Das solltest du als Selbstständiger wissen!
Das solltest du als Selbstständiger wissen!
Freiberufler oder Gewerbetreibender?
Als “freie Berufe” gelten wissenschaftliche, künstlerische, erzieherische oder schriftstellerische Tätigkeiten, zum Beispiel: Architekten, Berater, Designer, Dolmetscher, Fotografen, Künstler, Ingenieure, Musiker oder Stylisten. In der Regel reicht für Freiberufler die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) als vereinfachte Form der Gewinnermittlung.
Eine dauerhafte, auf Gewinn abzielende Selbstständigkeit in Produktion, Handwerk, Hotels und Gaststätten, Einzelhandel oder Dienstleistungen gilt als Gewerbe. ⚠️ Dein Gewerbe musst du beim Gewerbeamt anmelden.
💡 Gut zu wissen: Das Finanzamt entscheidet, ob du als Freiberufler oder Gewerbetreibender behandelt wirst.
Was muss ich beim Thema Umsatzsteuer beachten?
Umsatzsteuer fällt auf jedes Produkt und fast jede Dienstleistung in Deutschland an.
Kleinunternehmerregelung
Ab 01.01.2025 sind Kleinunternehmer mit einem Vorjahresumsatz von unter 25.000 Euro und einem aktuellen Jahresumsatz von unter 100.000 Euro von der Umsatzsteuerpflicht befreit. Du musst keine Umsatzsteuer auf deine Preise aufschlagen und keine Umsatzsteuer an das zuständige Finanzamt zahlen.
💡 Hinweis: Bisher bist du als Kleinunternehmer dazu verpflichtet, eine Umsatzsteuerjahreserklärung abzugeben.
Ab dem Steuerjahr 2024 werden Kleinunternehmer:innen von der Pflicht zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung befreit.
Umsatzsteuervoranmeldung
Die sog. „Umsatzsteuerzahllast“, die du an das Finanzamt entrichten musst, berechnet sich aus der Summe der Umsatzsteuern, die du von deinen Kunden erhältst, abzüglich der Umsatzsteuern („Vorsteuern“), die du deinen Lieferanten zahlst.
Selbstständige müssen monatlich (oder vierteljährlich) eine Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt senden - sofern sie nicht z.B. durch die Kleinunternehmerregelung von der Umsatzsteuer befreit sind.
💡 Hinweis: Wenn die Steuerschuld im vorherigen Kalenderjahr unter 1.000 (ab 2025: 2.000) Euro lag, kann das Finanzamt dich von der Pflicht zur Voranmeldung komplett befreien.
Umsatzsteuererklärung
Die Umsatzsteuererklärung, oft einfach Steuererklärung genannt, ist eine jährliche Zusammenfassung aller steuerrelevanten Vorgänge des Geschäftsjahres und muss von allen Unternehmern abgegeben werden, die umsatzsteuerpflichtig sind.
Soll- oder Istversteuerung
Der Unterschied zwischen Soll- und Istversteuerung betrifft den Zeitpunkt an dem die Umsatzsteuer abgeführt werden muss (nur Einnahmen):
Bei der Istversteuerung ist die Umsatzsteuer erst mit dem tatsächlichen Zahlungseingang fällig, was sich positiv auf die Liquidität kleinerer Unternehmen auswirken kann.
Bei der Sollversteuerung ist die Umsatzsteuer bereits zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung fällig - unabhängig vom Zahlungseingang.
💡 Wichtig: Das Finanzamt entscheidet, ob du der Ist- oder Sollversteuerung unterliegt.
Download Steuerkalender (PDF)
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Datenverarbeitung (GoBD)
Die GoBD sollen Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Buchhaltung sicherstellen. Geschäftsunterlagen müssen je nach Dokumentenart 6 bis 10 Jahre aufbewahrt werden.
⚠️ Achtung: Eine GoBD-konforme Buchhaltung ist wichtig! Falls das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung deine Buchhaltung nicht anerkennt, kann es deine Steuerschuld schätzen - das kann ziemlich teuer für dich werden.
