Du möchtest einen Arbeitsvertrag, eine Bescheinigung oder eine Abmahnung digital bei deinen Mitarbeitenden ablegen? In der digitalen Personalakte in Lexware Office lädst du eigene Dokumente hoch und ordnest jedes Dokument einer Mitarbeitenden oder einem Mitarbeitenden zu. Die hochgeladenen Dokumente liegen dann zusammen mit den Lohndokumenten, die Lexware Office automatisch erstellt – alles an einem Ort.
Voraussetzungen für das Hochladen in die digitale Personalakte
Damit du ein Dokument in die digitale Personalakte hochladen kannst, müssen diese Voraussetzungen erfüllt sein:
Die Mitarbeitende oder der Mitarbeitende ist in Lohn & Gehalt in Lexware Office angelegt.
Die Datei hat das Format PDF, JPG oder PNG.
Die Datei ist höchstens 5 MB groß.
Wo du Dokumente in die digitale Personalakte hochlädst
Dokumente für die digitale Personalakte lädst du in Lohn & Gehalt an zwei Stellen hoch. Beide Wege führen zum selben Fenster Dokument hochladen:
In der Personalakte einer Mitarbeitenden: Öffne im Hauptmenü Mitarbeiter und klicke auf die Mitarbeitende oder den Mitarbeitenden. Wechsle in den Reiter Personalakte und klicke auf Dokument hochladen. Das Feld Mitarbeiter ist dann bereits ausgefüllt.
Im Dokumentenbereich: Öffne im Hauptmenü Dokumente und klicke auf Dokument hochladen. Im Dokumentenbereich wählst du die Mitarbeitende oder den Mitarbeitenden beim Hochladen aus.
Dokument in die digitale Personalakte hochladen: Schritt für Schritt
So lädst du ein Dokument in die digitale Personalakte hoch:
Klicke in der Personalakte oder im Dokumentenbereich auf Dokument hochladen. Das Fenster Dokument hochladen öffnet sich.
Ziehe die Datei in das Feld Datei hierher ziehen oder klicken zum Auswählen. Alternativ klickst du auf das Feld und wählst die Datei auf deinem Computer aus.
Prüfe den Anzeigenamen. Lexware Office übernimmt zunächst den Dateinamen. Ändere den Anzeigenamen bei Bedarf, zum Beispiel in „Arbeitsvertrag Max Mustermann“.
Wähle unter Art des Dokuments die passende Dokumentenart, zum Beispiel Arbeitsvertrag, Abmahnung oder Mitgliedsbescheinigung Krankenkasse. Passt keine Dokumentenart, wähle Sonstiges.
Prüfe das Datum des Dokuments. Je nach Dokumentenart fragt Lexware Office zusätzlich den Bezugszeitraum ab. Der Bezugszeitraum ist der Zeitraum, dem das Dokument zugeordnet ist. Du gibst ihn im Feld Gültig ab, Abrechnungsmonat oder Abrechnungsjahr an. Beim Arbeitsvertrag ist das zum Beispiel das Feld Gültig ab.
Prüfe das Feld Mitarbeiter. Lädst du das Dokument direkt in der Personalakte hoch, ist das Feld Mitarbeiter bereits ausgefüllt und nicht änderbar. Lädst du das Dokument im Dokumentenbereich hoch, wähle unter Mitarbeiter die Mitarbeitende oder den Mitarbeitenden aus, zu der oder dem das Dokument gehört.
Klicke auf Hochladen.
⚠️ Hinweis: Nach dem Hochladen kannst du die Zuordnung eines Dokuments zu einer Mitarbeitenden oder einem Mitarbeitenden nicht mehr ändern. Prüfe deshalb das Feld Mitarbeiter, bevor du auf Hochladen klickst.
Anzeigename und Dateiname für Prüfungen
Beim Hochladen in die digitale Personalakte unterscheidet Lexware Office zwischen zwei Namen für ein Dokument:
Anzeigename: Den Anzeigenamen wählst du frei. Unter dem Anzeigenamen erscheint das Dokument in Lexware Office.
Dateiname für Prüfungen: Manche Dokumente sind für Prüfungen relevant, zum Beispiel Arbeitsverträge und Abmahnungen. Für diese Dokumente vergibt Lexware Office automatisch einen Dateinamen nach den Vorgaben der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Den Dateinamen siehst du beim Hochladen im Hinweis Abweichender Dateiname für Prüfungen.
Der Dateiname nach der BVV setzt sich so zusammen: Kurzform der Dokumentenart – Personalnummer – Name – Bezugszeitraum.
Beispiel: Du lädst den Arbeitsvertrag von Greta Gesetzlich mit der Personalnummer 1 hoch, gültig ab 01.09.2026. Lexware Office benennt die Datei automatisch in Arb-Vertrag-1-Gesetzlich_Greta-09-2026.pdf um. Wenn du das Dokument herunterlädst, erhält die Datei diesen Namen. Du musst nichts selbst umbenennen.
Bezugszeitraum hochgeladener Dokumente
Der Bezugszeitraum legt fest, welchem Zeitraum ein hochgeladenes Dokument in der digitalen Personalakte zugeordnet ist. Über den Bezugszeitraum findest du das Dokument später mit dem Zeitraumfilter wieder.
Den Bezugszeitraum legst du beim Hochladen über ein Datumsfeld fest. Je nach Art des Dokuments heißt dieses Feld:
Gültig ab, zum Beispiel beim Arbeitsvertrag
Abrechnungsmonat
Abrechnungsjahr
Dokumentenarten ohne eines dieser Felder, zum Beispiel die Abmahnung, haben keinen Bezugszeitraum.
