Du suchst eine Lohnabrechnung, einen Arbeitsvertrag oder alle Dokumente eines bestimmten Monats? Im Dokumentenbereich von Lohn & Gehalt in Lexware Office findest du alle Dokumente deiner Mitarbeitenden und deine Arbeitgeberdokumente an einem Ort. Mit Suche und Filtern grenzt du die Dokumente in wenigen Klicks ein und siehst jedes Dokument direkt im Browser an.
Was der Dokumentenbereich in Lohn & Gehalt enthält
Den Dokumentenbereich öffnest du in Lohn & Gehalt über den Menüpunkt Dokumente im Hauptmenü. Der Dokumentenbereich bündelt zwei Arten von Dokumenten:
Mit Lexware erstellte Dokumente: Dokumente, die Lexware Office bei der Lohnabrechnung automatisch erstellt, zum Beispiel Lohnabrechnungen, Beitragsnachweise oder das Lohnjournal.
Hochgeladene Dokumente: Dokumente, die du selbst hochgeladen hast, zum Beispiel Arbeitsverträge oder Abmahnungen.
In der linken Spalte des Dokumentenbereichs findest du außerdem die Bereiche Entsendungen (A1), Entgeltbescheinigungen und Arbeitsbescheinigungen (BEA). Unter Lohnkonten und Buchungsliste öffnest du Lohnkonto, Lohnkonto Unfallversicherung und Buchungsliste als eigene Seiten.
Dokumentenbereich und digitale Personalakte: der Unterschied
Dokumentenbereich und digitale Personalakte zeigen dieselben Dokumente, aber mit unterschiedlichem Ausschnitt:
Ansicht | Was du siehst | So öffnest du die Ansicht |
Dokumentenbereich | Dokumente aller Mitarbeitenden und Arbeitgeberdokumente | Hauptmenü Dokumente |
Digitale Personalakte | Dokumente einer einzelnen Mitarbeitenden oder eines einzelnen Mitarbeitenden | Hauptmenü Mitarbeiter > Mitarbeitende anklicken > Reiter Personalakte |
Suche, Filter und Vorschau funktionieren in beiden Ansichten gleich. Den Filter Mitarbeiter gibt es nur im Dokumentenbereich, weil die digitale Personalakte immer zu einer einzelnen Mitarbeitenden oder einem einzelnen Mitarbeitenden gehört.
Dokumente im Dokumentenbereich suchen
Mit dem Suchfeld oben im Dokumentenbereich findest du Dokumente über ihre Angaben: den Namen der Mitarbeitenden, die Dokumentenart und den Namen des Dokuments. Gib einen Begriff ein, und die Liste zeigt dir sofort die passenden Dokumente.
Beispiel: Gibst du „Lohnabrechnung“ in die Suche ein, findest du alle Lohnabrechnungen im gewählten Zeitraum.
ℹ️ Wichtig: Die Suche im Dokumentenbereich durchsucht nur die Angaben zu den Dokumenten, nicht den Text innerhalb der Dokumente. Ein Begriff, der nur im Inhalt eines PDFs steht, liefert deshalb keinen Treffer.
Dokumente im Dokumentenbereich filtern
Mit den Filtern im Dokumentenbereich grenzt du die angezeigten Dokumente gezielt ein. Die Filter findest du oberhalb der Dokumentenliste:
Alle Kategorien & Dokumentenarten: zeigt nur bestimmte Kategorien oder Dokumentenarten, zum Beispiel nur Lohnabrechnungen.
Mitarbeiter: zeigt nur die Dokumente bestimmter Mitarbeitender.
Zeitraumfilter: zeigt nur Dokumente eines bestimmten Bezugszeitraums. Der Button zeigt den gewählten Zeitraum an, zum Beispiel September 2026.
So nutzt du einen Filter im Dokumentenbereich:
Klicke auf den gewünschten Filter. Der Filter öffnet sich in der rechten Spalte.
Wähle die gewünschten Einträge aus, zum Beispiel die Dokumentenart Lohnabrechnung.
Klicke auf Dokumente anzeigen.
