur eine Lohnsteuerbescheinigung und eine UV-Jahresmeldung erstellt werden darf, müssen die Werte aus der Zeit vor deinem Wechsel zu Lexware Office manuell übertragen werden.
2. Bis wann müssen die Vortragswerte eingetragen sein?
Die Vortragswerte müssen spätestens vor der Abrechnung für Dezember des aktuellen Jahres eingetragen werden. Am besten erledigst du dies direkt bei der Anlage deiner Mitarbeiter:innen.
Achtung: Wenn du die Dezember-Abrechnung bereits abgeschlossen hast, ist eine rückwirkende Korrektur in Lexware Office nicht mehr möglich. Bitte kontaktiere in diesem Fall unseren Kunden-Support für weitere Unterstützung.
3. Vortragswerte für die Lohnsteuerbescheinigung hinterlegen
In diesem Abschnitt erfährst du, wie du die Vortragswerte für die Lohnsteuerbescheinigung aller steuerpflichtig beschäftigten Mitarbeiter:innen korrekt hinterlegst.
So gehst du vor:
Lohnkonten vorbereiten: Halte die Lohnkonten des aktuellen Jahres aus deinem vorherigen Abrechnungssystem (z. B. von deiner Steuerberatung oder aus einer anderen Software) bereit.
Übersicht aufrufen: Verschaffe dir unter Mitarbeiter > Vortragsübersicht einen Überblick, für welche Mitarbeiter:innen Vorträge benötigt werden.
Werte übertragen: Geh die Liste der Mitarbeiter:innen durch und übertrage die Werte aus den alten Lohnkonten in die entsprechenden Felder in Lexware Office.
Detaillierte Informationen zu den einzelnen Feldern und wo du diese in den Lohnkonten von DATEV, Sage oder Lexware Lohn & Gehalt findest, entnimmst du unserem Wissensartikel: Vortragswerte für die Lohnsteuerbescheinigung
Erklärvideo: Eintragung der Vortragswerte
4. Vortragswerte für die UV-Jahresmeldung hinterlegen
Hier erfährst du, wie du die Vortragswerte für die Jahresmeldung zur Berufsgenossenschaft (UV-Jahresmeldung) für alle sozialversicherungspflichtig Beschäftigten einträgst.
So gehst du vor:
Berufsgenossenschaft eintragen: Falls noch nicht geschehen, trag deine Mitgliedsdaten bei der Berufsgenossenschaft ein. Warte auf die Bestätigung durch Lexware Office. Du findest die Einstellungen über das Zahnrad-Symbol oben rechts unter Berufsgenossenschaften.
Gefahrtarife zuordnen: Ordne allen betreffenden Mitarbeiter:innen die korrekten Gefahrtarife zu.
UV-Brutto eintragen: Ergänze für jede:n Mitarbeiter:in und jeden zugeordneten Gefahrtarif das unfallversicherungspflichtige Brutto aus der Zeit vor Lexware Office im Feld „UV-Brutto Vortrag".
Beispiel bei mehreren Gefahrtarifen: Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter mehreren Gefahrtarifen zugeordnet ist, teile das UV-Brutto entsprechend der prozentualen Verteilung auf.
Weitere Details zur Erfassung der Vortragswerte für die Unfallversicherung findest du in diesem Artikel: Wie erfasse ich die Vortragswerte für die UV-Jahresmeldung?
Erklärvideo: Eintragung der Vortragswerte (UV Jahresgehalt)
In diesem Video erfährst du, wie du die Vortragswerte für die Jahresmeldung zur Berufsgenossenschaft aller sozialversicherungspflichtig Beschäftigten hinterlegst.