Da wachsen selbst manchem Abrechnungsprofi graue Haare. Mit Lexware Office dagegen brauchst du dir keine Sorgen um deine Frisur zu machen.
Das wichtigste vorweg: Besonders bei Kurzarbeit unverzichtbar, dass du die Abwesenheitszeiten im Schritt 1 jeder monatlichen Abrechnung gewissenhaft und vollständig prüfst und erfasst. Denn sonst kann es zu Berechnungsfehlern und nachträglichen Korrekturen kommen, welche doppelte Arbeit verursachen. Dafür ist es hilfreich zu wissen, wie sich einzelne Abwesenheiten auswirken.
Voraussetzungen für die automatische Berechnungen
Um von den nachfolgend beschriebenen Automatismen zu profitieren, solltest du diese drei Punkte beherzigen:
Erfasse die Kurzarbeitergeld-Bewilligung (ggf. den vorherigen Antrag) im Kurzarbeit-Assistenten (links oben auf der Übersicht / Startseite im Lohn); falls du den Kurzarbeit-Assistenten ausgeblendet hast, kannst du ihn über diesen LINK wieder aktivieren.
Gib die Ausfallstunden Kurzarbeit möglichst immer als durchgängige Ausfallstunden (prozentualer Ausfall) ein. Dann brauchst du nicht selbst rumzurechnen. Lexware Office macht das automatisch für dich. Und zwar bei allen Mitarbeitern mit durchgängigem, also gleichbleidenden Arbeitsausfall über einen ganzen Monat oder auch Teilmonat (also zum Beispiel Beginn der Kurzarbeit am 16. März). Hier ist der Arbeitsausfall quasi immer prozentual im Verhältnis zu normaler Arbeit darstellbar und wird so in der monatlichen Abrechnung erfasst.
Keine automatische Berechnung für Individuelle Ausfallstunden
Es dürfte höchst selten vorkommen, dass bei "fest angestellten" Mitarbeiter:innen die Arbeitszeit extrem schwankt und ihr keine regelmäßigen Wochenarbeitstage vereinbart habt. Dann rechnet Lexware Office mit den betriebsüblichen Arbeitstagen, die du in den Firmendaten angegeben hast und die sich ja mit Öffnungs- oder Betriebszeiten decken. Aushilfen wie Minijobber, Kurzfristig Beschäftigte oder Werkstudenten haben dagegen ohnehin keinen Anspruch auf Kurzarbeitergeld.
Gib möglichst nie individuelle Ausfallstunden an, weil Lexware Office dann bei Abwesenheiten nicht wie nachstehend erläutert rechnerisch unterstützen kann. Falls du mal gar keinen anderen Ausweg siehst, dann schildere uns lieber im Support den Sachverhalt: Wir versuchen dann, dir einen Lösungsweg aufzuzeigen.
A) Erholungsurlaub während Kurzarbeit
Mitarbeiter verlieren nicht ihren Urlaubsanspruch bei Kurzarbeit. Selbst bei längerer "Kurzarbeit Null" (kompletter Arbeitsausfall) besteht der vereinbarte oder der gesetzliche Mindest-Jahresurlaubsanspruch unverändert. Bereits genehmigter Urlaub kann nicht wegen Kurzarbeit abgelehnt werden.
Nehmen Mitarbeiter während der Kurzarbeit Urlaubstage, so gibt es für diese Tage kein Kurzarbeitergeld sondern das volle, ungekürzte Urlaubsentgelt. Das ermittelt Lexware Office automatisch.
B) Krankheit parallel zu Kurzarbeit
Sind Mitarbeiter während Kurzarbeit im Betrieb krank, dann richtet sich auch die Entgeltfortzahlung am prozentualen Arbeitsausfall im jeweiligen Monat aus.
Beispiel 1: Krankheit mit Entgeltfortzahlung
Ein Mitarbeiter ist "zu 50 % auf Kurzarbeit" und ist in diesem Monat zwei Tage krank. Er erhält Entgeltfortzahlung entsprechend des hälftigen Arbeitsausfalls
zur einen Hälfte regulär oben in den Lohnarten der Abrechnung und
zur anderen Hälfte in Höhe des Kurzarbeitergeldes (in der Abrechnung im Kurzarbeitergeld enthalten, erhöht als "Netto-Bezug" die Auszahlung unterhalb des eigentlichen Netto)
Der Erstattungsantrag für den regulären Teil der Lohnfortzahlung wird wie sonst üblich automatisch von Lexware Office erstellt und an die Krankenkasse gemeldet nachdem du die Abrechnung freigegeben hast. Der im Kurzarbeitergeld enthaltene Teil wird in die Abrechnungsliste mit übernommen und von der Arbeitsagentur mit erstattet.
