Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter dein Unternehmen verlässt, trägst du das Ende des Beschäftigungsverhältnisses in Lexware Office ein. Damit löst du automatisch die nötigen Abmeldungen bei Krankenkasse und Finanzamt aus und stellst sicher, dass deine Lohnabrechnung korrekt weiterläuft.
Ändert sich nur die Beschäftigungsart – kein echter Austritt?
Wenn du zum Beispiel einen Minijobber zur Angestellten machst oder einen Azubi nach der Ausbildung übernimmst, trägst du keinen Austritt ein. Nutze stattdessen den Artikel Beschäftigungsverhältnis ändern (Beschäftigungsart wechseln).
So beendest du ein Beschäftigungsverhältnis
Um das Beschäftigungsverhältnis einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters in Lexware Office zu beenden, hast du zwei gleichwertige Wege.
Variante 1 (empfohlen)
Mitarbeiter in der schwarzen Menüleiste oben anklicken.
Die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter auswählen, deren bzw. dessen Beschäftigungsverhältnis endet.
Auf die Aktionsschaltfläche mit den drei Punkten … klicken und Arbeitsverhältnis beenden wählen.
Im sich öffnenden Dialog trägst du das Enddatum des Arbeitsvertrags ein und legst den Austrittsgrund fest. Nach dem Speichern ist der Austritt erfasst.
Variante 2
Die Details der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters öffnen, deren bzw. dessen Beschäftigungsverhältnis du beenden möchtest.
Den Bereich Eintritt suchen und dort das Enddatum des Arbeitsvertrags eintragen.
Vor dem Speichern den Austrittsgrund ergänzen und die Änderungen speichern.
Wichtig: Trage als Enddatum den letzten tatsächlichen Arbeitstag ein – nicht den ersten Tag danach. Ist eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter beispielsweise am 28. Februar zum letzten Mal für dich tätig, trage den 28. Februar als Enddatum ein – nicht den 1. März. Trägst du stattdessen den 1. März ein, kann das zu einer Fehlermeldung führen, weil Lexware Office für diesen Tag noch eine Arbeitszeit erwartet.
Welchen Austrittsgrund solltest du wählen?
Wähle beim Beenden eines Beschäftigungsverhältnisses den Austrittsgrund, der der Wahrheit am nächsten kommt. Bis auf die besonderen Austrittsgründe Aussteuerung (Ende des Krankengeldanspruchs nach 78 Wochen) und Tod führen alle Austrittsgründe zur selben Abmeldung bei der Krankenkasse. Bei der Auswahl des Austrittsgrunds musst du dir also keine Sorgen um unterschiedliche technische Abläufe machen – nur diese beiden Sonderfälle weichen ab.
Was passiert, nachdem du das Austrittsdatum gespeichert hast?
Sobald du das Ende eines Beschäftigungsverhältnisses in Lexware Office speicherst, löst das automatisch mehrere elektronische Meldungen aus (abhängig von der Beschäftigungsart):
Abmeldung bei der Krankenkasse
Abmeldung bei ELStAM (elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale)
Lohnsteuer-Bescheinigung für lohnsteuerpflichtige Beschäftigungsverhältnisse
Lexware Office verschickt diese Meldungen automatisch mit der nächsten Lohnabrechnung, die auf das Austrittsdatum beziehungsweise auf die Erfassung des Austrittsdatums folgt. Die zugehörigen Bescheinigungen findest du in den Arbeitgeberdokumenten. Händige die Unterlagen an die ausgeschiedene Mitarbeiterin oder den ausgeschiedenen Mitarbeiter aus – alternativ kann sie oder er die Unterlagen auch selbst über die Self Services abrufen, sofern dieser Zugang freigeschaltet ist. Mehr dazu erfährst du im Artikel Für Mitarbeiter: Alles Wissenswerte zu Dokumente digital abrufen.
Wichtig: Ein eingetragener Austritt wird erst mit einem Monatswechsel beziehungsweise mit einer Abrechnung wirksam. Wenn du den Monat bereits abgerechnet und erst danach das Austrittsdatum eingetragen hast, wird die Abmeldung erst mit der nächsten Monatsabrechnung versendet. Beschäftigst du danach keine weiteren Mitarbeitenden mehr, führe trotzdem einen Monatswechsel durch – das funktioniert auch ohne aktive Mitarbeitende.