💡 Gut zu wissen: Lexware Office garantiert die GoBD-konforme, rechtssichere Aufbewahrung deiner Rechnungen und Belege für die gesetzlich vorgeschriebenen 10 Jahre. Ab dem 01.01.2025 wurde die Aufbewahrungsfrist auf 8 Jahre verkürzt. Du kannst jederzeit kostenfrei auf deine Daten zugreifen, auch wenn du kein Lexware Office Kunde mehr bist!
💡 Tipp: Kostenloses eBook zur GoBD zum Download
Überblick: So funktioniert die Buchhaltung mit Lexware Office
Überblick: So funktioniert die Buchhaltung mit Lexware Office
Mit Lexware Office bringst du in wenigen Schritten Ordnung und Übersicht in deine Buchhaltung. Lexware Office unterstützt dich dabei mit vielen Arbeitserleichterungen und Automatisierungen:
1️⃣ Ausgaben erfassen:
Lade deine Ausgabenbelege in Lexware Office hoch oder fotografiere Belege mit der Lexware App ab. Lexware Office hilft dir automatisch bei der richtigen Verbuchung.
2️⃣ Einnahmen erfassen:
Schreibe Rechnungen mit Lexware Office.
3️⃣ Umsätze zuordnen:
Verbinde dein Bankkonto mit Lexware Office. Lexware Office ordnet dann deine Kontoumsätze automatisiert den richtigen Rechnungen zu und verbucht sie (Art der Kosten bzw. Einnahme).
💡 Tipp: Umsätze und Belege kannst du entweder selbst verbuchen oder als „zu prüfen“ für deinen Steuerberater markieren.
4️⃣ Umsatzsteuer-Voranmeldung:
Sobald alle Umsätze verbucht sind, siehst du deine aktuelle Umsatzsteuer-Prognose auf dem Lexware Office Dashboard. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung kannst du schnell und einfach über den Steuerliche Meldungen-Hub direkt aus Lexware Office heraus ans Finanzamt senden.
5️⃣ Steuerberater:
Deinem Steuerberater kannst du kostenlos Zugriff auf deinen Lexware Office Account geben. So kann er sich damit am Monatsende alle Umsätze und Belege einfach selbst abholen und verbuchen, wenn du keine Zeit dafür hast. Alternativ kannst du deine Daten exportieren und dann deinem Steuerberater digital zur Verfügung stellen.
6️⃣ EÜR und GuV:
Mit der übersichtlichen Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) und Gewinn- und Verlustrechnung hast du jederzeit den vollen Durchblick, wie es aktuell um dein Unternehmen steht.
💡 Gut zu wissen: Lexware Office garantiert die rechtssichere Aufbewahrung deiner Rechnungen und Belege für die gesetzlich vorgeschriebenen 10 Jahre (GoBD-konform). Ab dem 01.01.2025 wurde die Aufbewahrungsfrist auf 8 Jahre verkürzt. Du kannst jederzeit kostenfrei auf deine Daten zugreifen, auch wenn du kein Lexware Office Kunde mehr bist.
Ausgaben richtig erfassen und Steuern sparen
Ausgaben richtig erfassen und Steuern sparen
Ob Geschäftsessen, Telefonvertrag, Arbeitscomputer oder Lieferantenrechnung, Lexware Office bringt Ordnung ins Zettelchaos und hilft dir, Steuern zu sparen.
📑 Belege hochladen: Deine Kostenbelege kannst du entweder mit der Lexware App abfotografieren oder unter app.lexoffice.de am Monatsende gesammelt hochladen.
📧 E-Rechnungen von deinen Lieferanten und Geschäftspartnern lädst du genau so einfach in dein Lexware Office hoch, alle Rechnungsdetails werden vollständig und automatisch erkannt.
💵 Steuern sparen: Ausgabenbelege sind wichtig, um Kosten gegenüber dem Finanzamt nachzuweisen und diese von der anfallenden Umsatzsteuer abzusetzen. Lexware Office verbucht gezahlte Vorsteuern automatisch, sodass du weniger Umsatzsteuer zahlst.
