Wenn sich die Rechtsform Ihres Unternehmens ändert, müssen Sie Ihr Lexware Geschäftskonto entsprechend anpassen. In manchen Fällen genügt eine Aktualisierung der Firmendaten — in anderen ist ein neuer Lexware Office Account nötig. Dieser Artikel zeigt Ihnen Schritt für Schritt, welcher Weg für Ihren Rechtsformwechsel der richtige ist.
So passen Sie das Lexware Geschäftskonto an Ihre neue Rechtsform an
Schritt 1: Prüfen Sie, ob Ihr Rechtsformwechsel im bestehenden Account möglich ist
✅ Diese beiden Rechtsformwechsel lassen sich mit dem bestehenden Lexware Geschäftskonto abbilden:
UG → GmbH: im bestehenden Account möglich.
Wechsel innerhalb der Einzelunternehmer:innen-Rechtsform (z. B. Freiberufler:in → Einzelunternehmer:in): im bestehenden Account möglich.
Hinweis: Alle anderen Rechtsformwechsel sind im bestehenden Account nicht möglich. Das betrifft insbesondere jeden Wechsel von Einzelunternehmer:innen in eine Kapitalgesellschaft oder umgekehrt.
In all diesen Fällen benötigen Sie einen neuen Lexware Office Account und eine neue Eröffnung des Lexware Geschäftskontos.
Schritt 2: Aktualisieren Sie bei zulässigem Wechsel Ihre Firmendaten
Sie wechseln von einer UG in eine GmbH oder innerhalb der Einzelunternehmung? Schicken Sie eine E-Mail an banking@lexware.de mit folgenden Angaben:
Alte und neue Rechtsform
Neuer Firmenname
Aktueller Handelsregisterauszug (bei UG → GmbH)
Hinweis: Bei einem Wechsel UG → GmbH sowie innerhalb einer Einzelunternehmung bleibt Ihre Buchhaltungshistorie erhalten. Sie führen Ihre Buchhaltung im gleichen Lexware Office Account einfach unter der neuen Rechtsform weiter.
Schritt 3: Legen Sie für alle anderen Wechsel einen neuen Lexware Office Account an
❌ Diese Wechsel, in jeweils beide Richtungen, sind im bestehenden Account nicht möglich - Sie benötigen einen neuen Lexware Office Account und ein neues Lexware Geschäftskonto.
GmbH → UG |
GbR → GmbH |
KG → GmbH |
OHG → GmbH |
Einzelunternehmer:in → Gesellschaft (GmbH, GbR, KG, …) |
Sonstige Rechtsformwechsel (z. B. GbR → OHG) |
Öffnen Sie www.lexware.de.
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Geben Sie die Daten Ihrer neuen Rechtsform ein, insbesondere den neuen Firmennamen und die neue Steuernummer.
Schließen Sie die Anlage ab und melden Sie sich anschließend im neuen Account an.
Hinweis: Eine Reaktivierung Ihres alten Accounts unter der neuen Rechtsform ist nicht möglich. Ebenso wenig können Sie zwei Buchhaltungen innerhalb eines Lexware Office Accounts parallel führen. Für die neue Rechtsform benötigen Sie daher zwingend einen eigenen, neuen Account.
Schritt 4: Eröffnen Sie bei bestehendem Lexware Geschäftskonto ein neues Geschäftskonto
Diesen Schritt brauchen Sie nur, wenn Sie das Lexware Geschäftskonto nutzen und einen neuen Account angelegt haben.
In Ihrem neuen Lexware Office können Sie über die Infoseite ein neues Konto eröffnen.
Folgen Sie der Kontoeröffnungsstrecke - Sie identifizieren sich neu und legen ein neues Lexware Geschäftskonto für Ihre neue Rechtsform an.
Hinweis: Pro Lexware Office Account ist immer nur ein Lexware Geschäftskonto möglich. Ein Übertrag Ihres bestehenden Geschäftskontos in den neuen Account ist nicht möglich.
Schritt 5: Schließen Sie das alte Geschäftskonto und den alten Account
Kündigen Sie Ihr altes Lexware Geschäftskonto. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie im Artikel Das Lexware Geschäftskonto: Kontosperrung, Kontoschließung und Löschung von Daten.
Schließen Sie mit Ihrer Steuerberatung die Buchhaltung der alten Rechtsform ab — z. B. Schlussbilanz, letzte UStVA (Umsatzsteuer-Voranmeldung) und Zusammenfassende Meldung (ZM bei innergemeinschaftlichen Lieferungen).
Entscheiden Sie gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung, ob und wann Sie Ihren alten Lexware Office Account kündigen — oder ob Sie ihn zunächst für die Einsicht in die Aufbewahrungspflichten weiterführen.
