Oftmals werden Rechnungen nicht einzeln, sondern bequem als Sammelabbuchung oder Sammelüberweisung (= wenn mehrere Rechnungen in einer Zahlung zusammengefasst werden) bezahlt. Wenn Sie einem Bankumsatz zwei oder mehrere Belege zuordnen, gleichen Sie Ihre Buchhaltung schnell und fehlerfrei aus und behalten jederzeit den perfekten Überblick über Ihre Finanzen.
Das benötigen Sie für die Zuordnung
Bevor Sie starten, stellen Sie bitte sicher, dass folgende Punkte erfüllt sind, damit Sie Zeit sparen und alles in einem Flow erledigen können:
Ihre Bankumsätze sind über die Bankanbindung in Lexware Office auf dem aktuellsten Stand.
Die dazugehörigen Belege (Rechnungen oder Quittungen) sind idealerweise bereits vollständig im System erfasst.
So ordnen Sie mehrere Belege einem einzigen Bankumsatz zu
Hierbei handelt es sich um den "Standardfall", wenn mehrere Belege zugeordnet werden und den Bankumsatz komplett ausgleichen. Also der 0,00 € Differenz-Fall.
Im Nachfolgenden werden auch noch weitere Fälle und Vorgehensweisen beschrieben.
Gehen Sie diese Schritte durch, um den Bankumsatz den passenden Belegen zuzuordnen:
Öffnen Sie in der Navigation den Bereich Finanzen und klicken Sie auf Umsätze.
Wechseln Sie in den Reiter Umsätze zuordnen, um den noch offenen Bankumsatz am schnellsten zu finden.
Klicken Sie rechts neben dem gewünschten Bankumsatz auf den Button + Manuell zuordnen.
Markieren Sie in der erscheinenden Übersicht (Umsatz zuordnen) im Reiter BELEG WÄHLEN den ersten dazugehörigen Beleg. Lexware Office leistet hier Vorarbeit und schlägt Ihnen die wahrscheinlichsten Belege ganz oben vor. Alternativ können Sie das Suchfeld nutzen und nach den erfassten Belegen suchen.
ℹ️ Hinweis: Solange die Summe der markierten Belege noch nicht dem Bankumsatz entspricht, zeigt Lexware Office Ihnen den noch offenen Differenzbetrag an.
Markieren Sie den zweiten und jeden weiteren Beleg, bis sich die Beträge decken und die angezeigte Differenz genau 0,00 € beträgt
(Beispiel: Bankumsatz beträgt 10 €, Beleg 1 deckt 2 € ab, Beleg 2 deckt 5 € ab, Beleg 3 deckt 3 € ab → Differenz ist 0,00 €).
Klicken Sie auf den Button ZUORDNEN, sobald alle dazugehörigen Belege markiert sind und keine Differenz mehr besteht.
🎬 Erklärvideo: Einem Bankumsatz mehrere Belege zuordnen
In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie einem Bankumsatz mehrere Belege zuordnen können, damit die Belege ausgeglichen werden.
Woran erkennen Sie, dass die Zuordnung erfolgreich war?
Sobald Sie den Vorgang mit ZUORDNEN abgeschlossen haben, finden Sie die Bestätigung an zwei Stellen im Account:
In der Finanzen-Übersicht: Der Bankumsatz wandert automatisch vom Reiter Umsätze zuordnen in den Reiter Alle Umsätze. Dort wird er als ausgeglichen markiert. In der Spalte Zuordnung sehen Sie zudem auf einen Blick die Anzahl der verknüpften Dokumente (z. B. "3 Zuordnungen").
Um weitere Details zur Zuordnung einzusehen, können Sie den Bankumsatz anklicken, sodass sich das Fenster Zuordnung öffnet.
In der Belegliste: Die zugeordneten Belege werden unter Belege nun mit dem Status bezahlt gekennzeichnet.
So gelingt die Zuordnung in Sonderfällen
Nicht jede Zahlung passt immer perfekt den Belegen. Damit Ihre Buchhaltung auch bei komplexeren Vorgängen mühelos gelingt, haben wir hier die passenden Lösungen für die häufigsten Szenarien zusammengestellt:
Es fehlen noch Belege für den Restbetrag
Markieren Sie die bereits vorhandenen Belege, es wird Ihnen nun die Summe der gewählten Belege angezeigt sowie die Summe, die zu viel oder zu wenig bezahlt wurde.
Belege markieren: Wählen Sie unter BELEG WÄHLEN alle Belege aus, die Ihnen bereits vorliegen.
Differenz prüfen: Lexware Office zeigt Ihnen am unteren Rand sofort die Summe der gewählten Belege sowie die Differenz zum Bankumsatz an (z. B. "Zu viel gezahlt", wenn der Bankumsatz höher ist als die bisher markierten Belege).
Zwischenspeichern: Klicken Sie auf den Button ZUORDNEN.
Teilabgleich wählen: Da der Betrag noch nicht ausgeglichen ist, fragt das System nach dem Differenzgrund. Wählen Sie hier Teilabgleich und klicken Sie anschließend auf ZUORDNEN.
Was passiert dann? Der Bankumsatz bleibt mit dem noch offenen Restbetrag weiterhin im Reiter Umsätze zuordnen sichtbar, bis Sie ihn endgültig abschließen. Sie erkennen den erfolgreichen Zwischenschritt an der Darstellung: Das System zeigt Ihnen die bisherige Zuordnung (zum Beispiel "2 Zuordnungen") sowie den noch offenen und zuzuordnenden Betrag an.