🪄 Automagic: Lexware Office erkennt automatisch alle wichtigen Informationen auf den Belegen und hilft dir bei der richtigen Verbuchung. (Dank künstlicher Intelligenz lernt Lexware Office ständig dazu und wird bei der Erkennung immer besser!)
🗂️ Ordnung: Alle Belege werden in Lexware Office zentral abgelegt und sind schnell und einfach zu finden.
🛡️ Rechtssicher archiviert: Lexware Office bewahrt alle deine Belege GoBD-konform 10 Jahre lang für dich auf - so hat das Finanzamt nichts zu beanstanden.
💡 Tipp: Binde dein Bankkonto an deinen Lexware Office Account an. So kann Lexware Office automatisch Umsätze zuordnen und du kannst Rechnungen deiner Lieferanten per Klick direkt aus Lexware Office heraus überweisen.
💡 Tipp: So setzt du laufende / wiederkehrende Kosten, wie Miete oder Telefon ab.
💡 Tipp: Ausgaben für Leistungen in der EU erfassen (Reverse Charge Verfahren)
💡 Tipp: Abschreibungen: Welche Investitionen kann ich abschreiben?
💡 Tipp: Fotografiere Ausgabenbelege immer sofort mit der kostenlosen Lexware App ab (für Android & iOS)
Angebote, (E-) Rechnungen & Co
Angebote, (E-) Rechnungen & Co
Mit Lexware Office schreibst du mit wenigen Klicks Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Abschlagsrechnungen, Lieferscheine - und wenn’s sein muss auch Zahlungserinnerungen (Mahnungen).
🛡️ Rechtssicher: Die professionellen Vorlagen von Lexware Office enthalten alle gesetzlich verpflichtenden Angaben und sind rechtssicher formuliert.
⏱️ Schnell: Angebote, Rechnungen & Co. sind in Lexware Office mit wenigen Klicks geschrieben: einfach gespeicherte Kundendaten sowie Produkte und Dienstleistungen auswählen - fertig.
📧 E-Rechnungspflicht einfach umsetzen: Unkompliziert E-Rechnungen erstellen und versenden – die gesetzlichen Anforderungen werden automatisch erfüllt.
📑 Übernehmen: Aus einem Angebot oder einer Rechnung heraus erzeugst du mit einem Klick die zugehörige Auftragsbestätigung, Abschlagsrechnung, einen Lieferschein oder eine Mahnung - keine peinlichen ”Copy & Paste” Fehler mehr!
✉️ E-Mailversand: Angebote & Rechnungen versendest du direkt aus Lexware Office heraus per E-Mail - auch mit deiner eigenen E-Mailadresse als Absender.
🛡️ Rechtssichere Archivierung: Lexware Office bewahrt deine Rechnungen für 10 Jahre revisionssicher auf - auch nach deiner Kündigung!
📧 E-Rechnungspflicht einfach umsetzen: Mit Lexware Office erstellst und versendest du auch E-Rechnungen, rechtssicher und unkompliziert.
💡 Tipp: Verwende deine eigene E-Mail-Adresse für den Versand von Angeboten, Rechnungen etc.
💡 Tipp: Nutze unsere Überweisungs-QR-Codes, um deinen Kunden die Bezahlung deiner Rechnungen auf dein Konto zu vereinfachen. So kommst du schneller an dein Geld.
💡 Tipp: Biete deinen Kunden Skonto-Rabatt an, wenn diese zeitnah zahlen.
📱 Tipp: Mit der kostenlosen Lexware App (Android & iOS) behältst du auch von unterwegs jederzeit den Überblick und kannst schnell Angebote & Rechnungen schreiben.
💡 Tipp: Erstelle Angebote mit alternativen und optionalen Positionen. Lass Angebote digital per Klick annehmen und Rechnungen direkt online bezahlen (Kundencenter).
