Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt, tragen Sie das Ende des Beschäftigungsverhältnisses in Lexware Office ein. Damit lösen Sie automatisch die nötigen Abmeldungen bei Krankenkasse und Finanzamt aus und stellen sicher, dass Ihre Lohnabrechnung korrekt weiterläuft.
Ändert sich nur die Beschäftigungsart – kein echter Austritt?
Wenn Sie zum Beispiel einen Minijobber zur Angestellten machen oder einen Azubi nach der Ausbildung übernehmen, tragen Sie keinen Austritt ein. Nutzen Sie stattdessen den Artikel Beschäftigungsverhältnis ändern (Beschäftigungsart wechseln).
So beenden Sie ein Beschäftigungsverhältnis
Um das Beschäftigungsverhältnis einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters in Lexware Office zu beenden, haben Sie zwei gleichwertige Wege.
Variante 1 (empfohlen)
Mitarbeiter in der schwarzen Menüleiste oben anklicken.
Die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter auswählen, deren bzw. dessen Beschäftigungsverhältnis endet.
Auf die Aktionsschaltfläche mit den drei Punkten … klicken und Arbeitsverhältnis beenden wählen.
Im sich öffnenden Dialog tragen Sie das Enddatum des Arbeitsvertrags ein und legen den Austrittsgrund fest. Nach dem Speichern ist der Austritt erfasst.
Variante 2
Die Details der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters öffnen, deren bzw. dessen Beschäftigungsverhältnis Sie beenden möchten.
Den Bereich Eintritt suchen und dort das Enddatum des Arbeitsvertrags eintragen.
Vor dem Speichern den Austrittsgrund ergänzen und die Änderungen speichern.
Wichtig: Tragen Sie als Enddatum den letzten tatsächlichen Arbeitstag ein – nicht den ersten Tag danach. Ist eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter beispielsweise am 28. Februar zum letzten Mal für Sie tätig, tragen Sie den 28. Februar als Enddatum ein – nicht den 1. März. Tragen Sie stattdessen den 1. März ein, kann das zu einer Fehlermeldung führen, weil Lexware Office für diesen Tag noch eine Arbeitszeit erwartet.
Welchen Austrittsgrund sollten Sie wählen?
Wählen Sie beim Beenden eines Beschäftigungsverhältnisses den Austrittsgrund, der der Wahrheit am nächsten kommt. Bis auf die besonderen Austrittsgründe Aussteuerung (Ende des Krankengeldanspruchs nach 78 Wochen) und Tod führen alle Austrittsgründe zur selben Abmeldung bei der Krankenkasse. Bei der Auswahl des Austrittsgrunds müssen Sie sich also keine Sorgen um unterschiedliche technische Abläufe machen – nur diese beiden Sonderfälle weichen ab.
Was passiert, nachdem Sie das Austrittsdatum gespeichert haben?
Sobald Sie das Ende eines Beschäftigungsverhältnisses in Lexware Office speichern, löst das automatisch mehrere elektronische Meldungen aus (abhängig von der Beschäftigungsart):
Abmeldung bei der Krankenkasse
Abmeldung bei ELStAM (elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale)
Lohnsteuer-Bescheinigung für lohnsteuerpflichtige Beschäftigungsverhältnisse
Lexware Office verschickt diese Meldungen automatisch mit der nächsten Lohnabrechnung, die auf das Austrittsdatum beziehungsweise auf die Erfassung des Austrittsdatums folgt. Die zugehörigen Bescheinigungen finden Sie in den Arbeitgeberdokumenten. Händigen Sie die Unterlagen an die ausgeschiedene Mitarbeiterin oder den ausgeschiedenen Mitarbeiter aus.
Wichtig: Ein eingetragener Austritt wird erst mit einem Monatswechsel beziehungsweise mit einer Abrechnung wirksam. Wenn Sie den Monat bereits abgerechnet und erst danach das Austrittsdatum eingetragen haben, wird die Abmeldung erst mit der nächsten Monatsabrechnung versendet. Beschäftigen Sie danach keine weiteren Mitarbeitenden mehr, führen Sie trotzdem einen Monatswechsel durch – das funktioniert auch ohne aktive Mitarbeitende.
