Wenn du eine neue Mitarbeiterin oder einen neuen Mitarbeitenden in Lexware Office anlegst, fragt das System automatisch die Sozialversicherungsnummer bei der Rentenversicherung ab. Hier erfährst du, wozu sie gebraucht wird und was du tun kannst, wenn sie nicht automatisch gefunden wird.
Wozu dient eigentlich die Versicherungsnummer?
Die Versicherungsnummer der Rentenversicherung dient der eindeutigen Identifikation einer Person im deutschen Sozialversicherungssystem. Du findest dafür auch die Bezeichnungen Rentenversicherungsnummer, RV-Nummer, Sozialversicherungsnummer oder SV-Nummer — alle meinen dasselbe. In diesem Artikel verwenden wir durchgängig den Begriff Versicherungsnummer, wie er auch in Lexware Office genannt wird. Mithilfe dieser Kennzeichnung sammelt die Rentenversicherung Informationen, die für die Durchführung der Versicherung und die Inanspruchnahme bzw. Gewährung von Sozialleistungen relevant sind.
Lexware Office verwendet die Versicherungsnummer beim Versand und der Verarbeitung aller elektronischen Pflichtmeldungen an die Sozialversicherung (Rentenversicherung, Arbeitsagentur, Krankenkassen, Pflegeversicherung). Auch für die Beantragung von Rückerstattungen bei Entgeltfortzahlungen, zum Beispiel bei Krankheit deines Mitarbeitenden, brauchst du die Versicherungsnummer.
Wie erhältst du die Versicherungsnummer deiner Mitarbeitenden?
Die Versicherungsnummer erhältst du ganz einfach über Lexware Office. Lexware Office fragt die Versicherungsnummer bei neuen Beschäftigungsverhältnissen elektronisch für dich ab.
Das passiert automatisch, nachdem du alle Mitarbeiterdaten eingetragen und gespeichert hast. Die Versicherungsnummer wird dann anhand der folgenden Angaben aus dem Mitarbeiterprofil bei der Deutschen Rentenversicherung abgefragt:
Anrede (Geschlecht)
Vor- und Nachname (ggf. Titel, Namenszusatz, Vorsatzwort)
Titel, Namenszusatz, Vorsatzwort
Geburtsdatum
Straße Nr.
PLZ, Ort
Krankenkasse
Geburtsname
Geburtsort (trage „unbekannt" ein, falls dir der Geburtsort nicht bekannt ist)
Geburtsland
Du findest diese Angaben im Mitarbeiterprofil in Lexware Office Lohn & Gehalt — sie sind über mehrere Abschnitte verteilt, unter anderem Persönliche Daten, Sozialversicherung und Versicherungsnummer. Fülle das Profil vollständig aus, damit alle zehn Angaben vorliegen.
Tipp: Nutze den Lexware Office Personalfragebogen, um alle notwendigen Informationen deiner Mitarbeitenden zu erhalten.
Sobald die Rentenversicherung eine Versicherungsnummer zurückmeldet, übernimmt Lexware Office diese automatisch in die Mitarbeiterdaten. Das kann ein paar Minuten bis zu ein paar Stunden dauern. Du erhältst in diesem Fall eine Benachrichtigung direkt in Lexware Office Lohn & Gehalt.
Tipp: Für einen optionalen Abgleich findest du die zurückgemeldete Versicherungsnummer auch auf der Lohnabrechnung des letzten Arbeitgebers oder auf dem Sozialversicherungsausweis deines Mitarbeitenden. Mehr Informationen dazu findest du hier.
Aufnahme einer ersten Beschäftigung, wenn noch keine Versicherungsnummer vorliegt
Nimmt ein Mitarbeitender zum ersten Mal eine Beschäftigung auf, zum Beispiel als Auszubildende:r, wird die Versicherungsnummer mit der ersten Lohnabrechnung automatisch beantragt und schriftlich zugestellt.
In diesem Fall liefert dir die erste Versicherungsnummernabfrage kein Ergebnis. Die Versicherungsnummer wird stattdessen auf Basis der Anmeldung bei der Krankenkasse zurückgemeldet und im Mitarbeiterprofil gespeichert.
Was tust du, wenn Lexware Office die Sozialversicherungsnummer nicht automatisch ermitteln kann?
In Einzelfällen meldet die Rentenversicherung für einen Mitarbeitenden keine Sozialversicherungsnummer zurück. Du erhältst dann eine Benachrichtigung in Lexware Office Lohn & Gehalt sowie per E-Mail.