Bankanbindung: So macht sich die Buchhaltung (fast) von alleine
Bankanbindung: So macht sich die Buchhaltung (fast) von alleine
Die Anbindung deines Bankkontos an Lexware Office bildet das Herzstück für deine automatisierte Buchhaltung - und hilft dir viel Zeit & Nerven zu sparen!
📈 Überblick: Bewahre jederzeit den Überblick über deine Finanzen: Im Lexware Office Dashboard siehst du Einnahmen, Ausgaben, Umsatzsteuerlast und aktuelle Kontostände auf einen Blick.
Du kannst alle deine Konten, z.B. auch PayPal, anbinden.🤖 Automatisierung: Lexware Office erstellt für deine Bankumsätze Zuordnungsvorschläge zu vorhandenen Belegen oder passenden Buchungskategorien.
💸 Offene Rechnungen: In Lexware Office siehst du sofort, welcher Kunde bereits bezahlt hat und welche Rechnungen noch offen sind.
🖱️ Überweisung per Klick: Lieferantenrechnungen bezahlst du aus Lexware Office heraus einfach mit einem Klick - kein umständliches Abtippen ins Online-Banking mehr!
💳 Alle Konten: Kostenlos beliebig viele DE-IBAN Bankkonten und Kreditkarten in Lexware Office einbinden, auch PayPal wird unterstützt.
Du kannst Lexware Office vertrauen:
🛡️ Sicherheit auf Bankenniveau: Lexware Office ist offiziell von der Finanzdienstleistungsaufsicht (Bafin) zugelassen und PSD2 zertifiziert - Deine Kontodaten sind bei uns absolut sicher und vertraulich!
🇩🇪 made-in-germany: Lexware Office wird zu 100% in Deutschland entwickelt und auf Servern in Deutschland betrieben
💡 Gut zu wissen: Lexware Office ordnet Zahlungseingänge automatisch deinen Rechnungen zu - und spart dir und deinem Steuerberater viel Zeit & Nerven.
💡 Tipp: Rechnungen deiner Lieferanten kannst du aus Lexware Office heraus einfach per Klick bezahlen - kein umständliches Abtippen im Online-Banking mehr!
💡 Tipp: Trenne dein Geschäfts- von deinem privaten Bankkonto (mehr Informationen)
Monatsabschluss: In 5 Minuten erledigt
Monatsabschluss: In 5 Minuten erledigt
So machst du deinen Monatsabschluss in wenigen Minuten - anstatt lange auf deinen Steuerberater zu warten:
1️⃣ Rechnungen schreiben und versenden
Schreibe alle noch offenen Rechnungen und versende diese an deine Kunden. Übrigens: Angebote kannst du in Lexware Office mit einem Klick in eine Rechnung umwandeln - so sparst du viel Zeit und vermeidest lästige Tippfehler.
💡 Tipp: Nutze den automatisch generierten QR-Code auf deinen Rechnungen, sodass deine Kunden dir schnell und bequem dein Geld überweisen können.
2️⃣ Kosten erfassen
Lade alle deine Kostenbelege in Lexware Office hoch - Lexware Office hilft dir bei der korrekten Verbuchung.
📱 Tipp: Nutze die Lexware App, um Papierbelege abzufotografieren - und somit schnell und einfach einzulesen.
💡 Gut zu wissen: Die in Lexware Office digitalisierten Belege bewahrt Lexware Office GoBD-konform 10 Jahre lang für dich auf - selbst wenn du kein Lexware Office Kunde mehr bist. So hat das Finanzamt nichts zu beanstanden. Die Papierbelege kannst du wegschmeißen. Ab dem 01.01.2025 wurde die Aufbewahrungsfrist auf 8 Jahre verkürzt.
3️⃣ Kontoumsätze zuordnen
Ruf in Lexware Office die Bankumsätze deines Geschäftskontos ab. Lexware Office ordnet deine Bankumsätze automatisch den richtigen Rechnungen & Belegen zu und kategorisiert diese automatisch für dich vor. Mit einem Klick übernimmst du die Buchungsvorschläge - die restlichen Umsätze kannst du einfach per Hand zuordnen und kategorisieren.
