Mit Lexware Office erstellst du Rechnungen und Teilrechnungen in wenigen Klicks. Diese Anleitung zeigt dir den gesamten Weg – von den Voraussetzungen über die Schritt-für-Schritt-Erstellung bis hin zu Versand und Ablage.
Was du vor der Rechnungserstellung prüfen solltest
Damit die Rechnungserstellung in Lexware Office reibungslos funktioniert, sollten folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Deine Unternehmensstammdaten (Name, Adresse, Steuernummer) sind vollständig unter Einstellungen hinterlegt.
Die Nummernkreis-Einstellung (automatische Vergabe der Rechnungsnummern) ist unter Einstellungen konfiguriert.
Der Kunde ist im System angelegt oder die Adressdaten liegen bereit.
Du nutzt mindestens Lexware Office Version M – in Version S ist die Rechnungserstellung nicht enthalten.
Für englischsprachige Rechnungen und Abschlagsrechnungen benötigst du Lexware Office Version XL.
Bei Teilrechnungen: Vorherige Abschlagsrechnungen müssen als bezahlt markiert sein, damit Lexware Office die Abschläge automatisch erkennt und abzieht.
Erklärvideo: Rechnung erstellen in Lexware Office
Das folgende Video zeigt, wie du eine Rechnung in Lexware Office erstellst – von der Kundeneingabe bis zum Versand.
Rechnung oder Teilrechnung erstellen – Schritt für Schritt
In Lexware Office gibt es zwei Wege, eine Rechnung oder Teilrechnung zu erstellen: direkt über das Hauptmenü oder durch Weiterführen eines bestehenden Angebots bzw. einer Auftragsbestätigung.
Weg 1: Neue Rechnung direkt erstellen
Klicke im Hauptmenü auf das +-Symbol und wähle Rechnung erstellen. Alternativ öffne die Belegliste und klicke auf Neuer Beleg > Rechnung.
Wähle im Feld Kunde den Kunden aus oder lege einen neuen Kunden direkt an. Lexware Office schlägt dir automatisch passende offene Vorbelege (Angebote, Auftragsbestätigungen) vor – diese kannst du mit einem Klick übernehmen.
Prüfe das Rechnungsdatum und die Zahlungsbedingungen. Trage das Leistungsdatum ein, falls es vom Rechnungsdatum abweicht.
Klicke auf + Artikel, um Produkte oder Dienstleistungen aus deinem Artikelstamm hinzuzufügen, oder lege eine Freitextposition für individuelle Einträge an.
💡 Tipp: Klicke auf das +-Symbol direkt neben + Artikel, um bis zu 10 Leerzeilen gleichzeitig einzufügen. Das beschleunigt die Eingabe bei umfangreichen Rechnungen erheblich.
Passe Menge und Preis der einzelnen Positionen an. Bei einer Teilrechnung lösche oder reduziere die Positionen, die du erst mit der Schlussrechnung abrechnen möchtest.
Scrolle bei einer Teilrechnung ans Ende der Positionsliste zum Bereich Abzug bereits gezahlter Abschläge und wähle die bezahlten Abschlagsrechnungen aus.
⚠️ Hinweis: Nur vollständig als bezahlt markierte Abschlagsrechnungen erscheinen in diesem Bereich und können abgezogen werden.
Klicke auf Weiter zur Vorschau, um das fertige PDF-Layout zu prüfen und bei Bedarf ein alternatives Layout auszuwählen.
Klicke auf Abschließen und Speichern, um die Rechnung zu finalisieren und eine finale Rechnungsnummer zu vergeben.
Drucke die Rechnung aus oder versende sie über den Button Per E-Mail senden direkt an deinen Kunden.
Weg 2: Angebot oder Auftragsbestätigung zur Rechnung weiterführen
Hast du bereits ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung in Lexware Office erstellt? Dann kannst du dieses direkt in eine Rechnung umwandeln.
Öffne die Belegliste und wähle das gewünschte Angebot oder die Auftragsbestätigung aus.
Klicke oben rechts auf die drei Punkte und wähle den Button Weiterführen zur Rechnung.
Lexware Office erstellt automatisch eine neue Rechnung mit den Positionen aus dem Originalbeleg. Bezahlte Abschlagsrechnungen werden dabei automatisch abgezogen.
Passe die Positionsliste an – bei einer Teilrechnung entferne oder reduziere Positionen, die erst später abgerechnet werden sollen.
Klicke auf Abschließen und Speichern, um die Rechnung zu finalisieren.
⚠️ Hinweis: Mehrere Teilrechnungen lassen sich in Lexware Office nicht zu einer gemeinsamen Schlussrechnung zusammenführen. Eine Teilrechnung rechnet einen klar abgegrenzten Teil deiner Leistungen abschließend ab – eine Kumulierung wie bei Abschlagsrechnungen ist nicht möglich. Wenn du Teilzahlungen vorab einfordern und am Ende über eine Schlussrechnung verrechnen möchtest, nutze stattdessen Abschlagsrechnungen.
Belegpositionen hinzufügen und anpassen
Im Belegeditor stehen dir folgende Möglichkeiten zur Verfügung, um Rechnungspositionen zu bearbeiten:
Hinzufügen: Klicke auf + Artikel, um einen Artikel aus dem Stamm einzufügen oder direkt neu anzulegen. Über das +-Symbol neben dem Button fügst du bis zu 10 Zeilen auf einmal ein.
