Du hast die Bewilligung der Arbeitsagentur für Kurzarbeit schon vorliegen (oder erwartest diese in Kürze)? Soweit schon mal prima: Dann steht der Abrechnung von Kurzarbeit nichts mehr im Weg. Auch die wirst du mit Lexware Office bestens meistern.

Vor deiner ersten Kurzarbeitergeld-Abrechnung solltest du dir kurz Zeit nehmen, um ein paar Tipps zu beachten. Investiere fünf Minuten für die Abschnitte – wenn du dadurch auch nur eine Korrektur ersparst, lohnt sich der Aufwand.

Wir haben dir das so einfach wie möglich gemacht. Bei Lexware Office brauchst du immer nur die Ausfallstunden zu erfassen. Das ist kein Hexenwerk und ist mit minimalem Mehraufwand zusätzlich den sonst monatlich wiederkehrenden Prüfungen / Eingaben im Lohn im Handumdrehen gemacht.

Das Grundprinzip, wie du die Kurzarbeit mit Ausfallstunden abrechnest, zeigt dir dieses kurze Video:

In den allermeisten Fällen fällt die Arbeit durchgängig aus, und du gibst einen prozentualen Arbeitsausfall ein. So stehen zum Beispiel in der Corona-Krise in etlichen Betrieben alle Räder still, was einem 100%igen Arbeitsausfall entspricht.

Wie du die individuellen Ausfallstunden zum Beispiel bei stark schwankenden Monatsstunden ermittelst, findest du im Artikel Wie berechne ich die Ausfallstunden für das Kurzarbeitergeld.

Lexware Office ermittelt in den meisten Fällen die Ausfallstunden für dich. Das setzt aber voraus, dass du die Mitarbeiterdaten aktuell gepflegt hast.
Damit du dich nicht in Schwierigkeiten bringst, vergewissere dich bei den in Kurzarbeit befindlichen Mitarbeiter:innen vor der ersten Abrechnung Kurzarbeitergeld, ob die erfasste Wochenarbeitszeit in den Mitarbeiterdaten stimmt. Denn darauf basiert die automatische Berechnung des Kurzarbeitergeldes durch Lexware Office.

Achte dabei auch darauf, ob die übliche Verteilung auf Wochenarbeitstage sowie die Feiertagsregelung korrekt erfasst ist.

Diese Angaben wirken sich auf die automatische Berechnung des Kurzarbeitergelds durch Lexware Office aus.

Du hast in den Mitarbeiterdaten eine 40-Stunden-Woche (Montag bis Freitag 8 Stunden) gespeichert. Seit einigen Monaten arbeitet dein Mitarbeiter jedoch reduziert nur noch Teilzeit 20 Stunden. Du hast das zwar in den monatlichen Abrechnungen jeweils angepasst bei der Stundenerfassung, aber in den Mitarbeiterstammdaten nicht geändert. Dort stehen noch 40 Wochenstunden.

Hier würde Lexware Office auf Basis der unzutreffenden Stundenzahl ein zu hohes Kurzarbeitergeld berechnen. Das könnte dich bei nachträglicher Prüfung durch die Arbeitsagentur in Schwierigkeiten bringen. Das solltest du also vermeiden.

Du hast Mitarbeiter:innen, die sehr flexibel bei dir arbeiten und für die keine festen Wochenarbeitstage, sondern nur eine (durchschnittliche) Wochenstundenzahl vereinbart und in den Mitarbeiterdaten erfasst ist:
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Ein Anspruch auf Kurzarbeitergeld besteht ohnehin nur dann, wenn für diesen Mitarbeiter auch Beiträge zur Arbeitslosenversicherung abgeführt wurden (das trifft nicht für Aushilfen zu).

Ist das der Fall, dann wären hier die Ausfallstunden individuell zu ermitteln. Siehe hierzu den Artikel Wie berechne ich die Ausfallstunden für das Kurzarbeitergeld.

Während Kurzarbeit empfehlen wir, die Abrechnung immer erst nach dem Monatsende rückwirkend zu machen. Und zwar auch dann, wenn du sonst üblicherweise schon früher während des laufenden Monats abrechnest und die Löhne auszahlst. Informiere gegebenenfalls deine Mitarbeiter:innen hierüber.

Achte bei der monatlichen Abrechnung darauf, dass du eventuell noch offene Abwesenheitszeiten (insbesondere Arbeitsunfähigkeitszeiten von Mitarbeiter:innen) vor der eigentlichen Abrechnung klären und im Abrechnungsschritt 1 erfassen.

Grund: Nachträgliche Korrekturen in Monaten mit Kurzarbeit lösen meist auch eine korrigierte Kurzarbeitergeldberechnung an die Arbeitsagentur aus. Das ist aufwändig und ärgerlich für alle Beteiligten. Versuche hier besonders gewissenhaft zu arbeiten, um Zeit und Ärger zu sparen.

Diese Sachverhalte haben es in sich - keine leichte Kost sozusagen. Aber weil du Lexware Office nutzt, läuft das alles „automagic" im Hintergrund ab. Du erhältst die entsprechenden Dokumente quasi frei Haus mitgeliefert. Ohne Mehrkosten - da ist wirklich kein Haken dran.

Wir haben dazu einen gesonderten Hilfeartikel Abwesenheiten während Kurzarbeit verfasst, in dem zunächst erklärt wird, was du tun musst, und auch die Hintergründe mit anschaulichen Beispielen erläutert werden.

Und auch bei Feiertagen während Kurzarbeit mag der eine oder andere überrascht sein, was die Abrechnung dann beinhaltet. Wieso das so ist beschreibt der Artikel Feiertage während Kurzarbeit.

Im Abrechnungsschritt Löhne und Gehälter (2) erfasst du erstmal – wie sonst üblich

Nun erfasse unter > Entgelte hinzufügen (1) die > Kurzarbeit Ausfallstunden (2).

Die Ausfallstunden stehen nur bei Mitarbeiter:innen mit Kurzarbeitergeld-Anspruch zur Verfügung (siehe auch den Bewilligungsbescheid der Arbeitsagentur).

Ebenso erhalten Gesellschafter-Geschäftsführer kein Kurzarbeitergeld mangels Beitragszahlung.

Ausfallstunden sind definiert als

Sie sind jeden Monat für jeden Mitarbeiter in Kurzarbeit neu zu ermitteln und einzutragen. Aber keine Sorge: Lexware Office unterstützt dich dabei weitestmöglich.

Du erfasst das Ganze wie folgt:

Vertiefende Beispiele findest du im gesonderten Artikel Wie ermittle ich die Ausfallstunden für das Kurzarbeitergeld?

Der Artikel wird laufend überarbeitet.

(Stand 7.4.2020)