Was sind Ausfallstunden Kurzarbeit und worauf muss ich achten?
Die Ausfallstunden Kurzarbeit sind die gegenüber dem Dienstplan oder der regelmäßigen / üblichen Arbeitszeit ausgefallenen Stunden.
Sobald die Arbeitsagentur Kurzarbeit bewilligt hat, sind die Ausfallstunden in der monatlichen Abrechnung zu erfassen:
Es gibt zwei Möglichkeiten, die Ausfallstunden zu erfassen:
wenn die Arbeitszeit prozentual gekürzt wird (A)
oder
individuelle Erfassung, eher in Ausnahmefällen (B)
Wichtig: Abwesenheiten vorab vollständig erfassen
Achte unbedingt darauf, dass die Abwesenheitszeiten im Schritt 1 der Abrechnung vollständig korrekt erfasst sind (siehe auch unserer weiterer Artikel Urlaub, Krankheit & Co während Kurzarbeit). Denn wenn du nachträglich etwas verbesserst, sind anschließend zusätzlich auch die Kurzarbeitergeldabrechnung und die Anträge an die Arbeitsagentur korrigiert einzureichen.
Unser TIPP:
In Monaten mit Kurzarbeit immer erst nach dem Monatswechsel abrechnen, auch wenn du das sonst gegebenenfalls vorher tust.
A) Durchgängiger Arbeitsausfall
Dies ist die für dich einfachere Variante: Kannst du den Arbeitsausfall konkret prozentual angeben, ermittelt Lexware Office die monatlichen Ausfallstunden automatisch.
Das ist zum Beispiel dann der Fall,
wenn an zwei von fünf Arbeitstagen = 40 % gearbeitet wird
oder
wenn gar nicht gearbeitet wird (Arbeitsausfall = 100 %).
✅ Auch wenn Kurzarbeit während eines laufenden Monats beginnt oder endet, berücksichtigt Lexware Office das korrekt.
Beispiel: Die Arbeit wird während der Corona-Krise komplett eingestellt
Für Mitarbeiter, die während der durch die Arbeitsagentur bewilligten Kurzarbeit gar nicht arbeiten, beträgt der Arbeitsausfall 100 %. Lexware Office berechnet aufgrund der Sollarbeitszeit in den Mitarbeiterstammdaten den Arbeitsausfall. Das gilt auch, wenn die Kurzarbeit erst im Lauf des Monats begonnen hat.
Für die Mitarbeiterin Andrea Angestellte gilt üblicherweise folgende Sollarbeitszeit:
Ab 16. März ist der Betrieb wegen der Corona-Krise komplett geschlossen, das heißt es liegt 100 % Arbeitsausfall vor.
So gibst du das ein:
Lexware Office ermittelt die 96 Ausfallstunden anhand der Soll-Arbeitszeit, wie diese in den Mitarbeiterdaten hinterlegt ist. Auch für Teilmonate.
B) Individuelle Ausfallstunden als Ausnahme
Die Ausfallstunden solltest du nur dann individuell ermitteln und eingeben, wenn sie sich mit durchgängigem prozentualen Ausfall nicht darstellen lassen. Also beispielsweise
wenn die Auftragslage sich kurzfristig bessert und zwischendurch mehr Stunden gearbeitet wird oder
Mitarbeiter sich komplett frei einteilen können, wann sie die Arbeitszeit leisten um bei reduzierte Auftragslage die benötigte Arbeitsleistung im Interesse der Firma und/oder der Kunden flexibel erbringen
Achtung: In Feiertagsmonaten oder bei paralleler Abwesenheiten können wir die Daten gerne für dich hinterlegen – sende sie uns über den Support zu!
In Monaten mit gesetzlichen Feiertagen ist anteilig anstelle von Kurzarbeitergeld üblicherweise für Feiertage das Entgelt durch den Arbeitgeber fortzuzahlen (siehe Artikel Feiertage während Kurzarbeit). Hier kann Lexware Office nur dann alles korrekt abwickeln, wenn die Ausfallstunden durchgängig als prozentualer Ausfall erfasst werden. Auch bei Urlaubs- oder Krankheitstagen während KuG-Bezug ist es nachteilig, Individuellen Arbeitsausfall zu erfassen. Wenn dies gar nicht vermeidbar ist, musst du die darauf entfallenen Stunden selbst berechnen.
Nenne uns folgende Angaben für möglichst effiziente Unterstützung:
betroffene(r) Mitarbeiter und Abrechnungsmonat
wieviele Arbeitsstunden lagen tatsächlich vor, wieviele Ausfallstunden
warum lassen diese sich nicht prozentual als durchgängiger Arbeitsausfall darstellen (z. B. vorübergehend höhere Arbeitsleistung wegen nicht erwartetem Auftrag vom ... bis ...)