Verschieben: Markiere eine Position und nutze das Sortiersymbol, um die Reihenfolge anzupassen.
Duplizieren: Markiere eine Position und klicke auf das Duplizieren-Symbol, um ähnliche Positionen schnell zu vervielfältigen.
Rabatte vergeben: Trage für einzelne Positionen einen Rabatt direkt im Rabattfeld ein. Alternativ lege einen Gesamtrabatt als eigene Position an – wahlweise als prozentualen oder absoluten Betrag.
Freitextpositionen: Füge Freitextpositionen für Projektbezeichnungen, besondere Vermerke oder zusätzliche Informationen hinzu. Freitextpositionen können bei Bedarf als Vorlage gespeichert werden.
Steuer-Aufschlüsselung einblenden: Klicke beim Gesamtbetrag auf das Symbol mit den zwei übereinanderliegenden Pfeilen, um die Steueraufschlüsselung der Rechnung anzuzeigen.
Woran du erkennst, dass deine Rechnung erfolgreich erstellt wurde
Nach dem Abschließen erscheint die Rechnung direkt in deiner Belegliste mit dem Status Offen. In der Kundendetailansicht wird der generierte Umsatz korrekt ausgewiesen und die offenen Posten sind aktualisiert. Du kannst die fertige Rechnung nun über den Button Drucken ausdrucken oder über Per E-Mail senden direkt versenden.
Häufige Probleme und Lösungen bei der Rechnungserstellung
Falls bei der Rechnungserstellung in Lexware Office etwas nicht wie erwartet funktioniert, helfen diese Hinweise weiter:
Abschlagsrechnung wird bei der Teilrechnung nicht angezeigt: Prüfe den Status der Abschlagsrechnung. Nur als bezahlt markierte Abschlagsrechnungen erscheinen im Bereich Abzug bereits gezahlter Abschläge.
Fehlerhafte Rechnung wurde bereits versendet: Bearbeite die Rechnung nicht nachträglich. Klicke auf Stornieren und erstelle eine korrigierte Version über die Funktion Duplizieren neu.
Der Menüpunkt „Rechnung erstellen“ fehlt: Prüfe deinen Tarif unter Einstellungen. Die Rechnungserstellung ist ab Lexware Office Version M verfügbar.
Die Option „Neue Abschlagsrechnung“ fehlt im Menü: Abschlagsrechnungen sind ausschließlich im Tarif Lexware Office XL verfügbar. Prüfe deinen Tarif unter Einstellungen.
„Weiterführen zur Abschlagsrechnung“ erscheint nicht in den drei Punkten einer Auftragsbestätigung: Auch dieser Weg ist ausschließlich im Tarif Lexware Office XL verfügbar. Prüfe deinen Tarif unter Einstellungen.
Positionen auf englischen Rechnungen werden nicht automatisch übersetzt: Lexware Office übersetzt ab Version XL das Rahmengerüst der Rechnung, jedoch nicht die individuellen Artikelbezeichnungen. Lege Artikel manuell in englischer Sprache an.
Häufige Fragen zur Rechnungserstellung
Was ist der Unterschied zwischen einer Abschlagsrechnung und einer Teilrechnung?
Eine Abschlagsrechnung dient dazu, Teilzahlungen für noch nicht vollständig erbrachte Leistungen anzufordern. Eine Teilrechnung (auch: Teilschlussrechnung) stellt dagegen bereits erbrachte und abgenommene Teilleistungen abschließend in Rechnung – unabhängig von einer späteren Gesamtabrechnung. Ein Beispiel: der fertiggestellte Keller eines Hauses als erster Bauabschnitt eines Projekts.
⚠️ Hinweis: Abschlagsrechnungen sind nur im Tarif Lexware Office XL verfügbar. Hier erfährst du, wie du eine Abschlagsrechnung erstellst.
Kann ich eine Rechnung in Lexware Office nachträglich bearbeiten?
Du kannst eine Rechnung in Lexware Office nachträglich bearbeiten, solange sie noch nicht abgeschlossen wurde. Bei einer bereits abgeschlossenen Rechnung empfehlen wir, die Rechnung zu stornieren und über die Funktion Duplizieren neu auszustellen – so vermeidest du steuerlich relevante Risiken durch nachträgliche Änderungen.
Was ist eine Teilrechnung und wie erstelle ich sie?
Eine Teilrechnung stellt einen klar abgegrenzten Teil deiner Leistungen abschließend in Rechnung. In Lexware Office erstellst du eine Teilrechnung genauso wie eine reguläre Rechnung: Starte die Rechnungserstellung über das +-Symbol, wähle den Kunden aus und passe die Positionsliste auf die tatsächlich abzurechnende Teilleistung an. Bezahlte Abschlagsrechnungen kannst du am Ende der Positionsliste unter Abzug bereits gezahlter Abschläge abziehen.
Bitte beachte: Mehrere Teilrechnungen können in Lexware Office nicht zu einer Schlussrechnung kumuliert werden. Für projektbasierte Abschlagszahlungen mit abschließender Schlussrechnung nutze Abschlagsrechnungen.
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