Dokument | Bezugszeitraum | So findest du das Dokument |
Arbeitsvertrag mit Gültig ab 01.09.2026 | 09/2026 | Zeitraumfilter September 2026 |
Dokumente ohne Monatsbezug, zum Beispiel Abmahnungen | kein Bezugszeitraum | Zeitraumfilter Ohne Bezugszeitraum |
Dokument aus der Zeit, bevor du die Lohnabrechnung in Lexware Office gestartet hast | früherer Monat | Zeitraumfilter Alle Zeiträume |
Welche Dateien du in die digitale Personalakte hochladen kannst
In die digitale Personalakte lädst du Dateien mit diesen Eigenschaften hoch:
Eigenschaft | Vorgabe |
Dateiformat | PDF, JPG oder PNG |
Dateigröße | höchstens 5 MB pro Datei |
Anzahl pro Hochladen | ein Dokument |
💡 Tipp: Scanne ein mehrseitiges Papierdokument, etwa einen Arbeitsvertrag, als eine einzige PDF-Datei. So liegt der vollständige Arbeitsvertrag als ein Dokument in der digitalen Personalakte und du musst keine einzelnen Seiten hochladen.
Welche Dokumentenarten du beim Hochladen auswählen kannst
Beim Hochladen in die digitale Personalakte ordnest du jedes Dokument unter Art des Dokuments einer Dokumentenart zu. Diese Dokumentenarten stehen zur Auswahl:
Thema | Dokumentenarten |
Vertrag und Personal | Arbeitsvertrag, Bewerbungsunterlage, Unterweisung, Abmahnung |
Nachweise zu Sozialversicherung und persönlichen Daten | Mitgliedsbescheinigung Krankenkasse, Nachweis Krankenversicherung, Nachweis weitere Beschäftigungen, Nachweis weiterer kurzfristiger Beschäftigungen, Verzichtserklärung Rentenversicherungsfreiheit, Befreiungsantrag Rentenversicherungspflicht, Nachweis Elternschaft, Nachweis Staatsangehörigkeit, Arbeitszeitnachweis |
Lohn und Meldungen | Lohnabrechnung, Lohnsteuerbescheinigung, Meldebescheinigung, Sofortmeldung, Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, Entgeltbescheinigung, Arbeitsbescheinigung, Beitragsnachweis, Erstattungsantrag |
Entsendung | Antrag zur Entsendung, Bestätigung zur Entsendung |
Sonstiges | für alle Dokumente, zu denen keine andere Dokumentenart passt |
So erkennst du, dass das Hochladen in die digitale Personalakte geklappt hat
Nach dem Klick auf Hochladen zeigt Lexware Office die Meldung „Dokument wurde hochgeladen.“ Das hochgeladene Dokument erscheint dann in der digitalen Personalakte der Mitarbeitenden und im Dokumentenbereich.
Wenn du das Dokument öffnest, siehst du oben rechts die Kennzeichnung Hochgeladen. Unter Weitere Eigenschaften siehst du, wer das Dokument hochgeladen hat.
ℹ️ Wichtig: Du siehst das hochgeladene Dokument nicht in der Liste? Prüfe den Zeitraumfilter. Ist ein bestimmter Monat ausgewählt, zeigt die Liste nur Dokumente mit diesem Bezugszeitraum. Wähle Alle Zeiträume oder Ohne Bezugszeitraum.
Häufige Fragen zum Hochladen in die digitale Personalakte
Kann ich die Zuordnung eines hochgeladenen Dokuments zu einer Mitarbeitenden ändern?
Kann ich die Zuordnung eines hochgeladenen Dokuments zu einer Mitarbeitenden ändern?
Die Zuordnung eines hochgeladenen Dokuments zu einer Mitarbeitenden oder einem Mitarbeitenden kannst du in der digitalen Personalakte nicht ändern. Hast du ein Dokument bei den falschen Mitarbeitenden hochgeladen? Dann lade das Dokument herunter und bei den richtigen Mitarbeitenden neu hoch. Das falsch zugeordnete Dokument löschst du anschließend in der Vorschau über das Papierkorb-Symbol.
Kann ich mehrere Dokumente gleichzeitig in die digitale Personalakte hochladen?
Kann ich mehrere Dokumente gleichzeitig in die digitale Personalakte hochladen?
In die digitale Personalakte lädst du jedes Dokument einzeln hoch. Mehrere Dokumente lädst du nacheinander hoch.
Was mache ich, wenn meine Datei größer als 5 MB ist?
Was mache ich, wenn meine Datei größer als 5 MB ist?
Dateien für die digitale Personalakte dürfen höchstens 5 MB groß sein. Ist deine Datei größer, verkleinere die Datei, zum Beispiel indem du das Dokument mit geringerer Auflösung scannst oder das PDF komprimierst.
Kann ich ein hochgeladenes Dokument nachträglich bearbeiten?
Kann ich ein hochgeladenes Dokument nachträglich bearbeiten?
Ein hochgeladenes Dokument in der digitalen Personalakte bearbeitest du in der Vorschau des Dokuments über das Stift-Symbol Bearbeiten. Dort änderst du den Anzeigenamen, die Art des Dokuments und das Datum des Dokuments. Die Zuordnung zur Mitarbeitenden oder zum Mitarbeitenden kannst du nicht ändern.