Bankumsätze und Buchhaltung
Für eine ordnungsgemäße Buchhaltung ist es unerlässlich, dass du jeden einzelnen Bankumsatz korrekt zuordnest. Das bedeutet konkret: Du verknüpfst den Umsatz entweder mit einem passenden Beleg oder weist ihm eine entsprechende Buchhaltungs-Kategorie zu. Da dieser manuelle Schritt oft wertvolle Zeit kostet, greift dir Lexware Office mit automatisierten Zuordnungsvorschlägen unter die Arme.
Wie entstehen die Zuordnungsvorschläge für deine Bankumsätze?
Sobald du deine Bankkonten in Lexware Office aktualisierst, prüft das System die neu abgerufenen Bankumsätze. Anschließend erstellt die Software automatisch passende Zuordnungsvorschläge für deine Buchhaltung. Dabei unterscheiden wir zwei verschiedene Arten von Vorschlägen:
Vorschlag für einen passenden Beleg: Das System findet einen Beleg, der exakt zum jeweiligen Bankumsatz passt. Voraussetzung dafür ist, dass du den Beleg zuvor vollständig im System erfasst hast. Es spielt dabei keine Rolle, ob der Beleg oder der Bankumsatz zuerst im System vorlag, da die Prüfung in beide Richtungen erfolgt.
Vorschlag für eine passende Buchhaltungs-Kategorie: Für manche Abbuchungen gibt es typischerweise keinen Beleg. Das betrifft häufig wiederkehrende Umsätze. Beispiele hierfür sind deine monatliche Büromiete, der Abschlag für den Strom oder anfallende PayPal-Gebühren. In diesen Fällen schlägt das System direkt die passende Kategorie vor.
Wie erkenne ich einen Zuordnungsvorschlag?
Zuordnungsvorschläge kannst du ganz einfach identifizieren:
Achte auf das Symbol mit den drei Sternen.
Die Zuordnungsvorschläge sind blau hinterlegt
Alle erstellten Zuordnungsvorschläge findest du im Reiter "Vorschläge prüfen" deines Finanzbereichs. Dort erhältst du eine übersichtliche Auflistung aller offenen Zuordnungen und kannst du diese Schritt für Schritt prüfen und bestätigen.
Wie du Zuordnungsvorschläge überprüfst und übernimmst
💡 Es handelt sich zunächst um Vorschläge für die buchhalterisch notwendige Zuordnung der Bankumsätze. Diese sollten von dir noch überprüft und übernommen werden. Ohne deine aktive Übernahme findet keine endgültige Verbuchung im System statt. Gehe dazu wie folgt vor:
Gehe dazu wie folgt vor:
Navigiere im Hauptmenü zu Finanzen → Umsätze.
Klicke auf den Reiter „Vorschläge prüfen“. Hier siehst du alle vom System erstellten Vorschläge in einer übersichtlichen Liste.
Zuordnungsvorschläge annehmen:
Einzeln annehmen: Wenn du einen Vorschlag einzeln bestätigen möchtest, fahre mit der Maus über den jeweiligen Eintrag und klicke auf das Bestätigungs-Symbol (Haken).
Mehrere gesammelt annehmen: Markiere mehrere Umsätze über die Checkboxen auf der linken Seite. Bestätige diese anschließend gleichzeitig mit einem Klick auf „Annehmen“.
Alle auf einmal annehmen: Prüfe die Liste durch und lehne unpassende Vorschläge ab. Klicke am Ende einfach auf die Schaltfläche „ALLE ANNEHMEN“. Damit verbuchst du alle verbleibenden, korrekten Vorschläge auf einen Schlag.
Was passiert, wenn ein Zuordnungsvorschlag nicht passt?
Manchmal weicht ein automatischer Vorschlag von deinen Vorstellungen ab. Wenn ein Zuordnungsvorschlag nicht passt, kannst du diesen ganz einfach ablehnen:
Einen einzelnen Vorschlag ablehnen: Fahre mit der Maus über den entsprechenden Eintrag. Klicke auf das „X“, das am rechten Rand erscheint.
Mehrere Vorschläge ablehnen: Markiere die gewünschten Einträge per Klick auf der linken Seite. Wähle anschließend unten rechts die Option „Ablehnen“.
