Wenn sich die Rechtsform deines Unternehmens ändert, musst du dein Lexware Geschäftskonto entsprechend anpassen. In manchen Fällen genügt eine Aktualisierung der Firmendaten — in anderen ist ein neuer Lexware Office Account nötig. Dieser Artikel zeigt dir Schritt für Schritt, welcher Weg für deinen Rechtsformwechsel der richtige ist.
So passt du das Lexware Geschäftskonto an deine neue Rechtsform an
Schritt 1: Prüfe, ob dein Rechtsformwechsel im bestehenden Account möglich ist
✅ Diese beiden Rechtsformwechsel lassen sich mit dem bestehenden Lexware Geschäftskonto abbilden:
UG → GmbH: im bestehenden Account möglich.
Wechsel innerhalb der Einzelunternehmer:innen-Rechtsform (z. B. Freiberufler:in → Einzelunternehmer:in): im bestehenden Account möglich.
Hinweis: Alle anderen Rechtsformwechsel sind im bestehenden Account nicht möglich. Das betrifft insbesondere jeden Wechsel von Einzelunternehmer:innen in eine Kapitalgesellschaft oder umgekehrt.
In all diesen Fällen benötigst du einen neuen Lexware Office Account und eine neue Eröffnung des Lexware Geschäftskontos.
Schritt 2: Aktualisiere bei zulässigem Wechsel deine Firmendaten
Du wechselst von einer UG in eine GmbH oder innerhalb der Einzelunternehmung? Schicke eine E-Mail an banking@lexware.de mit folgenden Angaben:
Alte und neue Rechtsform
Neuer Firmenname
Aktueller Handelsregisterauszug (bei UG → GmbH)
Hinweis: Bei einem Wechsel UG → GmbH sowie innerhalb einer Einzelunternehmung bleibt deine Buchhaltungshistorie erhalten. Du führst deine Buchhaltung im gleichen Lexware Office Account einfach unter der neuen Rechtsform weiter.
Schritt 3: Leg für alle anderen Wechsel einen neuen Lexware Office Account an
❌ Diese Wechsel, in jeweils beide Richtungen, sind im bestehenden Account nicht möglich - Sie benötigen einen neuen Lexware Office Account und ein neues Lexware Geschäftskonto.
GmbH → UG |
GbR → GmbH |
KG → GmbH |
OHG → GmbH |
Einzelunternehmer:in → Gesellschaft (GmbH, GbR, KG, …) |
Sonstige Rechtsformwechsel (z. B. GbR → OHG) |
Öffne www.lexware.de.
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Gib die Daten deiner neuen Rechtsform ein, insbesondere den neuen Firmennamen und die neue Steuernummer.
Schließe die Anlage ab und melde dich anschließend im neuen Account an.
Hinweis: Eine Reaktivierung deines alten Accounts unter der neuen Rechtsform ist nicht möglich. Ebenso wenig kannst du zwei Buchführungen innerhalb eines Lexware Office Accounts parallel führen. Für die neue Rechtsform benötigst du daher zwingend einen eigenen, neuen Account.
Schritt 4: Eröffnen Sie bei bestehendem Lexware Geschäftskonto ein neues Geschäftskonto
Diesen Schritt brauchst du nur, wenn du das Lexware Geschäftskonto nutzt und einen neuen Account angelegt hast.
In deinem neuen Lexware Office kannst du über die Infoseite ein neues Konto eröffnen.
Folge der Kontoöffnungsstrecke – du identifizierst dich neu und legst ein neues Lexware Geschäftskonto für deine neue Rechtsform an.
Hinweis: Pro Lexware Office Account ist immer nur ein Lexware Geschäftskonto möglich. Ein Übertrag deines bestehenden Geschäftskontos in den neuen Account ist nicht möglich.
Schritt 5: Schließen Sie das alte Geschäftskonto und den alten Account
Kündige dein altes Lexware Geschäftskonto. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du im Artikel Das Lexware Geschäftskonto: Kontosperrung, Kontoschließung und Löschung von Daten.
Schließe mit deiner Steuerberatung die Buchführung der alten Rechtsform ab — z. B. Schlussbilanz, letzte UStVA und Zusammenfassende Meldung.
Entscheide gemeinsam mit deiner Steuerberatung, ob und wann du deinen alten Lexware Office Account kündigst — oder ob du ihn zunächst für die Einsicht in die Aufbewahrungspflichten weiterführst.
