Hinterlege die Wöchentliche Arbeitszeit für deine Mitarbeiter:innen in Lexware Office — sie ist die Grundlage für die Berechnung von Urlaubsanspruch und Entgeltfortzahlung. In dieser Anleitung zeigen wir dir, wie du die Wöchentliche Arbeitszeit einträgst und bei Bedarf die Verteilung auf die Arbeitstage individuell anpasst.
Hinweis für Minijobber:innen: Nach § 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 7 NachwG (Nachweisgesetz) musst du als Arbeitgeber die vereinbarte Arbeitszeit schriftlich festhalten und deinen Mitarbeiter:innen aushändigen. Diese Pflicht gilt auch für Minijobber:innen (siehe Broschüre „Arbeitsrecht für Minijobber" der Minijob-Zentrale). Wie du die Wochenarbeitszeit bei unregelmäßigen Stunden ermittelst, erfährst du im Artikel Best Practice zur Ermittlung der Wöchentlichen Arbeitszeit.
So erfasst du die wöchentliche Arbeitszeit für Mitarbeiter:innen
Um die wöchentliche Arbeitszeit für deine Mitarbeiter:innen in Lexware Office zu erfassen, gehe wie folgt vor:
Öffne den gewünschten Mitarbeiter in der Neuanlage oder Bearbeitung.
Wechsle in den Bereich Vertragsdaten.
Trage im Feld Wöchentliche Arbeitszeit die vereinbarte Gesamtzahl der Wochenstunden ein.
Hinweis: Nach der Eingabe verteilt Lexware Office die Wochenarbeitszeit automatisch gleichmäßig auf die Arbeitstage, die in deinen Firmendaten hinterlegt sind.
Klicke auf den Link Arbeitstage und Stundenverteilung ändern, wenn du die Verteilung für diese:n Mitarbeiter:in anpassen möchtest.
Wähle in der Seitenmaske die Option Der Mitarbeiter arbeitet in der Regel wie folgt:
Trage die Arbeitsstunden für jeden Wochentag einzeln ein.
Klicke auf den Button Änderung übernehmen.
Wähle im Feld Arbeitet der Mitarbeiter an Feiertagen? die passende Option:
Nein: Wähle Nein, wenn Feiertage für den Mitarbeiter freie Tage sind. Lexware Office berechnet dann automatisch die gesetzlich vorgeschriebene Entgeltfortzahlung.
Ja: Wähle Ja nur, wenn die:der Mitarbeiter:in auch an Feiertagen arbeitet. In diesem Fall erfolgt keine automatische Entgeltfortzahlung, da der Feiertag ein gewöhnlicher Arbeitstag ist
7. Klicke im Bereich Vertragsdaten auf den grünen Button Speichern.
Hinweis: Die hier hinterlegten Arbeitszeiten sind die Grundlage für die korrekte Berechnung von Fehlzeiten und Entgeltbestandteilen.
So prüfst du die erfasste wöchentliche Arbeitszeit
Die wöchentliche Arbeitszeit ist erfolgreich gespeichert, sobald die Zusammenfassung der Stunden und Arbeitstage im Bereich Vertragsdaten korrekt angezeigt wird.
So gehst du mit Sonderfällen bei der Arbeitszeit um
Szenario / Kontext | Lösungsweg / Beachtung |
Die Wochenarbeitszeit wird automatisch anders verteilt als gewünscht. | Klicke auf Arbeitstage und Stundenverteilung ändern und hinterlege die Stunden je Wochentag manuell. |
Die automatische Verteilung passt nicht zur tatsächlichen Arbeitswoche deiner Mitarbeiter:innen. | Klicke auf Arbeitstage und Stundenverteilung ändern. Du kannst die Stunden individuell für jeden Wochentag anpassen, auch für Tage, die nicht in den Firmendaten hinterlegt sind. |
So aktualisierst du die Arbeitszeit bei Änderungen
Die wöchentliche Arbeitszeit lässt sich jederzeit anpassen — zum Beispiel nach einer Vertragsänderung oder wenn sich die Stunden dauerhaft verschieben. Öffne dazu den gewünschten Mitarbeiter, wechsle in den Bereich Vertragsdaten und trage die neue Wochenarbeitszeit ein. Klicke anschließend auf Speichern. Die Änderung wird ab diesem Zeitpunkt für alle zukünftigen Abrechnungen berücksichtigt.
Wichtig: Bereits abgerechnete Monate werden nicht automatisch angepasst. Wenn du Korrekturen für vergangene Abrechnungszeiträume benötigst, wende dich bitte an den Support.
Warum berechnet Lexware Office eine Entgeltfortzahlung am Feiertag?
Nach § 2 Abs. 1 des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EntgFG) gilt: Fällt die Arbeit wegen eines gesetzlichen Feiertags aus, haben Mitarbeiter:innen Anspruch auf Fortzahlung des Arbeitsentgelts, das ohne den Feiertag angefallen wäre.
Hinweis: Der Anspruch auf Fortzahlung des Arbeitsentgelts, das ohne den Feiertag angefallen wäre, gilt auch für Minijobber:innen.
Lexware Office berücksichtigt diese gesetzliche Vorgabe automatisch. Die Software erzeugt die Entgeltfortzahlung an Feiertagen immer dann, wenn in den Mitarbeiterstammdaten bei der Frage Arbeitet der Mitarbeiter an Feiertagen? die Option Nein hinterlegt ist. Steht die Option auf Ja, betrachtet das System den Feiertag als regulären Arbeitstag und es erfolgt keine automatische Berechnung.
Hinweis: Diese Einstellung gilt ausschließlich für Mitarbeiter:innen mit Stundenlohn. Bei Gehaltsempfänger:innen hat die Option keine Auswirkung auf die Abrechnung.
Beispiel 1 (Anspruch auf Entgeltfortzahlung): Eine Büroangestellte arbeitet regulär von Montag bis Freitag. Fällt der Ostermontag auf einen Arbeitstag, arbeitet sie an diesem Tag nicht, erhält aber dennoch ihren vollen Lohn. (Einstellung im System: Nein).
Beispiel 2 (Kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung): Eine:r Service-Mitarbeiter:in im Restaurant arbeitet laut Vereinbarung auch an Feiertagen. Fällt ein regulärer Arbeitstag auf den Ostermontag und das Restaurant hat geöffnet, ist das ein normaler Arbeitstag — kein Ausfall, daher keine Entgeltfortzahlung. (Einstellung im System: Ja).
Entgeltfortzahlung an einem Feiertag entfernen
Wenn Lexware Office für eine:n Mitarbeiter:in eine Entgeltfortzahlung an einem Feiertag berechnet, die nicht gewünscht ist, passe die Einstellung in den Mitarbeiterstammdaten an:
Setze die Option Arbeitet der Mitarbeiter an Feiertagen? auf Ja. Lexware Office behandelt den Feiertag dann als regulären Arbeitstag — es wird keine Entgeltfortzahlung berechnet.
Weiterführende Informationen zur Arbeitszeit
Wenn du die wöchentliche Arbeitszeit noch festlegen oder besser einordnen möchtest, helfen dir diese weiterführenden Artikel: