Deine Buchhaltung läuft in Lexware Office größtenteils im Hintergrund – ohne dass du dich um die steuerlichen Details kümmern musst. Damit das zuverlässig funktioniert, brauchen wir ein vollständiges Bild von deinem Unternehmen.
Aus deinen Unternehmensangaben leiten wir ab, nach welchen Regeln wir deine Vorgänge automatisch verbuchen. Sind deine Angaben vollständig und aktuell, werden deine Umsätze korrekt erfasst. Deine Auswertungen bleiben verlässlich – ohne dass du sie selbst erstellen oder korrigieren musst.
Dieser Artikel hilft dir dabei die Unternehmensdaten zu verstehen und korrekt einzustellen.
Allgemeine Einstellungen aufrufen
Du kannst die Angaben über dein Unternehmen über das Zahnrad-Symbol oben rechts unter Allgemeine Einstellungen bearbeiten.
Welchen Unternehmenstyp wähle ich aus?
Dein Unternehmenstyp ist deine Rechtsform. Er steht auch auf deinem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den du bei der Unternehmensgründung beim Finanzamt eingereicht hast. Findest du diesen nicht mehr, hilft auch ein Blick in deinen Gesellschaftsvertrag oder Handelsregisterauszug weiter.
In Lexware Office stehen dir folgende Unternehmenstypen zur Verfügung:
Gewerbetreibender
Eingetragener Kaufmann (e.K.)
Eingetragene Genossenschaft (e.G.)
Einzelunternehmen
Freiberufler
Freier Mitarbeiter
Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)
Offene Handelsgesellschaft (OHG)
Partnerschaftsgesellschaft (PartG)
Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
Gesellschaft mit beschränkter Haftung in Gründung (GmbH i.Gr.)
GmbH & Compagnie Kommanditgesellschaft (GmbH & Co. KG)
Kommanditgesellschaft (KG)
Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) (UG haftungsbeschränkt)
Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) in Gründung (UG haftungsbeschränkt i.Gr.)
Limited Company (Ltd.)
Stille Gesellschaft
Welche Gewinnermittlungsart ist die richtige für mich?
Es gibt zwei Methoden zur Gewinnermittlung: die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) und die Bilanzierung.
Bei der Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) zählt, wann Geld tatsächlich fließt: Du stellst deinen Einnahmen die Ausgaben gegenüber, jeweils zum Zeitpunkt der Zahlung.
Bei der Bilanz berücksichtigst du zusätzlich offene Forderungen und Verbindlichkeiten – unabhängig davon, ob bereits gezahlt wurde.
Die Bilanz ist aufwendiger, aber für größere Unternehmen aussagekräftiger.
Dein Unternehmenstyp entscheidet direkt mit, welche Gewinnermittlungsart für dich infrage kommt.
▶️ Du bist Einzelunternehmer:in, Freiberufler:in oder in einer einfachen Personengesellschaft wie z.B. eine GbR?
Dann darfst du grundsätzlich zwischen EÜR und Bilanz wählen – die EÜR ist dabei der einfachere Weg.
Ausnahme: Sobald du mehr als 800.000,00 € Umsatz oder mehr als 80.000,00 € Gewinn pro Kalenderjahr erzielst, bist du zur Buchführung (Bilanz) verpflichtet (§ 141 Abgabenordnung).
▶️ Du führst eine GmbH, UG, OHG oder KG?
Dann bilanzierst du unabhängig von deinem Umsatz – hier gibt es keine Wahlmöglichkeit. Kapitalgesellschaften sind immer buchführungspflichtig. Einige Personengesellschaften sind handelsrechtlich auch zur Buchführung verpflichtet.
Einzelunternehmen
Unternehmenstyp / Rechtsform | Gewinnermittlung |
Einzelunternehmen | EÜR oder Bilanz |
Freiberufler | EÜR oder Bilanz |
Freier Mitarbeiter | EÜR oder Bilanz |
eK (eingetragener Kaufmann) | EÜR oder Bilanz |
Personengesellschaften
Unternehmenstyp / Rechtsform | Gewinnermittlung |
GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) | EÜR oder Bilanz |
OHG (offene Handelsgesellschaft) | Bilanz |
PartG (Partnerschaftsgesellschaft) | EÜR oder Bilanz |
Zu den Personengesellschaften zählen auch die Kommanditgesellschaften
Darunter fallen folgende Rechtsformen:
Unternehmenstyp / Rechtsform | Gewinnermittlung |
GmbH & Co. KG | Bilanz |
KG | Bilanz |
Kategorien für Kapitalgesellschaften
Unternehmenstyp / Rechtsform | Gewinnermittlung |
GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) | Bilanz |
GmbH i.G. (Gesellschaft mit beschränkter Haftung in Gründung) | Bilanz |
UG (Unternehmergesellschaft) | Bilanz |
UG i.G. (Unternehmergesellschaft in Gründung) | Bilanz |
Limited | Bilanz |
Sonstige
Unternehmenstyp | Gewinnermittlung |
Stille Gesellschaft | EÜR oder Bilanz |
eG (eingetragene Genossenschaft) | Bilanz |
Bist du dir weiterhin unsicher, welche Gewinnermittlungsart bereits für dich festgelegt wurde? Sie steht ebenfalls auf deinem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
Bin ich umsatzsteuerpflichtig oder nicht?
Hier geht es um die Frage, ob du Rechnungen mit oder ohne Umsatzsteuer stellst. Dabei gibt es zwei Konstellationen
Du bist von der Umsatzsteuer befreit gemäß § 4 UStG – dies gilt beispielsweise für viele Berufe im Gesundheitswesen oder im Bildungsbereich.
Du nutzt die Kleinunternehmerregelung, die an eine Umsatzgrenze gebunden ist. Diese musstest du zuvor beim Finanzamt beantragen.
Diese Information, kannst du ebenfalls dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung entnehmen.
Welche Besteuerungsart nutze ich: Soll- oder Ist-Versteuerung?
Die Besteuerungsarten Soll- oder Ist-Versteuerung sagen aus, zu welchem Zeitpunkt die Umsatzsteuer für deine Einnahmen entsteht und abgeführt werden muss.
Diese Angabe brauchst du also nur, wenn du umsatzsteuerpflichtig bist (Regelbesteuerung). Als Kleinunternehmer:in entfällt sie, da du grundsätzlich keine Umsatzsteuervoranmeldung abgibst.
Soll-Versteuerung (Versteuerung nach vereinbarten Entgelten):
Hier wird die Umsatzsteuer entweder bereits mit der Rechnungsstellung (Belegdatum) an das Finanzamt gemeldet oder falls angegeben mit der Erfüllung der Leistung oder Lieferung (Leistungsdatum).
Ist-Versteuerung (Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten):
Die Umsatzsteuer wird erst fällig, sobald die Zahlung tatsächlich bei dir eingegangen ist.
Mehr zum Berücksichtigungszeitpunkt und zu den Ausnahmen erfährst du in unserem Wissensartikel:📖
Wann sehe ich meine Einnahmen und Ausgaben in den Auswertungen?
Auch hier könnte ein Blick in den “Fragebogen zur steuerlichen Erfassung” hilfreich sein. Dort hast du neben den allgemeinen Angaben zur unternehmerischen Tätigkeit auch die Besteuerungsart bereits definiert.
Solltest du dir trotzdem nicht sicher sein, dann kannst du einfach bei deinem Finanzamt oder deiner Steuerberatung nachfragen.