1. Einleitung
Jeden Monat müssen verschiedene elektronische Meldungen an die Ämter und Behörden verschickt werden. Lexware Office nimmt dir diese lästige Pflicht ab und erstellt diese Meldungen zum großen Teil automatisch. Zu vielen Meldungen wird ein Dokument erstellt, welches wir in der Dokumentenansicht für dich als Arbeitgeber:in hinterlegen.
Die Dokumentenansicht öffnest du wie folgt:
Wähle in der schwarzen Menüleiste „Dokumente“ aus. Auf der linken Menüleiste, die sich anschließend öffnet, kannst du in den verschiedenen Bereichen hin und her wechseln.
Erläuterung Dokumentenansicht
Bereich „Dokumente für dich als Arbeitgeber“
Meldungen werden dem Abrechnungsmonat zugeordnet, in dem diese verschickt worden sind. Du kannst oben links auswählen, welchen Monat du gerne öffnen möchtest.
Beispiel: Wenn du den Abrechnungsmonat „Mai“ am 22. August abrechnest, werden die erstellten und versendeten Dokumente im Monat „Mai“ angezeigt.
Bereich „Dokumente für deine Mitarbeiter“
Sobald du auf den Reiter „Dokumente“ klickst, landest du zunächst im Bereich „Dokumente für deine Mitarbeiter“.
Hier findest du pro Mitarbeiter:in die jeweils im Abrechnungsmonat erstellten Dokumente. z.B. Lohnabrechnung, bereits abgerechnete Korrekturabrechnungen, Meldebescheinigungen, Lohnsteuerbescheinigungen
Unten rechts auf dieser Seite findest du die Möglichkeit alle Dokumente mit einem Klick herunterzuladen.
Bereich „Dokumente für dich als Arbeitgeber“
Hier findest du alle relevanten Dokumente, die für dich als Arbeitgeber:in wichtig sind.
Lohnkonto — alle Werte pro Mitarbeitende (z.B. auch die kumulierten Jahreswerte pro Mitarbeitende) findest du hier
Lohnkonto Unfallversicherung - Werte für die Unfallversicherung pro Mitarbeitende (Stunden, Entgelte und die Gefahrentarife pro Mitarbeitende)
Buchungsliste — anhand der Lohnabrechnungen erstellte Buchungen (wenn du Lexware Office Buchhaltung nutzt, werden diese Daten automatisch an die Buchhaltung übergeben). Ein Export der Buchungsliste ist nicht möglich.
Zahlungsliste — Übersicht für alle Zahlungen (z.B. an die Krankenkasse oder das Finanzamt), die für dich als Arbeitgeber:in dem ausgewählten Monat anfallen
SEPA-Datei für Löhne und Gehälter — für Sammelüberweisung mit deinem Online-Banking
Lohnabrechnungen — für alle Mitarbeitende (ggf. auch Vorschau von hinterlegten Korrekturen — wenn unser Support eine Korrektur durchführt, findest du genau an dieser Stelle die Vorschau und kannst die Änderungen prüfen)
Lohnsteuerbescheinigungen — für alle lohnsteuerpflichtigen Mitarbeitende — nicht für pauschalversteuerte Minijobber (wenn ein:e Angestellte:r durchgängig beschäftigt ist, findest du das Dokument im Dezember, andernfalls im Austrittsmonat des Mitarbeitenden)
UV-Jahresmeldung — wenn du die Daten zur Berufsgenossenschaft sorgfältig und rechtzeitig eingetragen hast, wird das Dokument im Abrechnungsmonat Dezember angezeigt
Beitragabrechnung UV — wenn du die Daten zur Berufsgenossenschaft sorgfältig und rechtzeitig eingetragen hast, wird das Dokument im Abrechnungsmonat Dezember angezeigt
Beitragsnachweise — hier ist zu finden, welche Krankenkassenbeiträge gemeldet wurden und wie diese sich zusammensetzen (entspricht auch dem Betrag, den du an die jeweilige Krankenkasse abführen musst)
Beitragsabrechnung — hier findest du, welche Beiträge abgerechnet wurden und welche Berechnungsgrundlage verwendet wurde
Restbeitragsschuld zum Beitragsnachweis - das ist eine Übersicht, was gemeldet (bzw. geschätzt) und abgerechnet wurde und wie sich die Nachzahlungen oder Gutschriften für den nächsten Monat zusammensetzen
Erläuterungen zum Beitragsnachweis - welche Daten wurden für die Meldung an die Krankenkassen (für die Schätzung) genutzt
Lohnsteuer-Anmeldung — welche Beträge wurden an das Finanzamt übermittelt
Bereich "Entsendung A1"
Immer wenn du eine Entsendung (A1 Bescheinigung) erstellen musst, kannst du dies in diesem Bereich tun.
Bereich "Entgeltbescheingungen"
Hier findest du die Entgeltbescheinigungen, die wir an die Krankenkasse übermitteln.
Alle weiteren Informationen kannst du dem separaten Artikel zur Entgeltbescheinigung entnehmen.