Wenn deine Mitarbeitenden einen Firmenwagen auch privat nutzen dürfen, entsteht ein geldwerter Vorteil, den sie versteuern. In Lexware Office Lohn & Gehalt trägst du dafür einmal die Daten des Fahrzeugs ein. Lexware Office berechnet den geldwerten Vorteil danach jeden Monat automatisch – für die Privatnutzung und für die Fahrten zur Arbeit.
Hinweis: Diese Anleitung gilt für Firmenwagen, die du deinen Mitarbeitenden überlässt. Nutzt du als Einzelunternehmer:in selbst ein Geschäftsfahrzeug privat, erfasst du das in der Buchhaltung – siehe Wie erfasse ich die private Nutzung eines Geschäftsfahrzeugs?
Was du für den Firmen-Pkw in der Lohnabrechnung brauchst
Bevor du einen Firmen-Pkw in Lexware Office erfasst, halte diese Angaben bereit:
Bruttolistenpreis des Fahrzeugs: Das ist die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers zum Zeitpunkt der Erstzulassung, inklusive Sonderausstattung und Umsatzsteuer. Der tatsächliche Kaufpreis, Rabatte oder Leasingkonditionen spielen keine Rolle. Du findest den Bruttolistenpreis in deinen Fahrzeugunterlagen, beim Autohaus oder im Autokatalog des ADAC.
Antriebsart: Verbrenner, reines Elektrofahrzeug oder Plug-in-Hybrid
Einfache Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte: in vollen Kilometern, kürzeste Straßenverbindung. Die Arbeitsstätte ist der Ort, an dem deine Mitarbeitenden regelmäßig arbeiten, zum Beispiel das Büro.
Bei der 0,002 %-Methode zusätzlich: jeden Monat die schriftliche Erklärung deiner Mitarbeitenden, an welchen Tagen sie zur Arbeitsstätte gefahren sind.
Firmen-Pkw für Mitarbeitende anlegen
Den Firmen-Pkw legst du in Lexware Office in der monatlichen Abrechnung als Entgelt an. So gehst du vor:
Klicke in der Menüleiste auf Abrechnung.
Öffne den Schritt Stunden & Entgelte.
Wähle die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter aus, der oder dem du den Firmenwagen überlässt.
Klicke auf Entgelt hinzufügen.
Wähle aus der Liste Firmen-Pkw aus. Der Dialog Firmen-Pkw öffnet sich.
Trage die Fahrzeugdaten ein und lege die Methode für die Fahrten zur Arbeit fest. Wie das geht, erfährst du in den nächsten beiden Abschnitten.
Klicke auf Speichern.
Fahrzeugdaten im Dialog Firmen-Pkw eintragen
Im Dialog Firmen-Pkw trägst du die Daten ein, aus denen Lexware Office den geldwerten Vorteil für die Privatnutzung berechnet. Der Vorteil für die Privatnutzung beträgt jeden Monat 1 % des Bruttolistenpreises (1 %-Regelung).
Wähle im Feld Fahrzeugtyp die Antriebsart aus.
Trage den Bruttolistenpreis ein.
Trage die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte in vollen Kilometern ein. Alternativ klickst du auf Distanz auf Karte berechnen – Lexware Office ermittelt dann die kürzeste Route.
Wie Lexware Office den Bruttolistenpreis bei Elektro- und Hybridfahrzeugen kürzt
Für Elektro- und Hybridfahrzeuge kürzt Lexware Office den Bruttolistenpreis automatisch, sobald du im Feld Fahrzeugtyp die passende Antriebsart auswählst. Den gekürzten Wert rundet Lexware Office auf volle 100,00 € ab.
Antriebsart | Bruttolistenpreis für die Berechnung |
Reines Elektrofahrzeug bis zur Preisgrenze | ¼ des Bruttolistenpreises |
Elektrofahrzeug über der Preisgrenze oder begünstigter Plug-in-Hybrid | ½ des Bruttolistenpreises |
Verbrenner und sonstige Fahrzeuge | voller Bruttolistenpreis |
Welche Preisgrenze und welche Voraussetzungen für Plug-in-Hybride gelten, hängt vom Anschaffungsdatum ab:
Anschaffung | Reines Elektrofahrzeug: ¼ bis Bruttolistenpreis von | Plug-in-Hybrid: ½, wenn höchstens 50 g CO₂/km oder elektrische Reichweite mindestens |
2019 bis 2021 | 40.000,00 € (ab 2020) | 40 km |
2022 bis 2023 | 60.000,00 € | 60 km |
2024 | 70.000,00 € | 60 km |
01.01.2025 bis 30.06.2025 | 70.000,00 € | 80 km |
ab 01.07.2025 | 100.000,00 € | 80 km |
Beispiel Verbrenner:
Bruttolistenpreis 45.000,00 € → 1 % = 450,00 € pro Monat für die Privatnutzung.
Beispiel Elektrofahrzeug:
Bruttolistenpreis 64.990,00 € → ¼ = 16.247,50 € → abgerundet 16.200,00 € → 1 % = 162,00 € pro Monat für die Privatnutzung.
Fahrten zur Arbeit und Versteuerung im Dialog Firmen-Pkw festlegen
Für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte berechnet Lexware Office zusätzlich zur 1 %-Regelung einen eigenen geldwerten Vorteil. Im Dialog Firmen-Pkw legst du fest, wie dieser Vorteil berechnet und versteuert wird.
Methode für die Fahrten zur Arbeit wählen:
0,03 %-Methode (Standard): Du musst nichts weiter tun. Lexware Office berechnet jeden Monat 0,03 % des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer – unabhängig davon, wie oft deine Mitarbeitenden ins Büro fahren.
