Allgemeines zum Kassenbuch
Die Kasse von Lexware Office ist als Kassenbuch geeignet und GoBD-konform. Dieses Kassenbuch entspricht damit dem Buchhaltungskonto "Kasse", dies ist keine Registrierkasse. Aus diesem Grund ist es weder möglich noch erforderlich, einen Tages-, Wochen- oder Monatsabschluss zu tätigen.
Der verantwortungsvolle Umgang und weiterführende Aufzeichnungspflichten obliegen Ihnen als Unternehmer:in, da wir an dieser Stelle keine Möglichkeit haben, die individuellen Gegebenheiten allgemeingültig abzubilden. Gerne können Sie dazu auch Rücksprache mit Ihrer Steuerkanzlei halten.
📍 Ist das Kassenbuch in Lexware Office vom Finanzamt anerkannt?
Ja, das Kassenbuch funktioniert rechtskonform und ist vom Finanzamt anerkannt.
📍 Wie viele Kassen kann ich nutzen?
Pro Lexware Office Account können Sie eine Kasse verwalten.
📍 Ab welcher Version kann ich die Kasse nutzen?
Die Kassenbuchfunktion steht Ihnen ab der Version L zur Verfügung.
Sollten Ihnen unter dem Menüpunkt Finanzen ausschließlich die Reiter "Umsätze, Überweisungen und Konten" angezeigt werden, ist die Kasse in Ihrem aktuellen Tarif nicht enthalten. In diesem Fall können Sie Ihren Vertrag unter ⚙️ Einstellungen → Mein Vertrag anpassen.
📍 Wo finde ich die Kasse?
Den Menüpunkt Kasse finden Sie in der Navigation unter Finanzen → Kasse.
Ansicht in der App: Wenn Sie die Lexware Office App nutzen, finden Sie die Kasse im Reiter Finanzen, indem Sie oben rechts auf die drei Punkte (⋮) klicken. Dort öffnet sich das Auswahlmenü inklusive der Kasse.
📍 Bin ich verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen?
Dies hängt von verschiedenen Voraussetzungen ab. Wenn Sie unsicher sind, ob Sie ein Kassenbuch führen müssen, wenden Sie sich zur Klärung Ihrer individuellen Situation bitte an Ihre Steuerberatung.
📍 Was passiert mit meinen Daten im Kassenbuch, wenn ich mich für eine günstigere Produktversion entscheide?
Ihre erfassten Daten im Kassenbuch bleiben weiterhin zugänglich. Sie können erfasste Daten bearbeiten und löschen. Die Eingabe neuer Daten ist in der Produktversion, in der das Kassenbuch nicht im Funktionsumfang enthalten ist, allerdings nicht mehr möglich.
📍 Was passiert mit der Steuerbuchung in der Kasse?
Die Steuerbuchung erfolgt bei der Erfassung des Beleges oder beim Schreiben einer Rechnung in Lexware Office. Die Zahlung über die Kasse gleicht nur den offenen Posten aus und spricht nicht mehr das Steuerbuchungskonto an.
Anfangsbestand und Kassenbestand in Lexware Office
Wie trage ich den Anfangsbestand ein?
Wenn Sie bereits über einen Bargeldbestand verfügen, erfassen Sie diesen zu Beginn unter Finanzen → Kasse. Lexware Office übernimmt die automatische Verbuchung für Sie. Sollten Sie mit einer leeren Kasse starten, erfassen Sie einfach direkt Ihren ersten Geschäftsvorfall.
Wie setzt sich der Kassenbestand zusammen?
Der in der Übersicht angezeigte Bestand ist immer der aktuelle Gesamtsaldo. Sie müssen den Anfangsbestand also nicht separat dazurechnen. Die Berechnung erfolgt automatisch:
Anfangsbestand + alle Einnahmen - alle Ausgaben = Aktueller Kassenbestand
Kann ich den Anfangsbestand ändern?
Gehen Sie dazu auf Finanzen → Kasse und klicken Sie am oberen Rand auf den Link "Anfangsbestand vom [Datum] Ändern".
Wichtige Details bei Änderungen:
Anpassung: Sie können sowohl den Betrag als auch das Datum nachträglich anpassen.
Einschränkung: Ein einmal erfasster Anfangsbestand kann auf einen anderen Betrag geändert, aber nicht nachträglich auf 0,00 € gesetzt werden.
Sichtbarkeit: Der Anfangsbestand bleibt dauerhaft als Basiswert in Ihrer Kassenübersicht sichtbar.
Wie kann ich den Kassenbestand abfragen oder drucken?
Um den Saldo am Monatsende zu prüfen oder alle Geldbewegungen für Ihre Unterlagen zu exportieren/drucken, gehen Sie wie folgt vor:
Wechseln Sie über den Reiter Buchhaltung zur Kontenübersicht.