Hinweis: Halten Sie sich an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre). Stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab, in welcher Form die Daten der alten Rechtsform vorgehalten werden müssen, bevor Sie den alten Account endgültig kündigen.
Das ändert sich bei einem Formwechsel
Bei einem Formwechsel ist keine Abgrenzung der Buchhaltung innerhalb von Lexware Office möglich.
Im Rahmen des Wechsels erhalten Sie eine neue Steuernummer. Zusätzlich können sich zwei zentrale steuerliche Eckdaten ändern:
Gewinnermittlungsart — z. B. Wechsel von EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) zu Bilanzierung.
Besteuerungsart bei der Umsatzsteuer — z. B. Wechsel zwischen Soll-Versteuerung (nach vereinbarten Entgelten) und Ist-Versteuerung (nach vereinnahmten Entgelten).
👉 Empfehlung: Trennen Sie die Buchhaltung der alten und neuen Rechtsform explizit voneinander. Das schafft auch bei einer Betriebsprüfung klare Übersicht.
Hinweis: Halten Sie zu diesen Punkten Rücksprache mit Ihrer Steuerberatung. Sie kann Sie auf alle erforderlichen Schritte und steuerlichen Notwendigkeiten Ihres konkreten Wechsels hinweisen.
Schneller ans Ziel mit Vorbereitung vor dem Stichtag
Legen Sie den neuen Lexware Office Account bereits vor dem offiziellen Stichtag Ihres Rechtsformwechsels an. So bereiten Sie Stammdaten, Rechnungsvorlagen, Kontakte und Steuersätze in Ruhe vor und starten am Tag des Wechsels nahtlos in der neuen Buchhaltung, ohne Vermischung zwischen alter und neuer Rechtsform.
Checkliste: Haben Sie den Wechsel sauber aufgesetzt?
Im Bereich Einstellungen → Firmendaten sind Rechtsform, Firmenname und Steuernummer Ihrer neuen Rechtsform korrekt hinterlegt.
Beim Erstellen einer Testrechnung erscheinen die neuen Firmendaten korrekt im Rechnungskopf.
Falls Sie das Lexware Geschäftskonto nutzen: Im Bereich Finanzen ist das neue Lexware Geschäftskonto verknüpft.
Häufige Fragen zum Rechtsformwechsel beim Lexware Geschäftskonto
Wie kann ich meinen Unternehmenstyp im Lexware Office Geschäftskonto nachträglich ändern?
Eine eigenständige Änderung des Unternehmenstyps in Ihrem Lexware Office Geschäftskonto ist nicht möglich. Den Unternehmenstyp kann ausschließlich das Banking-Support-Team von Lexware Office anpassen.
Senden Sie uns dazu eine E-Mail an banking@lexware.de und teilen Sie uns Ihren neuen Unternehmenstyp mit, damit wir die Änderung prüfen und vornehmen können.
Reichen Sie ebenso vorhandene Dokumente wie den Handelsregister Eintrag usw. ein.
Wie wechsle ich von Einzelunternehmer:in zu einer Gesellschaft (z. B. GmbH) — oder umgekehrt?
Ein Wechsel von Einzelunternehmer:in zu einer Gesellschaft (z. B. GmbH) oder umgekehrt, ist im bestehenden Lexware Office Account nicht möglich. Legen Sie zwingend einen neuen Lexware Office Account für die neue Rechtsform an.
Beachten Sie dabei folgende Punkte:
Im Rahmen der Umwandlung erhalten Sie eine neue Steuernummer.
Trennen Sie die Buchhaltung von Einzelunternehmer:in und Gesellschaft explizit voneinander - das schafft auch bei einer Betriebsprüfung klare Übersicht.
Halten Sie zusätzlich Rücksprache mit Ihrer Steuerberatung, da sich auch Gewinnermittlungsart (EÜR/Bilanz) und Besteuerungsart (Soll-/Ist-Versteuerung) ändern können.
Was muss ich tun, wenn ich ein Lexware Geschäftskonto nutze und den Lexware Office Account wechseln muss?
Wenn Sie ein Lexware Geschäftskonto nutzen und den Lexware Office Account wechseln müssen, ist ein Übertrag des bestehenden Geschäftskontos in den neuen Account nicht möglich.
So gehen Sie vor:
Eröffnen Sie im neuen Lexware Office Account ein neues Lexware Geschäftskonto.
Kündigen Sie Ihr altes Lexware Geschäftskonto.
Hinweis: Pro Lexware Office Account ist immer nur ein Lexware Geschäftskonto möglich.
Brauchen Sie weitere Unterstützung?
Sollten Sie Fragen rund um das Lexware Geschäftskonto haben, kontaktieren Sie bitte unseren Banking-Support unter banking@lexware.de.