Seit dem 01.01.2025 steht für Unternehmer:innen eine bedeutende Veränderung an: Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die E-Rechnungspflicht bei B2B-Geschäften eingeführt.
Diese neue Regelung markiert einen entscheidenden Schritt in der fortschreitenden Digitalisierung der Geschäftswelt. E-Rechnungen gewinnen zunehmend an Bedeutung und werden bald unverzichtbar im täglichen Geschäftsverkehr.
Doch keine Sorge – mit Lexware Office bist du bestens vorbereitet 🙌🏼 In diesem Artikel erhältst du wichtige Informationen rund um die E-Rechnungspflicht und erfährst, wie Lexware Office dir dabei hilft, den Übergang reibungslos zu gestalten.
E-Rechnungspflicht: Einfach umsetzen mit Lexware Office
Was du zur E-Rechnung wissen musst
An eine elektronische Rechnung werden hohe Anforderungen gestellt. Eine E-Rechnung muss demnach in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und eingelesen werden, welches eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Die EU-Richtlinie EN 16931 gibt die Verwendung des strukturierten Datenformats XML für den elektronischen Rechnungsaustausch vor, welches eine automatisierte Rechnungsverarbeitung ermöglicht.
Die Pflicht zur Erstellung und dem Einlesen von E-Rechnungen ist Teil des Wachstumschancengesetzes. Die neuen Regelungen gelten bereits seit dem 01.01.2025. Allerdings gibt es auch Übergangsfristen, um die Umstellung zu erleichtern.
Hinweis 👉 Bei einer digitalen PDF-Rechnung handelt es sich nicht um eine rechtskonforme E-Rechnung❗
Pflicht zur E-Rechnung seit 2025
Seit 2025 sind alle inländischen Unternehmer:innen im B2B-Bereich dazu verpflichtet, E-Rechnungen einlesen und verarbeiten zu können.
Übergangsregelung zur Ausstellung von E-Rechnungen
Aufgrund des Umstellungsaufwandes gibt es für die Rechnungsausstellung folgende Übergangsregelungen in den Jahren 2025 bis 2027 geben:
Bis Ende 2026: Es sind neben E-Rechnungen auch Papierrechnungen und – vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers – sonstige elektronische Rechnungen (z. B. PDF) zulässig.
Bis Ende 2027: Die vorherige Regelung gilt weiterhin, jedoch nur noch für inländische Unternehmen mit einem Gesamtumsatz (i.S.d. § 19 Abs. 3 UStG) im vorangegangenen Kalenderjahr (2026) von bis zu 800.000 Euro.
Ab 2027: Es dürfen auch EDI-Rechnungen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers ausgestellt werden.
Wichtig: Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnung dann zwingend umzusetzen. Spätestens ab diesem Zeitpunkt müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, E-Rechnungen auszustellen.
Welche E-Rechnungsformate gibt es?
Aus Sicht der Finanzverwaltung entsprechen sowohl XRechnungen als auch Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Format grundsätzlich dem geforderten europäischen Format einer E-Rechnung.
XRechnung | ZUGFeRD |
Hierbei handelt es sich um einen strukturierten XML-Datensatz der maschinell ausgelesen werden kann.
Aber: hier gibt es keinerlei Möglichkeiten für ein Firmendesign. Corporate Design, grafische Elemente oder eine individuelle Schriftart können nicht verwendet werden. | Da XRechnungen für Menschen schlecht lesbar sind, wurde das Format ZUGFeRD entwickelt.
Dieses Format ist eine PDF-Datei, in welche „unsichtbar" eine XML-Datei integriert ist.
Somit ist die Rechnung sowohl für Mensch als auch Maschine lesbar und kann an das Firmendesign angepasst werden. |
🚀 Mit Lexware Office kannst du einfach und schnell E-Rechnungen erstellen, versenden und erfassen.
Erstellung einer XRechnung
Wie du eine XRechnung erstellen kannst, erfährst du hier:
Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung
Wie du eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen kannst, erfährst du hier:
Erfassung von E-Rechnungen
Bei ZUGFeRD-Rechnungen, welche der EN16931 entsprechen, werden die Inhalte aus der XML-Datei ausgelesen. ZUGFeRD-Rechnungen mit fehlerhaftem XML-Anhang werden ebenfalls angenommen. Hier wird übergangsweise das PDF-Bild für die Inhaltserkennung genutzt.
Für dich ändert sich der Arbeitsablauf in der Belegerfassung dadurch nicht.
Natürlich kannst du auch weiterhin klassische Rechnungen als PDF, JPEG oder PNG hochladen.
Wie Sie eine E-Rechnung in der Belegerfassung einlesen können, erfahren Sie hier:
Welche Vorteile bieten E-Rechnungen?
Für rechnungsstellende Auftraggeber und Lieferanten bringt die E-Rechnung viele Vorteile mit sich:
💰 Kostenersparnis (z.B. für Papier, Drucker/Toner, Porto)
🕝 Zeitersparnis (z.B. kein Ausdruck, keine Kuvertierung, keine Laufzeiten zu Briefkästen,...)
🏃💨 Schnelle Zustellung innerhalb von Minuten oder Sekunden und Beschleunigung des Zahlungseinganges (Verbesserung der Liquidität)
🗃️ Geringerer Lager- und Archivierungsplatz
🤩 Bessere Skontonutzung, Einhaltung von Zahlungszielen, Vermeidung von Mahnungen, Vermeidung von Nicht- und Doppelzahlungen und von Korrekturen
Drei Fragen zur E-Rechnung an Christian Steiger von Lexware
Christian Steiger
Geschäftsführer von Lexware
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für kleine Unternehmen und Selbstständige?
"Für Lexware Office-Kund:innen: nichts. Für alle, die noch mit Stift und Papier oder Word und Excel ihre Rechnungen schreiben, stellt die E-Rechnungspflicht ab 2025 dagegen eine bedeutende Veränderung dar. Um E-Rechnungen empfangen zu können, brauchen sie dann geeignete Software."
Sind die Lösungen von Lexware Office E-Rechnungs-ready?
"Ja, wir werden unseren Kund:innen das Thema komplett abnehmen. Du musst dich mit dem Thema nicht befassen."
Was sollten Unternehmen machen, die aktuell noch ohne Software arbeiten?
"Jetzt loslegen! Es ist immens wichtig, das eigene Unternehmen im Griff zu haben – jetzt und in Zukunft. Es gilt, das eigene Unternehmen endlich ins digitale Zeitalter zu führen und nicht nur immens Zeit zu sparen, sondern die lästigen Pflichten nahezu vollständig zu automatisieren."
Behalte diesen Artikel und unsere Sammlung zum Thema E-Rechnung im Blick, um zu allen Entwicklungen rund um die E-Rechnung in Lexware Office auf dem Laufenden zu bleiben 🔭
Wir halten dir den Rücken frei, so dass du mehr Zeit für dein Business hast.