Du kannst mehrere Filter kombinieren. Oberhalb der Liste zeigt Lexware Office an, wie viele Filter aktiv sind, zum Beispiel 1 Filter aktiv. Mit einem Klick auf das ✕ daneben setzt du die Filter zurück. Innerhalb eines Filters entfernst du deine Auswahl mit Auswahl leeren.
Kategorien und Dokumentenarten im Dokumentenbereich
Im Filter Alle Kategorien & Dokumentenarten sortiert Lexware Office die Dokumente im Dokumentenbereich nach Kategorien. Hinter jeder Dokumentenart siehst du, wie viele Dokumente es gibt. Im Dokumentenbereich gibt es diese sieben Kategorien:
Preboarding und Vertragswesen
Laufendes Arbeitsverhältnis
Payroll – Arbeitnehmerdokumente
Payroll – Arbeitgeberdokumente
Entgeltersatz und Erstattungen
Beschäftigungsende und Offboarding
Sonstige Dokumente
Beispiele: Arbeitsverträge findest du in der Kategorie Preboarding und Vertragswesen. Lohnabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen und Meldebescheinigungen findest du in der Kategorie Payroll – Arbeitnehmerdokumente. Beitragsnachweise, das Lohnjournal, die Lohnsteuer-Anmeldung, die Zahlungsliste und die SEPA-Dateien findest du in der Kategorie Payroll – Arbeitgeberdokumente.
Arbeitgeberdokumente sind keinen Mitarbeitenden zugeordnet. In der Spalte Zuordnung steht bei diesen Dokumenten deshalb Arbeitgeberdokument.
Standardmäßig zeigt der Filter nur Kategorien und Dokumentenarten, zu denen es Dokumente gibt. Mit dem Schalter Auch leere Kategorien und Dokumentenarten anzeigen blendest du alle Kategorien ein.
Zeitraumfilter im Dokumentenbereich: die vier Optionen
Mit dem Zeitraumfilter im Dokumentenbereich und in der digitalen Personalakte zeigst du Dokumente nach ihrem Bezugszeitraum an. Der Bezugszeitraum ist der Zeitraum, dem ein Dokument zugeordnet ist, zum Beispiel ein Abrechnungsmonat. Der Zeitraumfilter bietet vier Optionen:
Option | Was der Zeitraumfilter anzeigt | Beispiel |
Einzelner Monat | Dokumente eines bestimmten Abrechnungsmonats. Du wählst Jahr und Monat aus. | Alle Dokumente für September 2026 |
Zeitraum von-bis | Dokumente aus einem zusammenhängenden Zeitraum | Alle Dokumente von Januar bis Dezember 2026 |
Alle Zeiträume | Alle Dokumente seit Beginn der Abrechnung in Lexware Office. Hast du ein Dokument einem früheren Monat zugeordnet, ist dieses Dokument ebenfalls enthalten. | Alle Dokumente einschließlich eines Arbeitsvertrags von 2023 |
Ohne Bezugszeitraum | Hochgeladene Dokumente ohne Monatsbezug | Abmahnungen |
Bei der Option Alle Zeiträume kann das Laden einen Moment dauern, wenn du viele Dokumente hast.
💡 Tipp: Du findest ein hochgeladenes Dokument nicht im gewählten Monat? Wähle im Zeitraumfilter Ohne Bezugszeitraum oder Alle Zeiträume. Dokumente ohne Monatsbezug erscheinen nicht in einem einzelnen Monat.
Zwischen Listenansicht und Kachelansicht wechseln
Im Dokumentenbereich und in der digitalen Personalakte wechselst du über die beiden Symbole rechts oberhalb der Dokumentenliste zwischen Listenansicht und Kachelansicht:
Listenansicht: zeigt die Dokumente untereinander mit den Spalten Vorschau, Name des Dokuments, Datum, Bezugszeitraum, Zuordnung und Aktionen.
Kachelansicht: zeigt die Dokumente als Kacheln mit Vorschaubild.
ℹ️ Wichtig: Vorschaubilder gibt es im Dokumentenbereich aktuell nur für hochgeladene Dokumente. Dokumente, die Lexware Office erstellt hat, zum Beispiel Lohnabrechnungen, zeigen vorerst ein PDF-Symbol. Vorschaubilder für diese Dokumente folgen später.
