Mit dieser Anleitung korrigierst du eine Rechnung in Lexware Office passend zum jeweiligen Status der Rechnung. So stellst du sicher, dass offene Posten (noch ausstehende Forderungen oder Guthaben), Zahlungen und Erstattungen einfach und korrekt verbucht sind.
Was du vor dem Start brauchst
Prüfe diese Voraussetzungen, bevor du beginnst:
Die ursprüngliche Rechnung wurde bereits in Lexware Office erstellt.
Du benötigst vollen Zugriff auf Zahlungen. Mit der eingeschränkten Rolle „Belege, Kontakte & Produkte" kannst du keine Zahlungen lösen.
Bei bezahlten Rechnungen musst du die Zahlungszuordnung zuerst aufheben — der jeweilige Abschnitt weiter unten beschreibt, wann und wie.
ℹ️ Hinweis zur Buchungslogik: Eine Rechnungskorrektur funktioniert wie eine Gutschrift und ist nicht geeignet, um eine Rechnung inhaltlich (z. B. Schreibfehler) zu korrigieren. Wenn du eine Rechnungskorrektur erstellst, bucht das System die Beträge im Hintergrund gegen. Dies führt dazu, dass die ursprüngliche Rechnung als „bezahlt" und die Korrektur als „ausbezahlt" markiert wird.
So wählst du den richtigen Weg für deine Rechnung
Welche Schritte richtig sind, hängt vom Status deiner Rechnung ab:
Status der Rechnung | Richtiger Weg |
Noch nicht versendet | |
Versendet, aber noch nicht bezahlt | |
Bereits vollständig bezahlt | |
Teilweise bezahlt |
Rechnung korrigieren, wenn die Rechnung noch nicht versendet wurde
Wenn die Rechnung noch nicht an den Kunden übermittelt wurde — also weder per E-Mail versendet noch als offizielles PDF weitergegeben —, kannst du die Rechnung direkt bearbeiten. Eine Stornierung ist in diesem Fall nicht nötig.
Navigiere im Menü zu Belege > Ausgangsbelege.
Wähle die betroffene Rechnung aus.
Klicke auf das Stiftsymbol (Bearbeiten).
Ändere die fehlerhaften Angaben, zum Beispiel:
Adresse
Positionen
Beträge
Klicke auf Speichern.
ℹ️ Hinweis: Nutze diesen Weg ausschließlich, wenn die Rechnung noch nicht beim Kunden eingegangen ist. Sobald der Kunde die Rechnung erhalten hat, ist eine Rechnungskorrektur der korrekte Weg.
Rechnung korrigieren, wenn die Rechnung versendet, aber noch nicht bezahlt wurde
ℹ️ Hinweis: In Lexware Office werden die Begriffe Gutschrift und Rechnungskorrektur sinngleich verwendet. Dieser Artikel nutzt durchgängig „Rechnungskorrektur" — der rechtlich präzisere Begriff.
Wenn die Rechnung bereits beim Kunden ist, aber noch keine Zahlung eingegangen ist, erstellst du eine Rechnungskorrektur mit Bezug zur ursprünglichen Rechnung.
Navigiere im Menü zu Belege > Ausgangsbelege.
Wähle die betroffene Rechnung aus.
Klicke in der rechten Detailansicht auf die drei Punkte „…" (Weitere Aktionen).
Wähle Weiterführen zur Rechnungskorrektur.
Passe die Positionen an:
Für eine Teilgutschrift: Reduziere die Menge oder den Betrag auf den Wert, den du gutschreiben möchtest.
Für eine Vollgutschrift: Übernehme alle Positionen unverändert.
Wähle Weiter zur Vorschau aus.
Schließe die Rechnungskorrektur ab.
Sende die Rechnungskorrektur an deinen Kunden.
ℹ️ Hinweis: Der offene Posten der ursprünglichen Rechnung reduziert sich automatisch um den Betrag der Rechnungskorrektur.
Beispiel für eine Teilgutschrift
So gehst du bei einer Teilgutschrift vor:
Ausgangssituation: Die ursprüngliche Rechnung enthält 10 Artikel à 20 Euro.