Sobald die fehlende Rechnung bei Ihnen eintrifft und in Lexware Office erfasst wurde, können Sie den Umsatz erneut anklicken und den Restbetrag final zuordnen.
Der Bankumsatz muss gesplittet werden (z. B. Beleg + Bankgebühr)
Nutzen Sie diese Funktion, wenn ein Bankumsatz mehrere Komponenten enthält, zum Beispiel eine Rechnung kombiniert mit einer Kategorisierung oder einen Beleg plus eine private Entnahme.
Erste Komponente zuordnen: Wählen Sie den ersten Beleg aus oder ordnen Sie den Teilbetrag über den Reiter KATEGORIE WÄHLEN einer passenden Kategorie zu. Die Reihenfolge spielt keine Rolle.
Differenz prüfen: Lexware Office zeigt Ihnen am unteren Rand sofort die Summe der gewählten Belege sowie die Differenz zum Bankumsatz an (z. B. "Zu viel gezahlt", wenn der Bankumsatz höher ist als die bisher markierten Belege).
Zwischenspeichern: Klicken Sie auf den Button ZUORDNEN.
Teilabgleich wählen: Da der Betrag noch nicht ausgeglichen ist, fragt das System nach dem Differenzgrund. Wählen Sie hier Teilabgleich und klicken Sie anschließend auf ZUORDNEN.
Zweite Zuordnung starten: Der Bankumsatz verbleibt nun im Reiter Umsätze zuordnen und wird mit der teilweisen Zuordnung sowie dem noch offenen Betrag angezeigt. Klicken Sie den Umsatz erneut an, um die Details zu öffnen.
Weitere Zuordnung hinzufügen: Nun werden Ihnen die Details zur Zuordnung angezeigt. Sie können direkt über den Button +BELEG einen neuen Beleg erfassen, die Zuordnung auflösen oder weiter zuordnen über den Button WEITERE ZUORDNUNG.
Vorgang abschließen:
Wählen Sie einen weiteren bereits erfassten Beleg aus oder
erfassen Sie über + BELEG ein neues Dokument oder
nutzen Sie KATEGORIE WÄHLEN, um den Restbetrag direkt zu verbuchen.
Bestätigen: Klicken Sie abschließend auf ZUORDNEN.
Woran erkennen Sie den Erfolg?
Sobald die Summe aller Zuordnungen (Belege und Kategorien) den Bankumsatz vollständig ausgleicht (Differenz 0,00 €), verschwindet der Umsatz aus dem Reiter Umsätze zuordnen und ist unter Alle Umsätze als ausgeglichen zu finden.
Was passiert bei verbleibenden Differenzen?
Sollte der Betrag nach der weiteren Zuordnung immer noch nicht ausgeglichen sein, unterscheidet das System wie folgt:
Bei Belegzuordnung: Lexware Office fragt erneut nach einem Differenzgrund.
Wählen Sie Teilabgleich, wenn Sie später weitere Belege hinzufügen möchten (Umsatz bleibt unter "Umsätze zuordnen" sichtbar).
Wählen Sie einen anderen Differenzgrund (z. B. Mahngebühr, Gebühr des Zahlungsverkehrs oder Währungsumrechnung), wenn der Fall damit abgeschlossen ist und klicken Sie auf den Button ZUORDNEN.
Bei Kategorisierung: Wenn Sie zuletzt eine Kategorie gewählt haben, erfolgt keine erneute Abfrage. Der Bankumsatz bleibt mit dem Restbetrag im Reiter Umsätze zuordnen offen, bis Sie ihn final mit einem weiteren Beleg oder einer anderen Kategorie ausgleichen.
Ein Bankumsatz setzt sich aus Einnahmen und Ausgaben zusammen
Diesen Fall beschreibt der Hilfeartikel: Verrechnung von Einnahmen und Ausgaben in einer Zahlung
💡 Wichtiger Tipp zur Reihenfolge: Bei negativen Bankumsätzen ordnen Sie bitte zuerst den Ausgabenbeleg zu, bei positiven Bankumsätzen zuerst den Einnahmenbeleg
Wie lösen Sie eine Zuordnung wieder auf, wenn ein Fehler passiert ist?
Falls Sie die Zuordnung versehentlich falsch vorgenommen haben, können Sie diese wieder aufheben. Wie das funktioniert, erfahren Sie in folgendem Artikel: Zuordnung auflösen.
💡Bitte beachten Sie, dass immer die gesamte Zuordnung zwischen dem Bankumsatz und allen Belegen aufgehoben wird. Es ist nicht möglich, einzelne Belege oder Kategorien vom Bankumsatz getrennt aufzulösen.
Nach dem Auflösen der Zuordnung wird der Bankumsatz wieder im Reiter Umsätze zuordnen angezeigt. Die Belege, die zuvor mit dem Umsatz verknüpft waren, werden zurückgesetzt und erneut als offen gekennzeichnet. Sie können die Zuordnung bei Bedarf nun neu vornehmen.
Zuordnungsvorschläge werden nicht automatisch generiert
Bei Bankumsätzen, die mehrere Belege umfassen, kann der Automatismus keine Vorschläge generieren. Sie müssen die Zuordnung manuell vornehmen.
ℹ️ Tipp: Prüfen Sie bei von Ihnen ausgeführten Sammelüberweisungen, ob Ihre Bank diese in Einzelposten aufsplitten kann, um zukünftig automatische Vorschläge zu erhalten.