Dokument in der Vorschau ansehen
Jedes Dokument im Dokumentenbereich öffnest du mit einem Klick auf den Eintrag in der Liste oder auf die Kachel. Die Vorschau öffnet sich direkt im Browser. In der Vorschau des Dokuments kannst du:
zwischen den Seiten blättern
das Dokument mit Drucken drucken
das Dokument mit Herunterladen speichern
Rechts neben dem Dokument siehst du die Angaben zum Dokument:
Grundlegende Eigenschaften: Name des Dokuments, Typ des Dokuments und Datum des Dokuments
Zuordnung: die Mitarbeitende oder der Mitarbeitende, zu der oder dem das Dokument gehört
Weitere Eigenschaften: wer das Dokument hochgeladen hat, der Dateityp und der Dateiname
Oben rechts in der Vorschau erkennst du, woher ein Dokument stammt: Mit Lexware erstellt steht bei Dokumenten aus der Lohnabrechnung, Hochgeladen bei Dokumenten, die du selbst hochgeladen hast.
Dokumente im Dokumentenbereich hochladen
Eigene Dokumente wie Arbeitsverträge oder Abmahnungen lädst du im Dokumentenbereich über den Button Dokument hochladen hoch. Im Fenster Dokument hochladen wählst du die Datei aus und vergibst einen Anzeigenamen. Danach wählst du die Art des Dokuments und ordnest das Dokument einer Mitarbeitenden oder einem Mitarbeitenden zu. Wie du Schritt für Schritt vorgehst, erfährst du im Artikel Dokumente in die digitale Personalakte hochladen.
Mehrere Dokumente gleichzeitig herunterladen
Im Dokumentenbereich kannst du mehrere Dokumente gleichzeitig herunterladen, zum Beispiel alle Lohnabrechnungen eines Monats. So lädst du mehrere Dokumente auf einmal herunter:
Markiere die gewünschten Dokumente über die Checkbox am jeweiligen Dokument. Alle angezeigten Dokumente markierst du auf einmal über die Checkbox oberhalb der Dokumentenliste. Lexware Office zeigt dir an, wie viele Dokumente du ausgewählt hast, zum Beispiel 4 Dokumente ausgewählt.
Klicke auf Auswahl herunterladen.
Dateinamen beim Herunterladen von Dokumenten
Wenn du ein Dokument aus dem Dokumentenbereich herunterlädst, verwendet Lexware Office den Dateinamen, den du in der Vorschau unter Weitere Eigenschaften siehst. Bei prüfungsrelevanten Dokumenten wie Arbeitsverträgen und Abmahnungen entspricht dieser Dateiname automatisch den Vorgaben der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Du musst die Dateien nicht selbst umbenennen.
Der Dateiname nach der BVV setzt sich so zusammen: Kurzform der Dokumentenart – Personalnummer – Name – Bezugszeitraum.
Beispiel: Die Abmahnung von Ferdinand Freiwillig mit der Personalnummer 2 vom September 2026 heißt beim Herunterladen Abmahn-2-Freiwillig_Ferdinand-09-2026.pdf.
Hochgeladene Dokumente im Dokumentenbereich bearbeiten
Ein hochgeladenes Dokument im Dokumentenbereich bearbeitest du in der Vorschau. Dokumente, die Lexware Office erstellt hat, kannst du nicht bearbeiten. So bearbeitest du ein hochgeladenes Dokument:
Öffne das hochgeladene Dokument in der Vorschau.
Klicke links auf das Stift-Symbol Bearbeiten. Das Fenster Dokument bearbeiten öffnet sich.
Ändere den Anzeigenamen (in der Vorschau: Name des Dokuments), die Art des Dokuments oder das Datum des Dokuments.
Klicke auf Speichern.
⚠️ Hinweis: Die Zuordnung eines hochgeladenen Dokuments zu einer Mitarbeitenden oder einem Mitarbeitenden kannst du aus Sicherheitsgründen nicht ändern. Gehört das Dokument zu einer anderen Mitarbeitenden oder einem anderen Mitarbeitenden, lade das Dokument herunter und in der richtigen Personalakte neu hoch.