Wählen Sie das Buchungskonto Kasse aus.
Stellen Sie oben über den Filter den gewünschten Zeitraum oder das Jahr ein.
Bestand prüfen: Sie erhalten nun den Kontostand (Saldo) am Ende des gewählten Zeitraums.
Druck: Über die Schaltfläche "Druckansicht" können Sie die Einträge des gewählten Zeitraums als PDF speichern oder direkt ausdrucken.
❗Voraussetzung: Damit der Kontostand korrekt dargestellt wird, müssen der Saldenvortrag für das entsprechende Jahr eingetragen und alle Kassenbuchungen vollständig gebucht sein.
Kann ich die Kasse löschen?
Um die Kasse in Lexware Office löschen zu können, dürfen keine Kassenbucheinträge bestehen, keine Zeiträume festgeschrieben oder eine USt-Voranmeldung versendet worden sein.
💡 Bitte prüfen Sie die genannten Voraussetzungen. Falls dies zutrifft, so kann das Buchhaltungskonto der Kasse nicht mehr gelöscht werden, da festgeschriebene Buchungen/Belege storniert werden müssten und jedes Storno eine neue Buchung erzeugt.
Sollten für die Kassenbucheinträge noch keine Zeiträume festgeschrieben oder eine USt-Voranmeldung versendet worden sein, können Sie die Kassenbucheinträge manuell löschen. Klicken Sie dazu auf das X am Ende des Kassenbucheintrages.
Erst wenn alle Einträge gelöscht wurden, können Sie die Kasse über den Button "Ändern" löschen:
💡 Bitte beachten Sie, dass Sie den Anfangsbestand im Nachhinein nicht auf 0,00 € verändern können. Dieser lässt sich nur auf einen anderen Betrag verändern.
Kassenbuch vs. Kassensystem
Die Kasse in Lexware Office ist ein reines elektronisches Kassenbuch. Sie dient dazu, Ihre Bargeldbewegungen für die Buchhaltung zu dokumentieren (ähnlich einer Portokasse). Sie ist kein Ersatz für eine Registrierkasse (POS-System) im Ladengeschäft.
Sie verkaufen aktiv vor Ort? Wenn Sie Bargeldumsätze und Kartenzahlungen direkt am Point-of-Sale erfassen, also beispielsweise in einem Ladengeschäft und automatisch verbuchen möchten, ist unser Partner flour eine mögliche Ergänzung:
Automatisierung: Ihr Tagesabschluss wird automatisch an Lexware Office übertragen.
Hardware-Anbindung: Verbinden Sie Ihre EC-Terminals (z. B. von SumUp, Adyen oder Ingenico) direkt mit flour.
Wichtig: flour integriert Ihre Hardware (Kartenleser). Die Anbindung anderer, eigenständiger Kassen-Software-Systeme ist hingegen nicht möglich.
Weiterführende Anleitung: Buchungen in der Kasse
Erfahren Sie hier im Detail, wie Sie Einnahmen, Ausgaben sowie Privateinlagen in der Kasse erfassen:
❓ Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wie kann ich in der Kasse mehr als einen Monat anzeigen lassen?
Wie kann ich in der Kasse mehr als einen Monat anzeigen lassen?
In der Kasse direkt (Finanzen → Kasse) lässt sich immer nur der aktuell ausgewählte Monat anzeigen; eine fortlaufende Liste gibt es dort nicht. Wenn Sie einen größeren Zeitraum (Quartal oder Jahr) einsehen, exportieren oder drucken möchten, wechseln Sie zu Buchhaltung → Buchungsübersicht (oder Kontenübersicht). Wählen Sie dort im linken Menü das Buchungskonto Kasse aus und stellen Sie oben rechts über den Filter den gewünschten Zeitraum (z. B. das ganze Jahr) ein.
Wie kann ich mir den Kassenstand für einen bestimmten Tag ansehen?
Wie kann ich mir den Kassenstand für einen bestimmten Tag ansehen?
Um den Bestand zu einem spezifischen Tagesdatum zu prüfen, wechseln Sie zu Finanzen → Kasse und stellen den gewünschten Monat ein. Klicken Sie rechts oben auf "Drucken". Im generierten Ausdruck des Kassenbuches wird Ihnen der Kassenbestand für jeden einzelnen Tag ausgewiesen, an dem eine Buchung stattgefunden hat.
Kann ich Kassenbuchungen oder CSV-Berichte importieren?
Kann ich Kassenbuchungen oder CSV-Berichte importieren?
Ein nachträglicher Import von Buchungsdaten oder CSV-Dateien in die Kasse (das Kassenbuch) ist aktuell nicht möglich. Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen manuell über die Belegfassung oder als Kassenbuchung erfasst werden.
Stichworte: Barkasse, Portokasse, Handkasse