💡 Bankumsätze, bei denen du den Vorschlag abgelehnt hast (sowie Umsätze, die gar keinen Vorschlag erhalten haben), befinden sich im Reiter „Umsätze zuordnen“. Dort kannst du den Bankumsatz im nächsten Schritt händisch mit dem richtigen Beleg verknüpfen oder kategorisieren. Eine Anleitung dazu findest du im Artikel: Bankumsätze zuordnen.
ℹ️ Zuordnungsvorschläge werden automatisch generiert, basierend auf den vorhandenen Buchungsdaten und den verknüpften Bankkonten. Es ist wichtig zu beachten, dass diese Vorschläge nicht abgewählt oder deaktiviert werden können, da sie einen zentralen Bestandteil der automatisierten Prozesse darstellen. Sollten Vorschläge nicht zutreffen oder nicht korrekt sein, kannst du diese wie vorab beschrieben ablehnen.
Behalte die Kontrolle im Reiter „Alle Umsätze“
Der Reiter „Alle Umsätze“ ist deine zentrale Schaltstelle für sämtliche Bankumsätze in Lexware Office. Hier kannst du deine Umsätze nach Zeitraum und Bank filtern oder gezielt nach Namen, Beträgen und Verwendungszwecken suchen. Wenn du einen beliebigen Umsatz anklickst, entscheidest du selbst, was damit passieren soll. Du kannst direkt:
Einen bestehenden Zuordnungsvorschlag annehmen oder wieder aufheben.
Einen bereits im System erfassten Beleg manuell zuordnen.
Einen brandneuen Beleg hochladen, erfassen und direkt verknüpfen.
Eine Buchhaltungs-Kategorie manuell vergeben.
🎬 Erklärvideo: Zuordnungsvorschläge übernehmen
💡 Best Practices für eine reibungslose Buchhaltung
Mit diesen Tipps nutzt du die Automatisierungen von Lexware Office optimal und sparst dir viel Zeit im Arbeitsalltag:
Regelmäßig prüfen: Wirf am besten nach jeder Kontenaktualisierung einen Blick auf den Reiter „Zuordnungsvorschläge“. Wenn du diese zeitnah übernimmst oder ablehnst, bleibt deine Buchhaltung immer auf dem neuesten Stand und dein „Stapel“ an offenen Umsätzen ist im Handumdrehen abgearbeitet.
Lernphase bei neuen Kategorien: Du hast einen Umsatz manuell kategorisiert, aber beim nächsten identischen Umsatz fehlt der automatische Vorschlag? Das System benötigt etwas Zeit zum Lernen. Eine von dir vorgenommene Kategorieänderung wird frühestens bei der nächsten Kontenaktualisierung berücksichtigt. Weitere Informationen hierzu findest du in unserem Wissensartikel Personalisierte Zuordnungsvorschläge.
Kreditkarten effektiv verwalten: Falls dir Zuordnungsvorschläge für deine Kreditkarten fehlen, prüfe deine Belege. Oft existiert für einen Kreditkartenumsatz durchaus ein Beleg. Sobald du diesen in Lexware Office erfasst hast, kann das System ihn problemlos mit dem Kreditkartenumsatz verknüpfen.
Für private Bankkonten werden keine Zuordnungsvorschläge generiert
Für Bankkonten, die du als privat markiert hast, generiert das System grundsätzlich keine Zuordnungsvorschläge. Die Kontennutzung kannst du unter Finanzen → Konten → Konto bearbeiten einsehen und bearbeiten.
Hinweis zur Funktion "Alle annehmen"
Wenn du die Funktion „Alle annehmen“ nutzen, um Vorschläge gesammelt zu verbuchen, beachte bitte dieses Systemlimit:
Verarbeitungslimit: Pro Vorgang können maximal 1.000 Bankumsätze gleichzeitig verarbeitet werden.
Priorisierung: Das System greift dabei immer zuerst auf die ältesten 1.000 Zuordnungsvorschläge zurück.
So gehst du bei mehr als 1.000 Umsätzen vor: Sobald die ersten 1.000 Umsätze verbucht sind, rücken die restlichen Vorschläge sofort nach. Klicke einfach erneut auf „Alle annehmen“, bis die gesamte Liste vollständig abgearbeitet ist.
💡Tipp: Solltest du mehr als 1.000 offene Posten haben, führe die Sammelaktion einfach mehrfach hintereinander aus, um den gesamten Bestand schrittweise zu verbuchen.