Fehlermeldung: 0 Stunden können nicht eingetragen werden
Wenn du beim Erfassen des Austritts eine Fehlermeldung erhältst, dass 0 Stunden nicht eingetragen werden können, und deshalb auch für deine übrigen Mitarbeitenden keine Abrechnung möglich ist, liegt das in der Regel an einem falsch gewählten Enddatum.
Ursache: Du hast als Austrittsdatum den 1. eines Monats eingetragen, obwohl die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter tatsächlich bereits am letzten Tag des Vormonats zum letzten Mal gearbeitet hat. Für diesen 1. erwartet Lexware Office weiterhin eine Arbeitszeit – 0 Stunden lässt das System an dieser Stelle nicht zu. Dadurch blockiert die Abrechnung nicht nur für diese eine Person, sondern für den gesamten Abrechnungsmonat.
So löst du das Problem:
Prüfe, wann der letzte tatsächliche Arbeitstag der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters war.
Korrigiere das Austrittsdatum auf diesen letzten Arbeitstag, also den letzten Tag des Vormonats, statt auf den 1. des Folgemonats. Öffne dazu erneut das Drei-Punkte-Menü in der Mitarbeiterliste oder die Mitarbeiterdetails und wähle Arbeitsverhältnis beenden beziehungsweise den Bereich Eintritt
Muss das Austrittsdatum aus anderen Gründen auf den 1. eines Monats fallen, trage für den betroffenen Zeitraum stattdessen eine Abwesenheit Unbezahlter Urlaub ein: Gehe dazu in der schwarzen Menüleiste auf Abrechnung, dann auf Abwesenheiten und Abwesenheit hinzufügen.
Mit einer der beiden Optionen kannst du die Abrechnung fortsetzen und den Monatswechsel abschließen.
Du hast das Austrittsdatum nach der Abrechnung eingetragen – was jetzt?
Hast du die Lohnabrechnung für den Monat bereits erledigt und trägst erst danach das Austrittsdatum ein, ist die Reihenfolge eigentlich umgekehrt gedacht: Lexware Office erwartet, dass du zuerst das Austrittsdatum speicherst und danach die Abrechnung erledigst.
Wenn du in dieser Situation steckst und keine weiteren Abrechnungen für diese Mitarbeiterin oder diesen Mitarbeiter erstellen möchtest, führe eine Monatsabrechnung ohne Mitarbeitende durch:
In Lexware Office auf Abrechnung gehen.
Auf Abrechnungsmonat auf MM|JJJJ umstellen klicken und den nächsten Monat wählen (Beispiel: auf Juli 2026 umstellen, wenn Juni 2026 ohne Mitarbeitende abgerechnet werden soll).
Im passenden Monat angekommen, kannst du bei Bedarf über + Mitarbeiter anlegen wieder Mitarbeitende ergänzen, die für die Abrechnung relevant sind.
Dieser Monatswechsel funktioniert auch dann, wenn du aktuell gar keine aktiven Mitarbeitenden mehr beschäftigst.
Häufige Fragen zum Beschäftigungsverhältnis beenden
Kann ich das Austrittsdatum nachträglich ändern?
Kann ich das Austrittsdatum nachträglich ändern?
Ja, du kannst das Austrittsdatum einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters in Lexware Office nachträglich ändern, solange die betroffene Abrechnung noch nicht final abgeschlossen wurde. Öffne dazu die Mitarbeiterdetails und passe das Enddatum im Bereich Eintritt an.
Muss ich für ausgeschiedene Mitarbeitende noch etwas tun, wenn ich sonst keine Angestellten mehr beschäftige?
Muss ich für ausgeschiedene Mitarbeitende noch etwas tun, wenn ich sonst keine Angestellten mehr beschäftige?
Ja, du musst auch ohne aktive Mitarbeitende einmal den Abrechnungsmonat wechseln, damit die Abmeldungen bei Krankenkasse und Finanzamt automatisch ausgelöst werden. Wechsle dazu einmal den Abrechnungsmonat unter Abrechnung – das funktioniert auch ohne aktive Mitarbeitende. Nutze dazu die Schritte im Abschnitt „Du hast das Austrittsdatum nach der Abrechnung eingetragen – was jetzt?".