Leider ist es nicht immer so einfach wie im Beispiel 1 oben (Abschnitt A).
Beispiel - vorübergehend volle Arbeitsleistung (Teilmonat)
Seit April gilt im ganzen Betrieb zu 100 % Kurzarbeit. Nun kommt im Juli ein überraschender Auftrag rein: Du bittest einen Mitarbeiter, die Woche vom Mo 6.7. bis Fr 10.7. voll = 40 Stunden zu arbeiten (5-Tage-Woche, Mo–Fr 8h/Tag = 40 h/Woche). Er braucht aber etwas länger und arbeitet tatsächlich insgesamt 46 Stunden an dem Job.
Lösung:
Du setzt die 46 Stunden (IST-Stunden) ins Verhältnis mit den Sollstunden (im Juli 2020 = 23 Arbeitstage Mo–Fr * 8 Stunden = 184 Stunden). Wichtig: Fehlzeiten oder Feiertagsstunden ziehst du bei den Soll-Stunden nicht ab.
Das entspricht dann 25 % (also 46 * 100 / 184). Diese kannst du dann auch als durchgängigen Arbeitsausfall erfassen. Das entspricht zwar nicht genau dem Fall in der Praxis, kommt aber centgenau auf das gleiche Ergebnis.
TIPP:
Um die Sollstunden für einen Monat nicht manuell ermitteln zu müssen, ist es am einfachsten, Lexware Office rechnen zu lassen. Gib zunächst 100 % durchgängigen Arbeitsausfall für den Monat ein.
Lexware Office zeigt dir die Soll-Stunden für den Monat an (ohne Abwesenheiten / Feiertage abzuziehen).
Für die Verhältnisberechnung brauchst du dann nur noch die durch Kurzarbeit ausgefallenen Stunden des Mitarbeiters. Den so ermittelten Prozentsatz trägst du dann anstelle der hilfsweise eingegebenen 100 % ein (im Beispiel 25 %). Als Kontrolle siehst du dann wieder die IST-Stunden (hier 46 Stunden).
Übrigens: Du kannst maximal zwei Nachkommastellen als Prozentwert eingeben, was im Einzelfall mal zu einer geringfügigen Abweichung führen kann.
❗️Achtung bei Abwesenheiten oder in Feiertagsmonaten:
Feiertags-/Urlaubs- oder Krankheitsstunden sind in der durch Lexware Office errechneten Brutto-Sollarbeitszeit mit enthalten (der durch 100 % - Eingabe ermittelte Monatswert zieht zunächst keine Stunden dafür ab).
Für die Ermittlung des Prozentwertes setzt du dazu ausschließlich die wegen Kurzarbeit ausgefallenen Stunden ins Verhältnis – und zwar ohne Abwesenheiten oder Feiertagsstunden mit einzurechnen, das macht Lexware Office dann im Hintergrund: immer vorausgesetzt, diese sind vollständig erfasst bei der Abrechnung.
Beispiel - schwankender Arbeitsausfall
Du hast bei der Arbeitsagentur von April bis zunächst Oktober 60 % Arbeitsausfall (2-Tage-Woche anstatt 5-Tage-Woche) beantragt und genehmigt bekommen. Die Auftragslage schwankt bei dir stark. Du bittest einzelne Mitarbeiter in unterschiedlichem Umfang, diese Aufträge über die 40 % Arbeitsleistung hinaus zu unterstützen.
Lösung:
Im Normalfall passt es auch hier, die individuellen Ist-Stunden jedes Mitarbeiters ins Verhältnis mit seinen Sollstunden zu setzen. Dann kannst du auch hier durchgängigen Arbeitsausfall / prozentual erfassen.
Wichtig: Überprüfen der Mitarbeiter-Arbeitszeiten vor Beginn der Kurzarbeit
Damit die automatische Berechnung der Ausfallstunden zu korrekten Ergebnissen führt, ist es sinnvoll, nochmal je Mitarbeiter (1) nachzusehen, ob in den Vertragsdaten das Arbeitszeitmodell (3) korrekt erfasst ist.
Die Verteilung auf die Wochenarbeitstage kannst du ändern (4). Wenn die Arbeitszeit nicht an allen Tagen gleich ist, genügt es nicht, die wöchentliche Arbeitszeit (3) einzugeben, weil diese ansonsten gleichmäßig auf die betrieblichen Arbeitstage verteilt wird.
Ausfallstunden für Feiertage kannst du nur dann mit ansetzen, wenn für Mitarbeitende an diesem Tag Arbeitsleistung vorgesehen war, also generell Feiertage auch als Arbeitstage in Frage kommen, also wenn (5) = Ja.
Mehr Informationen dazu, wie du die Arbeitszeit richtig erfasst, findest du in einem gesonderten Artikel.
(Stand: 7.8.2020)