Wenn ein Mitarbeiter schon vor dem Wechsel zu Lexware Office bei Ihnen beschäftigt war, fehlen in Lexware Office die Abrechnungsdaten aus der Zeit im alten System. Für eine vollständige Arbeitsbescheinigung müssen Sie diese fehlenden Angaben – die sogenannten Vorträge – einmalig von Hand ergänzen. Dieser Artikel zeigt Ihnen Schritt für Schritt, welche Angaben das sind und worauf Sie dabei achten.
Hinweis: Dieser Artikel gilt für die normale Arbeitsbescheinigung, nicht für die EU-Arbeitsbescheinigung.
Voraussetzungen
Als Voraussetzung für die Vorträge benötigen Sie die Abrechnungsunterlagen aus Ihrem vorherigen System. Lexware Office kann nur die Daten heranziehen, die ab dem ersten Abrechnungsmonat in Lexware Office vorliegen. Alle Angaben aus den Monaten davor tragen Sie selbst ein.
Halten Sie deshalb bereit:
die Lohnabrechnungen aus dem alten System für den jeweils geforderten Zeitraum,
die Angaben zur Sozialversicherung (Personengruppe und Beitragsgruppe),
die steuerlichen Angaben (Steuerklasse, Faktor, Kinderzahl),
Informationen zu Arbeitszeitänderungen und Fehlzeiten.
Sie öffnen die Arbeitsbescheinigung über das Menü Dokumente. Wählen Sie dort in der linken Navigation Arbeitsbescheinigungen (BEA) und klicken Sie auf Neue Arbeitsbescheinigung.
Die Eingabe der Vorträge erfolgt anschließend direkt im Erstellungs-Dialog der Arbeitsbescheinigung. Lexware Office führt Sie dabei durch die einzelnen Bereiche und fragt nur die Angaben ab, die für diesen Mitarbeiter noch fehlen.
Personen- und Beitragsgruppe eintragen
Die Personen- und Beitragsgruppe ordnet den Mitarbeiter in der Sozialversicherung ein. Sie müssen sie für die letzten 5 Jahre vor dem Austritt bescheinigen. War der Mitarbeiter kürzer als 5 Jahre beschäftigt, genügt der Zeitraum ab dem Eintritt.
So tragen Sie die Angaben ein:
Erfassen Sie die Personen- und Beitragsgruppe jeweils als Von-bis-Zeitraum.
Achten Sie darauf, dass der gesamte fehlende Zeitraum vor dem ersten Abrechnungsmonat in Lexware Office lückenlos abgedeckt ist.
Wählen Sie die Personengruppe und die Beitragsgruppe jeweils aus den vorgegebenen Listen aus.
Hinweis: Zu jeder Personengruppe bietet Lexware Office nur die Beitragsgruppen zur Auswahl an, die fachlich dazu passen. So vermeiden Sie ungültige Kombinationen.
Lohnsteuerabzugsmerkmale eintragen
Die Lohnsteuerabzugsmerkmale sind die steuerlichen Angaben des Mitarbeiters. Sie müssen sie für das Kalenderjahr des Austritts bescheinigen. Eine manuelle Eingabe ist nur nötig, wenn der Systemwechsel nach dem Januar dieses Jahres stattgefunden hat – andernfalls liegen die Angaben bereits vollständig in Lexware Office vor.
Tragen Sie die Lohnsteuerabzugsmerkmale mit einem Datum „gültig ab" ein und erfassen Sie:
die Steuerklasse,
den Faktor (nur bei Steuerklasse 4),
die Kinderzahl.
Hinweis: Bei pauschaler Versteuerung tragen Sie die Steuerklasse 0 ein.
Änderungen der Arbeitszeit eintragen
Änderungen der Arbeitszeit müssen Sie für die letzten 24 oder 42 Monate vor dem Austritt bescheinigen. Welcher Zeitraum gilt, hängt von der Art der Änderung ab:
42 Monate: wenn es einen Wechsel von Vollzeit auf Teilzeit oder eine Änderung innerhalb der Teilzeit gab.
24 Monate: in allen übrigen Fällen.
War der Mitarbeiter kürzer als 24 bzw. 42 Monate beschäftigt, genügt der Zeitraum ab dem Eintritt.
Lexware Office fragt zunächst, ob es überhaupt eine Änderung der Arbeitszeit gab. Gab es eine Änderung, erfassen Sie dazu:
ab wann die Änderung gilt,
die wöchentliche Arbeitszeit in Stunden,
den Grund für die Änderung.
Hinweis: Maßgeblich sind nur die wöchentlichen Arbeitsstunden. Wie sich die Stunden auf die einzelnen Arbeitstage verteilen, spielt keine Rolle.