Fehlermeldung: 0 Stunden können nicht eingetragen werden
Wenn Sie beim Erfassen des Austritts eine Fehlermeldung erhalten, dass 0 Stunden nicht eingetragen werden können, und deshalb auch für Ihre übrigen Mitarbeitenden keine Abrechnung möglich ist, liegt das in der Regel an einem falsch gewählten Enddatum.
Ursache: Sie haben als Austrittsdatum den 1. eines Monats eingetragen, obwohl die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter tatsächlich bereits am letzten Tag des Vormonats zum letzten Mal gearbeitet hat. Für diesen 1. erwartet Lexware Office weiterhin eine Arbeitszeit – 0 Stunden lässt das System an dieser Stelle nicht zu. Dadurch blockiert die Abrechnung nicht nur für diese eine Person, sondern für den gesamten Abrechnungsmonat.
So lösen Sie das Problem:
Prüfen Sie, wann der letzte tatsächliche Arbeitstag der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters war.
Korrigieren Sie das Austrittsdatum auf diesen letzten Arbeitstag, also den letzten Tag des Vormonats, statt auf den 1. des Folgemonats. Öffnen Sie dazu erneut das Drei-Punkte-Menü in der Mitarbeiterliste oder die Mitarbeiterdetails und wählen Sie Arbeitsverhältnis beenden beziehungsweise den Bereich Eintritt
Muss das Austrittsdatum aus anderen Gründen auf den 1. eines Monats fallen, tragen Sie für den betroffenen Zeitraum stattdessen eine Abwesenheit Unbezahlter Urlaub ein: Gehen Sie dazu in der schwarzen Menüleiste auf Abrechnung, dann auf Abwesenheiten und Abwesenheit hinzufügen.
Mit einer der beiden Optionen können Sie die Abrechnung fortsetzen und den Monatswechsel abschließen.
Sie haben das Austrittsdatum nach der Abrechnung eingetragen – was jetzt?
Haben Sie die Lohnabrechnung für den Monat bereits erledigt und tragen erst danach das Austrittsdatum ein, ist die Reihenfolge eigentlich umgekehrt gedacht: Lexware Office erwartet, dass Sie zuerst das Austrittsdatum speichern und danach die Abrechnung erledigen.
Wenn Sie in dieser Situation stecken und keine weiteren Abrechnungen für diese Mitarbeiterin oder diesen Mitarbeiter erstellen möchten, führen Sie eine Monatsabrechnung ohne Mitarbeitende durch:
In Lexware Office auf Abrechnung gehen.
Auf Abrechnungsmonat auf MM|JJJJ umstellen klicken und den nächsten Monat wählen (Beispiel: auf Juli 2026 umstellen, wenn Juni 2026 ohne Mitarbeitende abgerechnet werden soll).
Im passenden Monat angekommen, können Sie bei Bedarf über + Mitarbeiter anlegen wieder Mitarbeitende ergänzen, die für die Abrechnung relevant sind.
Dieser Monatswechsel funktioniert auch dann, wenn Sie aktuell gar keine aktiven Mitarbeitenden mehr beschäftigen.
Häufige Fragen zum Beschäftigungsverhältnis beenden
Kann ich das Austrittsdatum nachträglich ändern?
Kann ich das Austrittsdatum nachträglich ändern?
Ja, Sie können das Austrittsdatum einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters in Lexware Office nachträglich ändern, solange die betroffene Abrechnung noch nicht final abgeschlossen wurde. Öffnen Sie dazu die Mitarbeiterdetails und passen Sie das Enddatum im Bereich Eintritt / Austritt an.
Muss ich für ausgeschiedene Mitarbeitende noch etwas tun, wenn ich sonst keine Angestellten mehr beschäftige?
Muss ich für ausgeschiedene Mitarbeitende noch etwas tun, wenn ich sonst keine Angestellten mehr beschäftige?
Ja, Sie müssen auch ohne aktive Mitarbeitende einmal den Abrechnungsmonat wechseln, damit die Abmeldungen bei Krankenkasse und Finanzamt automatisch ausgelöst werden. Nutzen Sie dazu die Schritte im Abschnitt „Sie haben das Austrittsdatum nach der Abrechnung eingetragen“.