Wöchentliche Arbeitszeit für Mitarbeiter:innen in Lexware Office erfassen

Hinterlegen Sie die Wöchentliche Arbeitszeit für Ihre Mitarbeiter:innen in Lexware Office — sie ist die Grundlage für die Berechnung von Urlaubsanspruch und Entgeltfortzahlung. In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie die Wöchentliche Arbeitszeit eintragen und bei Bedarf die Verteilung auf die Arbeitstage individuell anpassen.

Hinweis für Minijobber:innen: Nach § 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 7 NachwG (Nachweisgesetz) müssen Sie als Arbeitgeber die vereinbarte Arbeitszeit schriftlich festhalten und Ihren Mitarbeiter:innen aushändigen. Diese Pflicht gilt auch für Minijobber:innen (siehe Broschüre „Arbeitsrecht für Minijobber" der Minijob-Zentrale). Wie Sie die Wochenarbeitszeit bei unregelmäßigen Stunden ermitteln, erfahren Sie im Artikel Best Practice zur Ermittlung der Wöchentlichen Arbeitszeit.

So erfassen Sie die wöchentliche Arbeitszeit für Mitarbeiter:innen

Um die wöchentliche Arbeitszeit für Ihre Mitarbeiter:innen in Lexware Office zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie den gewünschten Mitarbeiter in der Neuanlage oder Bearbeitung.
Wechseln Sie in den Bereich Vertragsdaten.
Tragen Sie im Feld Wöchentliche Arbeitszeit die vereinbarte Gesamtzahl der Wochenstunden ein.

Hinweis: Nach der Eingabe verteilt Lexware Office die Wochenarbeitszeit automatisch gleichmäßig auf die Arbeitstage, die in Ihren Firmendaten hinterlegt sind.
Klicken Sie auf den Link Arbeitstage und Stundenverteilung ändern, wenn Sie die Verteilung für diese:n Mitarbeiter:in anpassen möchten.
Wählen Sie in der Seitenmaske die Option Der Mitarbeiter arbeitet in der Regel wie folgt:
Tragen Sie die Arbeitsstunden für jeden Wochentag einzeln ein.
Klicken Sie auf den Button Änderung übernehmen.
Wählen Sie im Feld Arbeitet der Mitarbeiter an Feiertagen? die passende Option:

Nein: Wählen Sie Nein, wenn Feiertage für den Mitarbeiter freie Tage sind. Lexware Office berechnet dann automatisch die gesetzlich vorgeschriebene Entgeltfortzahlung.
Ja: Wählen Sie Ja nur, wenn die:der Mitarbeiter:in auch an Feiertagen arbeitet. In diesem Fall erfolgt keine automatische Entgeltfortzahlung, da der Feiertag ein gewöhnlicher Arbeitstag ist

7. Klicken Sie im Bereich Vertragsdaten auf den grünen Button Speichern.

Hinweis: Die hier hinterlegten Arbeitszeiten sind die Grundlage für die korrekte Berechnung von Fehlzeiten und Entgeltbestandteilen.

So prüfen Sie die erfasste wöchentliche Arbeitszeit

Die wöchentliche Arbeitszeit ist erfolgreich gespeichert, sobald die Zusammenfassung der Stunden und Arbeitstage im Bereich Vertragsdaten korrekt angezeigt wird.

So gehen Sie mit Sonderfällen bei der Arbeitszeit um

Szenario / Kontext	Lösungsweg / Beachtung
Die Wochenarbeitszeit wird automatisch anders verteilt als gewünscht.	Klicken Sie auf Arbeitstage und Stundenverteilung ändern und hinterlegen Sie die Stunden je Wochentag manuell.
Die automatische Verteilung passt nicht zur tatsächlichen Arbeitswoche Ihrer Mitarbeiter:innen.	Klicken Sie auf Arbeitstage und Stundenverteilung ändern. Sie können die Stunden individuell für jeden Wochentag anpassen, auch für Tage, die nicht in den Firmendaten hinterlegt sind.

So aktualisieren Sie die Arbeitszeit bei Änderungen

Die wöchentliche Arbeitszeit lässt sich jederzeit anpassen — zum Beispiel nach einer Vertragsänderung oder wenn sich die Stunden dauerhaft verschieben. Öffnen Sie dazu den gewünschten Mitarbeiter, wechseln Sie in den Bereich Vertragsdaten und tragen Sie die neue Wochenarbeitszeit ein. Klicken Sie anschließend auf Speichern. Die Änderung wird ab diesem Zeitpunkt für alle zukünftigen Abrechnungen berücksichtigt.

Wichtig: Bereits abgerechnete Monate werden nicht automatisch angepasst. Wenn Sie Korrekturen für vergangene Abrechnungszeiträume benötigen, wenden Sie sich bitte an den Support.

Warum berechnet Lexware Office eine Entgeltfortzahlung am Feiertag?

Nach § 2 Abs. 1 des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EntgFG) gilt: Fällt die Arbeit wegen eines gesetzlichen Feiertags aus, haben Mitarbeiter:innen Anspruch auf Fortzahlung des Arbeitsentgelts, das ohne den Feiertag angefallen wäre.

Hinweis: Der Anspruch auf Fortzahlung des Arbeitsentgelts, das ohne den Feiertag angefallen wäre, gilt auch für Minijobber:innen.

Lexware Office berücksichtigt diese gesetzliche Vorgabe automatisch. Die Software erzeugt die Entgeltfortzahlung an Feiertagen immer dann, wenn in den Mitarbeiterstammdaten bei der Frage Arbeitet der Mitarbeiter an Feiertagen? die Option Nein hinterlegt ist. Steht die Option auf Ja, betrachtet das System den Feiertag als regulären Arbeitstag und es erfolgt keine automatische Berechnung.

Hinweis: Diese Einstellung gilt ausschließlich für Mitarbeiter:innen mit Stundenlohn. Bei Gehaltsempfänger:innen hat die Option keine Auswirkung auf die Abrechnung.

Beispiel 1 (Anspruch auf Entgeltfortzahlung): Eine Büroangestellte arbeitet regulär von Montag bis Freitag. Fällt der Ostermontag auf einen Arbeitstag, arbeitet sie an diesem Tag nicht, erhält aber dennoch ihren vollen Lohn. (Einstellung im System: Nein).
Beispiel 2 (Kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung): Eine:r Service-Mitarbeiter:in im Restaurant arbeitet laut Vereinbarung auch an Feiertagen. Fällt ein regulärer Arbeitstag auf den Ostermontag und das Restaurant hat geöffnet, ist das ein normaler Arbeitstag — kein Ausfall, daher keine Entgeltfortzahlung. (Einstellung im System: Ja).

Entgeltfortzahlung an einem Feiertag entfernen
Wenn Lexware Office für eine:n Mitarbeiter:in eine Entgeltfortzahlung an einem Feiertag berechnet, die nicht gewünscht ist, passen Sie die Einstellung in den Mitarbeiterstammdaten an:
Setzen Sie die Option Arbeitet der Mitarbeiter an Feiertagen? auf Ja. Lexware Office behandelt den Feiertag dann als regulären Arbeitstag — es wird keine Entgeltfortzahlung berechnet.