Das Abrechnungsbeispiel zeigt dir meine Kollegin Claudia auch gern im zweiten Teil dieses Videos (auch inklusive Feiertagsfortzahlung für Stundenlöhner während Kurzarbeit):
Beispiel 2: Krankheit ohne Entgeltfortzahlung
Im Betrieb "herrscht" Kurzarbeit mit 100 % Ausfall. Eine Mitarbeiterin meldet sich ab 11. Mai für den Rest des Monats krank. Wegen Vorerkrankungen ist der 6-wöchige Entgeltfortzahlungsanspruch bereits abgelaufen. Du erfasst also als Abwesenheiten Krankheit ohne Entgeltfortzahlung vom 11.5. - 31.5.
In diesem Fall erhält die Mitarbeiterin Krankengeld in Höhe des Kurzarbeitergeldes. Kurios daran: Du zahlst in diesem Fall deinem Mitarbeiter dieses Krankengeld im Auftrag der Krankenkasse aus und erhältst es auf Antrag erstattet. Den Antrag stellt dir - wie nicht anders erwartet - natürlich Lexware Office versandfertig zur Verfügung.
Das musst du beachten:
Erfasse (ganz normal) die Krankheitstage im ersten Abrechnungsschritt unter Abwesenheiten
gib unbedingt die Ausfallstunden Kurzarbeit als durchgängigen prozentualen Arbeitsausfall ein
schließe die Abrechnung erst kurz nach dem Monatswechsel ab. Oder zumindest frühestens dann, wenn du das Ende des Krankheitszeitraums weißt und keine sonstigen Änderungen mehr zu erwarten sind. Denn diesen Sachverhalt möchtest du sicher nicht auch noch korrigieren müssen, oder? Zugegeben: Wir im Support auch nicht. 🤔
C) Sonderfall: Krankheitsbeginn vor Kurzarbeitbeginn
Normalerweise müsstest du bei Krankheit das Entgelt bis zu sechs Wochen fortzahlen. Weil aber Kurzarbeit herrscht, wäre irgendwie auch die Arbeitsagentur "am Drücker". Hier ist es aber so, dass wenn sich zwei streiten, der Dritte sich vermutlich eher ärgert als freut: Jedenfalls erhält hier der Mitarbeiter ab betrieblichem Kurzarbeit-Beginn "Krankengeld in Höhe des Kurzarbeitergeldes" - und zwar von seiner Krankenkasse.
Und um es für den Mitarbeiter so unbürokratisch wie möglich zu machen: Du streckst das finanziell vor im Rahmen deiner Fürsorgepflicht gegenüber deinen Beschäftigten über die Lohnabrechnung. Und "darfst" es dir von der Krankenkasse zurückholen. Aber nicht über den normalen Umlage-Erstattungsantrag wie bei sonstigen Krankheitszeiten, sondern über einen gesonderten Antrag. Dafür bekommst du die Kohle aber voll zurück und nicht nur anteilig.
Hört sich wahnsinns-deutsch-kompliziert an 🤯, nicht wahr?
Ist es eigentlich auch, aber nicht mit Lexware Office!
So gehst du im Detail vor
Erfasse die Abwesenheit Krankheit
Wichtig: Solange noch Anspruch auf die sechswöchige Entgeltfortzahlung besteht als "normale Krankheit", also NICHT(!) "ohne Entgeltfortzahlung"; nur so wird sicher gestellt, dass Lexware Office die Krankenkassen-Abrechnung dafür korrekt erstellt.
Wenn die Krankheit länger als sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit auslösen sollte, ist natürlich ab Beginn der 7. Woche Krankheit ohne Entgeltfortzahlung zu erfassen.
Ausfallstunden erfassen (Anfang Juni im Rahmen der Lohnabrechnung Mai)
Im Schritt Löhne und Gehälter erfasse die Ausfallstunden prozentual über den ganzen Monat; und zwar unabhängig davon dass der Mitarbeiter krank ist inklusive der Krankheitsdauer. Also zum Beispiel durchgängige Ausfallzeit mit 40/60/80/100 % Arbeitsausfall - wie eben von der Arbeitsagentur genehmigt).
Den sich überschneidenden Zeitraum erkennt Lexware Office und grenzt ab, was anteilig Krankengeld in Höhe KuG und was (ab Arbeitsfähigkeit) tatsächlich als Kurzarbeitergeld ausgezahlt und von wem zurückgefordert werden soll.
Schließe den Monat ab, sobald dir alle Daten vorliegen (am besten nach dem Monatswechsel). Nach Freigabe der Mai-Abrechnung brauchst du nur noch den Antrag auszudrucken, zu unterschreiben und an die Krankenkasse zu schicken. Und dann auf den Zahlungseingang zu warten.
Du findest ihn - wie auch die Abrechnungsliste Kurzarbeitergeld (4) über das Menü > Dokumente (1) > Dokumente für dich als Arbeitgeber (2) bei den Krankenkassen-Dokumenten (3).
Bei der Abrechnungsliste Kurzarbeitergeld ist ein fertig an die Krankenkasse addressiertes Anschreiben mit dabei, Du brauchst also nur noch unterschreiben, eintüten und versenden.
Bitte um feedback zur Verständlichkeit
Ist das für dich alles nachvollziehbar? Gerne kritisches Feedback mit konkreten Punkten, wo du ggf. einen Abhänger hast, oder wo es "too much" ist. Vielen Dank 😎