Lexware Office benötigt für jede:n Mitarbeiter:in einen Wert im Feld Wöchentliche Arbeitszeit (Mitarbeiter → Vertragsdaten) — als Grundlage für Urlaubsanspruch und Entgeltfortzahlung. Dieser Artikel zeigt, wie Sie den richtigen Wert ermitteln — auch wenn die Stunden schwanken.
Hinweis: Es geht hier um den Wert für das Feld Wöchentliche Arbeitszeit — nicht um die tatsächlich geleisteten Stunden in einem bestimmten Monat.
Wöchentliche Arbeitszeit eintragen, wenn die Stundenzahl feststeht
Wenn der Wert im Feld Wöchentliche Arbeitszeit für eine:n Mitarbeiter:in bekannt ist — zum Beispiel immer 30 Stunden pro Woche — tragen Sie diesen Wert direkt unter Mitarbeiter → Vertragsdaten im Feld Wöchentliche Arbeitszeit ein. Eine weitere Berechnung ist nicht notwendig.
Beispiel: Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt fest 30 Stunden → Sie tragen 30 ein.
Wöchentliche Arbeitszeit bei schwankenden Stunden berechnen
Wenn die wöchentliche Arbeitszeit variiert, ermitteln Sie einen Durchschnittswert aus den tatsächlich geleisteten Stunden der letzten drei Monate. Die tatsächlich geleisteten Stunden dienen dabei als Berechnungsgrundlage — tragen Sie anschließend den errechneten Durchschnittswert im Feld Wöchentliche Arbeitszeit ein.
Schritt 1: Tatsächlich geleistete Stunden der letzten drei Monate addieren
Addieren Sie alle tatsächlich geleisteten Stunden der letzten drei Monate.
💡 Hinweis: Monate, in denen kein Entgelt gezahlt wurde — zum Beispiel wegen Urlaub ohne Entgelt — bleiben bei der Berechnung unberücksichtigt. Liegen noch keine drei Monate vor, rechnen Sie mit den vorhandenen Monaten.
Schritt 2: Monatsdurchschnitt berechnen
Teilen Sie die Gesamtstunden durch die Anzahl der berücksichtigten Monate.
Schritt 3: Wochendurchschnitt berechnen
Teilen Sie den Monatsdurchschnitt durch 4,35. Dieser Wert entspricht der durchschnittlichen Anzahl an Wochen pro Monat (52 Wochen ÷ 12 Monate = 4,33, gerundet 4,35).
Januar: 40 Stunden
Februar: 50 Stunden
März: 60 Stunden
Schritt 1: 40 + 50 + 60 = 150 Stunden
Schritt 2: 150 ÷ 3 = 50 Stunden pro Monat
Schritt 3: 50 ÷ 4,35 = 11,50 Stunden pro Woche
Ergebnis: Sie tragen 11,50 im Feld Wöchentliche Arbeitszeit unter Mitarbeiter → Vertragsdaten ein.
Wöchentliche Arbeitszeit schätzen, wenn noch keine Stunden vorliegen
Wenn noch keine Stunden vorliegen, schätzen Sie die wöchentliche Arbeitszeit auf Basis Ihrer Erfahrungswerte.
So gehen Sie vor:
Orientieren Sie sich an vergleichbaren Mitarbeiter:innen in ähnlichen Rollen.
Schätzen Sie einen realistischen Durchschnittswert und tragen Sie diesen unter Mitarbeiter → Vertragsdaten im Feld Wöchentliche Arbeitszeit ein.
Passen Sie den Wert an, sobald nach einigen Monaten eine belastbare Datenbasis vorliegt. Berechnen Sie dann den Durchschnitt der letzten drei Monate: Gesamtstunden ÷ Anzahl Monate ÷ 4,35.
Beispiel: Eine neue Aushilfe soll ähnlich eingesetzt werden wie eine bestehende Mitarbeiterin in derselben Position, die im Schnitt 11,50 Stunden pro Woche arbeitet → Sie schätzen 11,50 Stunden als Startwert.