Entgelt eintragen
Das Entgelt müssen Sie für die letzten 12 oder 24 Monate vor dem Austritt bescheinigen. Welcher Zeitraum gilt, hängt davon ab, in wie vielen Monaten ein Entgelt gezahlt wurde:
24 Monate: wenn in den letzten 12 Monaten weniger als 5 Monate ein Entgelt über 0 vorlag.
12 Monate: in allen übrigen Fällen. Auf Wunsch des Mitarbeiters dürfen Sie aber auch dann 24 Monate bescheinigen.
War der Mitarbeiter kürzer als 12 bzw. 24 Monate beschäftigt, genügt der Zeitraum ab dem Eintritt.
Für jeden zu bescheinigenden Monat vor dem Systemwechsel tragen Sie ein:
das laufende AV-Brutto (das ist das beitragspflichtige Entgelt zur Arbeitslosenversicherung – nur arbeitslosenversicherungspflichtiges Entgelt zählt),
bei einer Einmalzahlung zusätzlich das AV-Brutto EZ/EGA (Entgelt aus der Einmalzahlung).
Hinweis: In Monaten ohne Entgelt oder mit arbeitslosenversicherungsfreier Beschäftigung tragen Sie ausdrücklich eine 0 ein. Lassen Sie das Feld nicht leer.
Sonderfälle beim Nachtrag von Entgelten
Sonderfall Kurzarbeit
Beim Entgelt für die Arbeitsbescheinigung erfassen Sie in Monaten mit Kurzarbeit zwei Werte:
Als laufendes Entgelt tragen Sie das Ist-Entgelt ein, also ohne das fiktive Kurzarbeitergeld-Entgelt (dieses ist arbeitslosenversicherungsfrei).
Zusätzlich tragen Sie ein fiktives Entgelt ein. Das ist das Soll-Entgelt – also das Entgelt, das ohne Kurzarbeit angefallen wäre. Wurde im selben Monat eine Einmalzahlung gezahlt, rechnen Sie diese in das fiktive Entgelt mit ein.
Sonderfall Übergangsbereich
Beim Entgelt für die Arbeitsbescheinigung erfassen Sie in Monaten mit Anwendung des Übergangsbereichs (früher „Gleitzone", für Entgelte im unteren Verdienstbereich) ebenfalls zwei Werte:
Als laufendes Entgelt tragen Sie die reduzierte beitragspflichtige Einnahme ein.
Zusätzlich tragen Sie ein fiktives Brutto ein. Das ist das arbeitslosenversicherungspflichtige Entgelt ohne Anwendung des Übergangsbereichs. Wurde im selben Monat eine Einmalzahlung gezahlt, rechnen Sie diese in das fiktive Brutto mit ein.
Fehlzeiten eintragen
Fehlzeiten müssen Sie für die letzten 5 Jahre vor dem Austritt bescheinigen. War der Mitarbeiter kürzer als 5 Jahre beschäftigt, genügt der Zeitraum ab dem Eintritt. Zu bescheinigen sind dabei nur Fehlzeiten ohne Entgeltfortzahlung.
So gehen Sie vor:
Erfassen Sie jede Fehlzeit mit Datum Beginn, Datum Ende und Art der Fehlzeit.
Bestätigen Sie anschließend ausdrücklich, dass alle Fehlzeiten eingegeben sind, indem Sie das entsprechende Kästchen anhaken.
Hinweis: Gibt es gar keine zu bescheinigenden Fehlzeiten, haken Sie die Bestätigung direkt an.
Welche Fehlzeiten Sie erfassen müssen, hängt vom Zeitraum ab:
Für die Monate, für die Sie auch ein Entgelt bescheinigen, erfassen Sie alle Fehlzeiten – unabhängig von ihrer Dauer.
Für Zeiten vor dem ersten Entgelt-Monat erfassen Sie nur Fehlzeiten, die mindestens einen Monat gedauert haben.
Hinweis: Lexware Office prüft die Mindestdauer bei der Eingabe nicht automatisch. Achten Sie deshalb selbst darauf, welche Fehlzeiten in den jeweiligen Zeitraum gehören.
So erkennen Sie, dass alles vollständig ist
Sie haben alle Vorträge richtig ergänzt, wenn Lexware Office keine fehlenden Zeiträume mehr anzeigt und Sie die Arbeitsbescheinigung abschließen können. Achten Sie besonders darauf, dass die Von-bis-Zeiträume bei Personen- und Beitragsgruppe lückenlos sind und dass Sie in jedem zu bescheinigenden Entgelt-Monat einen Wert eingetragen haben – notfalls eine 0.
Wissenswertes & Rahmenbedingungen
Szenario | Beachtung |
Beschäftigung kürzer als der geforderte Zeitraum | Sie bescheinigen jeweils nur ab dem Eintrittsdatum, nicht weiter zurück. |
Systemwechsel im Januar des Austrittsjahres | Die Lohnsteuerabzugsmerkmale müssen Sie nicht manuell eintragen – sie liegen vollständig in Lexware Office vor. |
Monat ohne Entgelt oder mit AV-freier Beschäftigung | Tragen Sie ausdrücklich eine 0 ein, statt das Feld leer zu lassen. |