Gehe in diesem Fall so vor:
Prüfe alle persönlichen Daten deines Mitarbeitenden in Lexware Office auf ihre Richtigkeit. Dazu gehören Anrede, Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Straße Nr., PLZ und Ort sowie Krankenkasse. Am häufigsten liegt die Ursache bei Geburtsname, Geburtsort und Geburtsland — kontrolliere diese drei Angaben zuerst.
Speichere deine Änderungen, um erneut eine automatische Sozialversicherungsnummer-Abfrage bei der Rentenversicherung auszulösen.
Warte auf die Antwort der Rentenversicherung: Sie liegt in der Regel nach 24 Stunden vor und wird dann automatisch in den Mitarbeiterdaten gespeichert. In Einzelfällen dauert die Rückmeldung mehrere Tage.
Wenn die Sozialversicherungsnummer weiterhin nicht ermittelt werden kann
Konnte die Sozialversicherungsnummer auch nach der erneuten Abfrage nicht ermittelt werden, hast du folgende zusätzliche Möglichkeiten:
Frage bei der Krankenkasse deines Mitarbeitenden nach, bei der das Versicherungsverhältnis besteht.
Rufe die Deutsche Rentenversicherung an: 0800 / 1000 4800 (kostenfrei aus dem deutschen Festnetz).
Beantrage online einen neuen SV-Ausweis über das Selbstservice-Portal der Deutschen Rentenversicherung.
Wichtig: Aus Datenschutzgründen teilt die Rentenversicherung die Sozialversicherungsnummer in der Regel nicht am Telefon mit. Dein Mitarbeitender erhält stattdessen einen neuen Sozialversicherungsausweis mit der Sozialversicherungsnummer innerhalb weniger Tage per Post.
Du hast die Sozialversicherungsnummer bereits vorliegen?
Liegt dir die Sozialversicherungsnummer deines Mitarbeitenden bereits vor, zum Beispiel über den Sozialversicherungsausweis oder eine frühere Lohnabrechnung, kannst du sie nicht selbst manuell in Lexware Office eintragen. Wende dich an den Lohn & Gehalt Support und nenne die Sozialversicherungsnummer sowie den Namen deines Mitarbeitenden, damit die Nummer manuell hinterlegt werden kann.
Abrechnungen ohne Sozialversicherungsnummer
Wichtige Meldungen dürfen nur mit vorliegender Sozialversicherungsnummer versendet werden. Deshalb kannst du Mitarbeitende in Lexware Office maximal zweimal ohne diese Information abrechnen.
Ist bei der dritten Abrechnung keine Sozialversicherungsnummer im Mitarbeiterprofil hinterlegt, wird die Abrechnung gesperrt und du erhältst folgende Meldung: „Die Abrechnung kann noch nicht durchgeführt werden…Für weitere Abrechnungen ist die Versicherungsnummer erforderlich."
Wie du diese Abrechnungssperre aufhebst, erfährst du Schritt für Schritt im Artikel Mitarbeiter:Innen ohne Versicherungsnummer abrechnen.
Häufig gestellte Fragen zur Sozialversicherungsnummer
Was kannst du tun, wenn die Sozialversicherungsnummer deines Mitarbeitenden nicht ermittelt werden kann?
Wenn die Sozialversicherungsnummer nicht automatisch ermittelt werden kann, prüfst du zunächst die persönlichen Daten in Lexware Office und speicherst deine Änderungen erneut. Bleibt die Sozialversicherungsnummer weiterhin unauffindbar, helfen dir ein Anruf bei der Krankenkasse oder bei der Deutschen Rentenversicherung (0800 / 1000 4800) weiter.
Wie trägst du die Versicherungsnummer ein, wenn du sie bereits hast?
Liegt dir die Versicherungsnummer deines Mitarbeitenden bereits vor, kannst du sie nicht selbst in Lexware Office eintragen. Wende dich an den Lohn & Gehalt Support und nenne die Nummer sowie den Namen deines Mitarbeitenden, damit sie manuell hinterlegt wird.
Wie viele Abrechnungen sind ohne Sozialversicherungsnummer möglich?
Du kannst Mitarbeitende in Lexware Office maximal zweimal ohne Sozialversicherungsnummer abrechnen. Ab der dritten Abrechnung wird die Abrechnung gesperrt, bis die Sozialversicherungsnummer hinterlegt ist.