Du gibst dein Unternehmen zum Beispiel aus Altersgründen auf, oder es steht ein Wechsel der Inhaberin bzw. des Inhabers an. Oder du stellst deinen Betrieb endgültig ein — das heißt, du beschäftigst auch keine Mitarbeiter:innen mehr. In all diesen Fällen archivierst du dein Unternehmen in Lexware Office.
ℹ️ Wichtig: Archiviere dein Unternehmen nur, wenn du deinen Betrieb wirklich vollständig und endgültig einstellst. Hast du aktuell nur vorübergehend keine Mitarbeiter:innen und läuft dein Betrieb sonst weiter, darfst du dein Unternehmen nicht archivieren. Mit der Archivierung deaktiviert Lexware Office sofort die automatische Lohnabrechnung und das Meldewesen. Die Wahl Unternehmensaufgabe lässt sich danach nicht mehr rückgängig machen.
So stellst du deinen Betrieb endgültig ein
Wenn du deinen Betrieb endgültig einstellst, gehst du in Lexware Office in folgenden Schritten vor:
Erfasse bei allen Mitarbeiter:innen ein Austrittsdatum und einen Austrittsgrund. Wie du ein Beschäftigungsverhältnis korrekt beendest, erfährst du im Artikel So beendest du das Beschäftigungsverhältnis deiner Mitarbeitenden (Kündigung / Austritt).
Erledige die letzte Lohnabrechnung mit Lexware Office Lohn & Gehalt. Weil jetzt alle Mitarbeiter:innen ausgetreten sind, übernimmt Lexware Office automatisch die nötigen Meldungen für dich:
- die Abmeldung bei der Krankenkasse (sogenannte 30er-Meldung) inklusive Auflösung der Beitragskonten- die UV-Jahresmeldung (Unfallversicherung) an die Berufsgenossenschaft
- die Lohnsteuerbescheinigung (LStB) ans Finanzamt
- den Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD) mit Ruhendkennzeichen an die Agentur für Arbeit
Klicke auf das Zahnradsymbol in der schwarzen Menüleiste oben und wähle Unternehmen archivieren. Wähle im Dialog unter „Warum stellst du dein Unternehmen ein?" die Option Unternehmensaufgabe und trage das Datum der Unternehmensaufgabe ein.
ℹ️ Wichtig: Wähle Unternehmensaufgabe nur, wenn du deinen Betrieb wirklich vollständig und dauerhaft einstellst — nicht, wenn du gerade nur vorübergehend keine Mitarbeiter:innen beschäftigst und dein Betrieb sonst weiterläuft.
⚠️ Hinweis: Die Option Unternehmensaufgabe kannst du erst auswählen, wenn bei allen Mitarbeiter:innen ein Austrittsdatum hinterlegt und der Austritt abgerechnet ist (Schritte 1 und 2 sind also abgeschlossen). Ist das noch nicht der Fall, zeigt Lexware Office die Meldung „So lange in deinem Unternehmen Mitarbeiter angestellt sind, kann dieses nicht stillgelegt werden." und der Button Unternehmen stilllegen & schließen bleibt ausgegraut.
Klicke anschließend auf Unternehmen stilllegen & schließen. Bestätige die Sicherheitsabfrage „Möchtest du dein Unternehmen vollständig und dauerhaft stilllegen?" im folgenden Dialog erneut mit Unternehmen stilllegen & schließen.
Dein Unternehmen zeigt danach den Status „deaktiviert" an.
Jetzt solltest du Lexware Office Lohn & Gehalt kündigen. Wie das geht, erfährst du im Artikel Kündigung - Wo und wie kann ich meinen Lexware Office Vertrag kündigen?.