Hinweis: Halte dich an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre). Stimme mit deiner Steuerberatung ab, in welcher Form die Daten der alten Rechtsform vorgehalten werden müssen, bevor du den alten Account endgültig kündigst.
Das ändert sich bei einem Formwechsel
Bei einem Formwechsel ist keine Abgrenzung der Buchhaltung innerhalb von Lexware Office möglich.
Im Rahmen des Wechsels erhältst du eine neue Steuernummer. Zusätzlich können sich zwei zentrale steuerliche Eckdaten ändern:
Gewinnermittlungsart — z. B. Wechsel von EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) zu Bilanzierung.
Besteuerungsart bei der Umsatzsteuer — z. B. Wechsel zwischen Soll-Versteuerung (nach vereinbarten Entgelten) und Ist-Versteuerung (nach vereinnahmten Entgelten).
👉 Empfehlung: Trenne die Buchführung der alten und neuen Rechtsform explizit voneinander. Das schafft auch bei einer Betriebsprüfung klare Übersicht.
Hinweis: Halte zu diesen Punkten Rücksprache mit deiner Steuerberatung. Sie kann dich auf alle erforderlichen Schritte und steuerlichen Notwendigkeiten deines konkreten Wechsels hinweisen.
Schneller ans Ziel mit Vorbereitung vor dem Stichtag
Leg den neuen Lexware Office Account bereits vor dem offiziellen Stichtag deines Rechtsformwechsels an. So bereitest du Stammdaten, Rechnungsvorlagen, Kontakte und Steuersätze in Ruhe vor und startest am Tag des Wechsels nahtlos in der neuen Buchführung, ohne Vermischung zwischen alter und neuer Rechtsform.
Checkliste: Hast du den Wechsel sauber aufgesetzt?
Im Bereich Einstellungen → Firmendaten sind Rechtsform, Firmenname und Steuernummer deiner neuen Rechtsform korrekt hinterlegt.
Beim Erstellen einer Testrechnung erscheinen die neuen Firmendaten korrekt im Rechnungskopf.
Falls du das Lexware Geschäftskonto nutzt: Im Bereich Finanzen ist das neue Lexware Geschäftskonto verknüpft.
Häufige Fragen zum Rechtsformwechsel beim Lexware Geschäftskonto
Wie kann ich meinen Unternehmenstyp im Lexware Office Geschäftskonto nachträglich ändern?
Eine eigenständige Änderung des Unternehmenstyps in deinem Lexware Office Geschäftskonto ist nicht möglich. Den Unternehmenstyp kann ausschließlich das Banking-Support-Team von Lexware Office anpassen.
Sende uns dazu eine E-Mail an banking@lexware.de und teile uns deinen neuen Unternehmenstyp mit, damit wir die Änderung prüfen und vornehmen können.
Reiche ebenso vorhandene Dokumente wie den Handelsregistereintrag usw. ein.
Wie wechsle ich von Einzelunternehmer:in zu einer Gesellschaft (z. B. GmbH) — oder umgekehrt?
Ein Wechsel von Einzelunternehmer:in zu einer Gesellschaft (z. B. GmbH) oder umgekehrt ist im bestehenden Lexware Office Account nicht möglich. Leg zwingend einen neuen Lexware Office Account für die neue Rechtsform an.
Beachte dabei folgende Punkte:
Im Rahmen der Umwandlung erhältst du eine neue Steuernummer.
Trenne die Buchführung von Einzelunternehmer:in und Gesellschaft explizit voneinander – das schafft auch bei einer Betriebsprüfung klare Übersicht.
Halte zusätzlich Rücksprache mit deiner Steuerberatung, da sich auch Gewinnermittlungsart (EÜR/Bilanz) und Besteuerungsart (ändern können.
Was muss ich tun, wenn ich ein Lexware Geschäftskonto nutze und den Lexware Office Account wechseln muss?
Wenn du ein Lexware Geschäftskonto nutzt und den Lexware Office Account wechseln musst, ist ein Übertrag des bestehenden Geschäftskontos in den neuen Account nicht möglich.
So gehst du vor:
Eröffne im neuen Lexware Office Account ein neues Lexware Geschäftskonto.
Kündige dein altes Lexware Geschäftskonto.
Hinweis: Pro Lexware Office Account ist immer nur ein Lexware Geschäftskonto möglich.
Brauchst du weitere Unterstützung?
Solltest du Fragen rund um das Lexware Geschäftskonto haben, kontaktiere bitte unseren Banking-Support unter banking@lexware.de.