0,002 %-Methode: Setze den Haken bei der Option für die Einzelbewertung mit 0,002 % je Entfernungskilometer. Lexware Office berechnet dann nur die tatsächlichen Fahrten, die du jeden Monat einträgst. Die Wahl gilt für das ganze Kalenderjahr.
Versteuerung wählen:
Pauschal versteuert (Standard): Du musst nichts weiter tun. Lexware Office versteuert den Vorteil für Fahrten zur Arbeit bis zur Höhe der Entfernungspauschale pauschal mit 15 %. Dieser Teil ist sozialversicherungsfrei.
Individuell versteuert: Setze den Haken bei der Option zur individuellen Versteuerung. Dann läuft der gesamte Vorteil für Fahrten zur Arbeit über die Lohnsteuer deiner Mitarbeitenden und ist sozialversicherungspflichtig. Diese Einstellung kannst du jeden Monat ändern.
Welche Methode zu deinen Mitarbeitenden passt und wie Lexware Office genau rechnet, erklärt der Artikel Firmenwagen: Fahrten zur Arbeit mit 0,03 % oder 0,002 % versteuern – was passt?
Weitere Optionen im Dialog Firmen-Pkw:
Privatnutzung untersagt: Ist die private Nutzung schriftlich verboten, setzt du diese Option. Lexware Office berechnet dann keinen Vorteil nach der 1 %-Regelung. Bewahre das schriftliche Nutzungsverbot für eine Betriebsprüfung auf.
Homeoffice / keine Tätigkeitsstätte: Haben deine Mitarbeitenden keine Arbeitsstätte, zu der sie fahren, setzt du diese Option. Lexware Office berechnet dann keinen Vorteil für Fahrten zur Arbeit.
Eigenanteil: Zahlen deine Mitarbeitenden einen Eigenanteil zu den Kosten des Firmenwagens, trägst du diesen ebenfalls im Dialog Firmen-Pkw ein. Mehr dazu im Artikel Beteiligung deiner Mitarbeitenden an den Kosten für einen Firmen-Pkw.
Fahrten bei der 0,002 %-Methode jeden Monat eintragen
Wenn du für den Firmen-Pkw die 0,002 %-Methode gewählt hast, trägst du in jeder Abrechnung die Anzahl der Fahrten zur Arbeit ein. So gehst du vor:
Klicke in der Menüleiste auf Abrechnung und öffne den Schritt Stunden & Entgelte.
Wähle die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter mit dem Firmenwagen aus.
Suche die Lohnart Geldwerter Vorteil Wohnung–Arbeitsstätte 0,002 %. Lexware Office fügt diese Lohnart automatisch hinzu.
Trage in der Spalte Anzahl die Anzahl der Fahrten zur Arbeit im Monat ein – nicht die Kilometer. Hin- und Rückfahrt am selben Tag zählen als eine Fahrt. Das Feld Anzahl ist nicht vorausgefüllt, damit du die Eingabe nicht vergisst. Ist deine Mitarbeiterin oder dein Mitarbeiter im Monat nicht ins Büro gefahren, trägst du 0 ein.
Hinweis: Für die Einzelbewertung dürfen höchstens 180 Fahrten im Kalenderjahr angesetzt werden. Lexware Office zeigt dir den aktuellen Stand an.
Wird die Grenze überschritten, erhältst du einen Hinweis, die Methode rückwirkend auf die 0,03 %-Methode umzustellen. Kontaktiere dafür unseren Support (über Fragezeichen-Symbol > Support kontaktieren).
So erkennst du, dass der Firmen-Pkw richtig erfasst ist
Nach dem Speichern zeigt Lexware Office den Firmen-Pkw in der Abrechnung deiner Mitarbeiterin oder deines Mitarbeiters an. Prüfe in der Abrechnung:
Der Vorteil für die Privatnutzung entspricht 1 % des (bei Elektro- und Hybridfahrzeugen gekürzten) Bruttolistenpreises – im Beispiel 450,00 €.
Der Vorteil für Fahrten zur Arbeit erscheint als eigene Position – mit der 0,03 %-Methode im Beispiel 270,00 € (45.000,00 € × 0,03 % × 20 km).
Bei der 0,002 %-Methode siehst du die Berechnung je Fahrt und den Zählerstand, zum Beispiel „0,002 % × 45.000,00 € × 20 km je Fahrt · bisher 112 von 180 Fahrten“.
Bei pauschaler Versteuerung erscheint zusätzlich der pauschal versteuerte Anteil als eigene Position.
Sonderfälle beim Firmen-Pkw in der Lohnabrechnung
Situation | So gehst du vor |
Der Firmenwagen wird nur einen Teil des Monats genutzt, zum Beispiel bei Rückgabe des Autos oder während der Elternzeit. | Lexware Office rechnet den Firmen-Pkw immer für einen vollen Monat ab, eine tagesgenaue Abrechnung gibt es nicht. Wird der Firmenwagen nicht mehr genutzt, löschst du das Entgelt Firmen-Pkw aus der Abrechnung. Bei einem Fahrzeugwechsel beendest du den bisherigen Firmen-Pkw und legst den neuen Firmenwagen als neuen Firmen-Pkw an. |
Deine Mitarbeitenden führen ein Fahrtenbuch statt der 1 %-Regelung. | Für die Fahrtenbuch-Methode legt der Support ein eigenes Entgelt für dich an. Schreib unserem Support (über Fragezeichen-Symbol > Support kontaktieren) dazu eine Nachricht mit dem Stichwort „Fahrtenbuch anlegen“. |
Du möchtest den Firmen-Pkw für einen bereits abgeschlossenen Monat korrigieren. | Das Entgelt Firmen-Pkw kannst du bei einer Entgeltkorrektur nicht selbst ändern. Wende dich an den Support und nenne Mitarbeitende, Monat und die gewünschte Änderung. |