💡 Tipp: Markiere Umsätze und Belege, die du nicht sicher zuordnen kannst als „Zu prüfen“. Diese erscheinen dann bei deinem Steuerberater zur Prüfung.
💡 Tipp: Du hast Belege bar bezahlt? Dann einfach den entsprechenden Beleg öffnen und über "Zahlung erfassen" als Barzahlung aus der Kasse markieren.
4️⃣ Umsatzsteuer Voranmeldung selber "elstern"
Du hast alle Rechnungen geschrieben, alle Ausgaben erfasst und alle Bankumsätze zugeordnet? Super - das war es praktisch schon! Unter dem Menüpunkt „Steuerliche Meldungen“ kannst du deine Umsatzsteuervoranmeldung einfach per Klick ans Finanzamt senden. Dafür brauchst du kein eigenes Elster-Zertifikat.
💡Wenn dein Steuerberater Monatsabschluss und Umsatzsteuervoranmeldung für dich übernimmt, kannst du ihm kostenlos Zugriff zu deinem Lexware Office Account geben. Er kann sich dann alle nötigen Daten und Belege per Klick selbstständig herunterladen - natürlich DATEV-konform.
Tipps: Buchhaltung richtig machen und clever Steuern sparen
Tipps: Buchhaltung richtig machen und clever Steuern sparen
Mit diesen 5 Tipps vermeidest du häufige Fehler in der Buchhaltung und sparst clever Steuern:
Belege sammeln: Stelle sicher, dass du für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg hast, z.B. Rechnung, Quittung, Bankauszug oder Vertrag. Lade Belege regelmäßig in Lexware Office hoch.
Regelmäßige Buchhaltung: Plane regelmäßige Zeitfenster für die Buchführung ein, um Rückstände zu vermeiden.
Umsatzsteuervoranmeldung: Überprüfe jede Umsatzsteuervoranmeldung sorgfältig auf Vollständigkeit und Richtigkeit - so vermeidest du Nachforderungen des Finanzamts.
Geschäfts- und private Finanzen trennen: Führe getrennte Konten für dein Geschäft und deinen privaten Bereich. Verbuche geschäftliche und private Transaktionen niemals über dasselbe Konto.
Abschreibungen und Betriebsausgaben: Abschreibungen erlauben es dir, den Wertverlust von Anschaffungen wie Maschinen, Grundstücken und Anlagegütern über mehrere Jahre hinweg vom Unternehmensgewinn abzuziehen - und somit die zu zahlenden Steuern zu reduzieren. Lexware Office macht dir Abschreibungen sehr einfach.
Wenn du diese grundlegenden Tipps beherzigst, behältst du jederzeit den vollen Überblick über deine Finanzen, nutzt steuerliche Vorteile aus - und ersparst dir Probleme mit dem Finanzamt.
Zusammenarbeit mit Steuerberater (kostenlos)
Zusammenarbeit mit Steuerberater (kostenlos)
Deine Rechnungen und Belege sendest du aus Lexware Office heraus einfach per Klick an deinen Steuerberater - oder noch einfacher: Du gibst deinem Steuerberater (kostenlos) Zugriff auf deinen Lexware Office Account.
👨⚖️ Kostenloser Zugriff für deinen Steuerberater auf deinen Lexware Office Account
💾 Digitale Übermittlung bzw. Datenexport per Knopfdruck (✅ DATEV-konform)
🤖 Automatische Zuordnung der Bankumsätze zur richtigen Rechnung - das spart dir und deinem Steuerberater jede Menge Zeit & Nerven!
💡 Gut zu wissen: Dein Steuerberater kann alle Rechnungen, Belege, Umsätze und Buchungen im standardisierten DATEV-Format am Monatsende selbständig aus deinem Lexware Office Account übernehmen.
Lohnabrechnung und andere Erweiterungen
Lohnabrechnung und andere Erweiterungen
„Wer allein arbeitet addiert. Wer zusammen arbeitet multipliziert!“
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