Hochgeladene Dokumente im Dokumentenbereich löschen
Im Dokumentenbereich kannst du nur Dokumente löschen, die du selbst hochgeladen hast. Dokumente, die Lexware Office erstellt hat, bleiben dauerhaft erhalten. So löschst du ein hochgeladenes Dokument:
Öffne das hochgeladene Dokument in der Vorschau.
Klicke links auf das Papierkorb-Symbol. Das Fenster Dokument löschen? öffnet sich.
Klicke auf Jetzt löschen.
Lexware Office verschiebt das gelöschte Dokument zunächst in den Papierkorb. Innerhalb von 30 Tagen kannst du das Dokument wiederherstellen. Nach 30 Tagen löscht Lexware Office das Dokument endgültig. Den Papierkorb findest du im Dokumentenbereich als roten Filter-Button Papierkorb oberhalb der Dokumentenliste. Der Filter-Button Papierkorb erscheint erst, wenn du das erste hochgeladene Dokument gelöscht hast.
So stellst du ein gelöschtes Dokument aus dem Papierkorb wieder her:
Klicke im Dokumentenbereich auf den Filter-Button Papierkorb. Lexware Office zeigt dir die gelöschten Dokumente und bei jedem Dokument, wann es endgültig gelöscht wird.
Klicke beim gewünschten Dokument auf … und wähle Wiederherstellen.
Bestätige im Fenster Dokument wiederherstellen? mit Wiederherstellen.
Das wiederhergestellte Dokument siehst du danach wieder im Dokumentenbereich und in der digitalen Personalakte.
Herkunft des Dokuments | Löschen möglich? | Was beim Löschen passiert |
Hochgeladenes Dokument | Ein hochgeladenes Dokument kannst du löschen, unabhängig vom Alter des Dokuments. | Das Dokument landet zuerst im Papierkorb und wird nach 30 Tagen endgültig gelöscht. |
Mit Lexware erstelltes Dokument | Ein mit Lexware erstelltes Dokument kannst du nicht löschen. | Das Dokument bleibt dauerhaft erhalten. |
⚠️ Hinweis: Lohn- und Personaldokumente gehören in der Regel zu den Entgeltunterlagen. Entgeltunterlagen musst du für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) aufbewahren. Lösche Lohn- und Personaldokumente deshalb nur, wenn du dir sicher bist, zum Beispiel bei einem versehentlich doppelt hochgeladenen Dokument.
Häufige Fragen zum Dokumentenbereich
Warum findet die Suche im Dokumentenbereich einen Begriff aus dem Dokumenttext nicht?
Warum findet die Suche im Dokumentenbereich einen Begriff aus dem Dokumenttext nicht?
Die Suche im Dokumentenbereich durchsucht nur den Namen der Mitarbeitenden, die Dokumentenart und den Namen des Dokuments, nicht den Inhalt der Dokumente. Suche deshalb nach diesen Angaben oder nutze zusätzlich die Filter.
Warum fehlt ein hochgeladenes Dokument im gewählten Monat?
Warum fehlt ein hochgeladenes Dokument im gewählten Monat?
Ein hochgeladenes Dokument ohne Monatsbezug erscheint im Dokumentenbereich nicht in einem einzelnen Monat. Wähle im Zeitraumfilter Ohne Bezugszeitraum oder Alle Zeiträume, um das hochgeladene Dokument zu finden.
Wo finde ich Arbeitgeberdokumente wie das Lohnjournal oder die Beitragsnachweise?
Wo finde ich Arbeitgeberdokumente wie das Lohnjournal oder die Beitragsnachweise?
Arbeitgeberdokumente wie das Lohnjournal oder die Beitragsnachweise findest du im Dokumentenbereich über den Filter Alle Kategorien & Dokumentenarten. Wähle dort die Kategorie Payroll – Arbeitgeberdokumente.
Kann ich eine Lohnabrechnung im Dokumentenbereich löschen?
Kann ich eine Lohnabrechnung im Dokumentenbereich löschen?
Eine Lohnabrechnung und andere Dokumente, die Lexware Office erstellt hat, kannst du im Dokumentenbereich nicht löschen. Diese Dokumente bleiben dauerhaft erhalten. Löschen kannst du nur Dokumente, die du selbst hochgeladen hast.