Du möchtest Angebote und Rechnungen mit unterschiedlichem Briefpapier, Logo oder Layout versenden? In Lexware Office legst du dafür mehrere Drucklayouts an und wechselst pro Beleg zwischen ihnen.
Mit einem Drucklayout passt du alle Informationen an, die auf deinen Angeboten und Rechnungen erscheinen — zum Beispiel:
die Anordnung deiner Firmendaten
Mehrere Drucklayouts anlegen und wechseln
So legst du ein neues Drucklayout an:
Erstelle einen beliebigen Beleg, z. B. ein Angebot.
Klicke auf Weiter zur Vorschau — du landest im Bereich Layout.
Klicke auf Neues Layout anlegen.
Gib einen Namen ein, z. B. „Auslandsrechnungen".
Bestätige mit Speichern — das Drucklayout öffnet sich im Layout Designer.
Wenn du bereits mehrere Drucklayouts angelegt hast, wähle im Bereich Layout das gewünschte Drucklayout per Klick aus.
Lexware Office unterscheidet zwischen zwei Typen von Drucklayouts:
Standard-Drucklayout: in den meisten Fällen bereits vorausgewählt und immer verfügbar. Es ist bei neuen Accounts vorkonfiguriert, lässt sich aber jederzeit anpassen — wähle dazu das Zahnrad oben in der Menüleiste und dann Drucklayout. Welches Drucklayout das Standard-Drucklayout ist, lässt sich nicht ändern: Alternative Drucklayouts können nicht als Standard festgelegt werden. Möchtest du ein anderes Aussehen für deine Standardbelege, passe das Standard-Drucklayout direkt an.
Alternative Drucklayouts: zusätzlich erstellte Kopien des Standard-Drucklayouts. Einmal angelegt, sind sie unabhängig vom Standard und können beliebig angepasst werden, ohne andere Drucklayouts zu verändern.
Gut zu wissen:
Belegketten (z. B. Angebot → Auftragsbestätigung → Rechnung) werden stets mit dem Drucklayout des Vorgängers fortgeführt. Wenn du ein Angebot mit einem alternativen Drucklayout in eine Rechnung weiterführst, wird die Rechnung mit demselben Drucklayout erstellt. Du kannst das Drucklayout in der Belegvorschau jederzeit erneut anpassen.
Ist ein Drucklayout nicht mehr verfügbar — zum Beispiel, weil du es gelöscht hast — wird automatisch das Standard-Drucklayout ausgewählt.
Die Drucklayout-Auswahl in der Belegvorschau lässt sich über den Pfeil in der Kachel ausblenden. Der Name des aktiven Drucklayouts wird weiterhin als Text angezeigt.
Ein Drucklayout bearbeiten
So bearbeitest du ein bestehendes Drucklayout:
Öffne die Belegvorschau eines beliebigen Belegs.
Klicke im Bereich Layout auf das Kontext-Menü (drei Punkte) des gewünschten Drucklayouts.
Wähle Bearbeiten — das Drucklayout öffnet sich im Layout Designer.
Passe die gewünschten Elemente an: Basislayout, Logo & Briefpapier, Dokument, Tabelle, Fußzeile.
Weitere Optionen im Kontext-Menü:
Umbenennen: Gib dem Drucklayout einen aussagekräftigen Namen, z. B. für unterschiedliche Markenauftritte, Projekte oder Kundengruppen.
Löschen: Entfernt das Drucklayout für dich und alle Mitbenutzer:innen.
Mehr Details zur Konfiguration im Layout Designer findest du im Artikel Wie bearbeite ich mein Drucklayout?
Drucklayouts in Serienvorlagen verwenden
Auch in Serienvorlagen kannst du ein alternatives Drucklayout festlegen — zum Beispiel für monatliche Mietrechnungen, die automatisch erstellt werden.
So weist du einer Serienvorlage ein Drucklayout zu:
Erstelle oder bearbeite eine Serienvorlage.
Navigiere zum Bereich Serienrechnung konfigurieren.
Wähle unter Layout das gewünschte Drucklayout aus.
Achte beim Löschen eines alternativen Drucklayouts darauf, dass es in keiner Serienvorlage verwendet wird. Ist das doch der Fall, wird die Serienvorlage bei der nächsten Ausführung pausiert. Du erhältst dann einen Hinweis, um ein neues Drucklayout auszuwählen.
Voraussetzungen für mehrere Drucklayouts
Die Anzahl der verfügbaren Drucklayouts hängt von deiner Lexware Office-Version ab:
In den Versionen M und L stehen dir bis zu zwei Drucklayouts zur Verfügung.
Ab der Version XL kannst du bis zu neun Drucklayouts erstellen.
Wenn du mehr als zwei Drucklayouts benötigst, empfehlen wir ein Upgrade auf die Version XL. Deine aktuelle Version prüfst du in den Einstellungen unter Mein Vertrag.