Vorgehen: Du möchtest 2 Artikel gutschreiben. Reduziere die Menge in der Rechnungskorrektur auf 2.
Ergebnis: Der offene Posten verringert sich um den gutgeschriebenen Betrag (40 Euro).
Manuelle Rechnungskorrektur erstellen, wenn die Rechnung bereits vollständig bezahlt wurde
Wenn die Rechnung bereits vollständig bezahlt wurde, ist der ursprüngliche Beleg abgeschlossen. Erstelle eine manuelle Rechnungskorrektur ohne Bezug zur ursprünglichen Rechnung, damit die Erstattung als Guthaben verbucht werden kann.
⚠️ Wichtig: Dieser Weg gilt nur für Erstattungen (z. B. Rückzahlung an den Kunden). Wenn du eine versehentlich stornierte Rechnung lediglich neu ausstellen möchtest, nutze stattdessen Duplizieren — unabhängig davon, ob die Rechnung bereits bezahlt war. Eine Rechnungskorrektur erzeugt hier kein Rechnungsersatz, sondern ein Guthaben.
Klicke auf + Neuer Beleg.
Wähle Rechnungskorrektur.
Erstelle die Rechnungskorrektur ohne Bezug zu einer bestehenden Rechnung.
Gib die zu erstattenden Beträge als positive Werte ein.
Trag im Feld Einleitungstext die ursprüngliche Rechnungsnummer ein, damit der Zusammenhang nachvollziehbar bleibt.
Schließe die Rechnungskorrektur ab.
ℹ️ Hinweis: Lexware Office bucht die eingegebenen positiven Werte im Hintergrund automatisch negativ. Du musst das Minuszeichen nicht selbst eintragen.
ℹ️ Hinweis: Durch diese Rechnungskorrektur entsteht ein neuer offener Posten als Guthaben. Dieses Guthaben kannst du später der Rücküberweisung auf deinem Bankkonto zuordnen.
Beispiel für eine Erstattung nach vollständiger Zahlung
So funktioniert die Erstattung Schritt für Schritt:
Ausgangssituation: Dein Kunde hat 119 Euro bereits vollständig bezahlt.
Vorgehen: Du erstellst eine neue Rechnungskorrektur ohne Bezug zur ursprünglichen Rechnung und trägst 119 Euro als positiven Betrag ein.
Ergebnis: Lexware Office erzeugt eine Gutschrift über 119 Euro. Diese Gutschrift kannst du mit der Rücküberweisung verknüpfen.
Restbetrag korrigieren, wenn bereits eine Teilzahlung eingegangen ist
Wenn dein Kunde nur einen Teilbetrag bezahlt hat und du den Restbetrag erlassen oder gutschreiben möchtest, gehst du wie folgt vor.
Navigiere im Menü zu Belege > Ausgangsbelege und öffne die betroffene Rechnung.
Klicke in der Detailansicht neben der Teilzahlung auf das Papierkorbsymbol, um die Zuordnung aufzuheben. Die Rechnung wechselt dadurch zurück in den Status Offen.
Klicke auf die drei Punkte „…" (Weitere Aktionen).
Wähle „Weiterführen zur Rechnungskorrektur".
Erstelle die Rechnungskorrektur über den offenen Differenzbetrag.
Schließe die Rechnungskorrektur ab.
Ordne die Teilzahlung erneut der ursprünglichen Rechnung zu.
ℹ️ Hinweis: Erst wenn die Rechnung wieder den Status „offen" hat, kannst du die Rechnungskorrektur für den Restbetrag sauber erstellen.
Beispiel für Teilzahlung plus Teilgutschrift
So gleichst du eine Rechnung vollständig aus:
Ausgangssituation: Die Rechnung beträgt 100 Euro.
Zahlung: Dein Kunde hat bereits 70 Euro bezahlt.
Korrektur: Die restlichen 30 Euro sollen gutgeschrieben werden.
Vorgehen: Hebe zuerst die Zuordnung der 70 Euro auf. Erstelle dann eine Rechnungskorrektur über 30 Euro. Ordne anschließend die 70 Euro wieder der ursprünglichen Rechnung zu.
Ergebnis: Die Rechnung ist durch Teilzahlung und Teilgutschrift vollständig ausgeglichen.
Woran erkennst du, dass die Korrektur erfolgreich war?
Die Korrektur ist erfolgreich abgeschlossen, wenn du das Ergebnis an diesen Stellen prüfen kannst:
Unter „Buchhaltung > Offene Posten" erscheint keine fehlerhafte Forderung mehr für diesen Vorgang.
Der offene Posten wurde passend reduziert, ausgeglichen oder als Guthaben angelegt.
Die Rechnung oder Rechnungskorrektur hat den erwarteten Status.
Rechnungskorrektur löschen, wenn diese versehentlich erstellt wurde
Wenn du eine Rechnungskorrektur versehentlich angelegt hast, kannst du diese löschen — aber nur, solange sie sich im Status Entwurf befindet.
⚠️ Wichtig: Das Löschen einer Rechnungskorrektur ist unwiderruflich. Stelle sicher, dass du die richtige Rechnungskorrektur ausgewählt hast, bevor du fortfährst.
Öffne die betroffene Rechnungskorrektur in Belege > Ausgangsbelege > Rechnungskorrekturen.
Lösche die Rechnungskorrektur über das Papierkorb-Symbol.
Wurde die Rechnungskorrektur schon final gespeichert, kannst du sie wie folgt wieder in den Status Entwurf setzen:
Öffne die betroffene Rechnungskorrektur in Belege > Ausgangsbelege > Rechnungskorrekturen.
Klicke auf die Bearbeiten-Funktion (Stiftsymbol).
Klicke im folgenden Fenster auf Trotzdem bearbeiten.
Speichere die Rechnungskorrektur als Entwurf ab.
So gehst du in Sonderfällen richtig vor
Szenario / Kontext | Lösungsweg / Beachtung |
Du möchtest eine Rechnung komplett neu ausstellen, zum Beispiel wegen einer falschen Steuernummer. | Storniere den ursprünglichen Beleg vollständig. Nutze danach Duplizieren, um die neue Rechnung schneller zu erstellen. |
Eine Rechnung wurde versehentlich storniert und war bereits vollständig bezahlt. Der Kunde möchte die Rechnung neu erhalten. | Nutze Duplizieren, um die Rechnung neu auszustellen — der Zahlungsstatus der stornierten Rechnung spielt dabei keine Rolle. Eine manuelle Rechnungskorrektur ist hier nicht geeignet, da sie ein Guthaben zur Erstattung erzeugt, keinen Rechnungsersatz. Im Einleitungstext der neuen Rechnung kannst du optional auf die stornierte Ursprungsrechnung verweisen. |
Du siehst im System die Begriffe „Gutschrift" und „Rechnungskorrektur". | Der rechtlich passende Begriff ist „Rechnungskorrektur". In Lexware Office werden „Gutschrift" und „Rechnungskorrektur" sinngleich verwendet. |
Du möchtest nach einer Erstattung prüfen, ob noch Forderungen offen sind. | Öffne „Buchhaltung > Offene Posten" und prüfe, ob der Vorgang dort korrekt reduziert, ausgeglichen oder als Guthaben dargestellt wird. |
Du hast eine Schlussrechnung erstellt und möchtest dazu eine Rechnungskorrektur erstellen. | Für eine Schlussrechnung gibt es keine eigene Funktion „Rechnungskorrektur", die automatisch mit der Schlussrechnung verknüpft wird. Gehe wie im Abschnitt Manuelle Rechnungskorrektur erstellen, wenn die Rechnung bereits vollständig bezahlt wurde beschrieben vor: Erstelle die Rechnungskorrektur ohne Bezug zur ursprünglichen Rechnung. Trag im Feld Einleitungstext den Verweis auf die betreffende Schlussrechnung ein, zum Beispiel die Rechnungsnummer. Gib anschließend den Betrag ein, um den du die Schlussrechnung reduzieren möchtest. |