Eine Möglichkeit, um die Belege in DATEV zu importieren, funktioniert mit dem Tool „Belegtransfer“ von DATEV. Dieses Tool kann bei DATEV kostenlos heruntergeladen werden. Nachfolgend beschreiben wir dir Schritt für Schritt die Übertragung der Belege mit Belegtransfer.
Hinweis: Das Tool Belegtransfer stammt von DATEV. Wenn etwas nicht funktioniert, dann wende dich bitte an den DATEV-Support bzw. an deine Steuerkanzlei. Wir bieten seitens Lexware Office keinen Support und sind bei Verbesserungsvorschlägen zu diesem Tool der falsche Ansprechpartner.
Schritt-für-Schritt: Eine Ausgangsrechnung aus Lexware Office wird manuell an DATEV Belege online übertragen
In diesem Beispiel erklären wir dir anhand einer Ausgangsrechnung, die in Lexware Office erstellt wird und über das DATEV-Tool Belegtransfer V5.27 in DATEV Unternehmen online > Belege übertragen wird.
So sieht die Rechnung RE0143 in Lexware Office aus
1. Starte das Tool DATEV-Belegtransfer
Installiere das Tool DATEV Belegtransfer (https://help-center.apps.datev.de/documents/1023431). Mit dem Programm „Belegtransfer“ kannst du deine Belege nach „Belegverwaltung online/Belege online“ übertragen.
Starte das DATEV-Belegtransfer-Tool. Beim Start musst du dich bei DATEV authentifizieren; dies kannst du über die DATEV-SmartCard bzw. DATEV-SmartLogin durchführen.
2. Anmelden bei DATEV Belegtransfer
Melde dich über die Anmeldemaske im Browser an. Sollte sich das Browserfenster nicht öffnen, starte die Anwendung neu.
3. Verzeichnisse konfigurieren/anlegen
Nach dem Einloggen ist dein DATEV Belegtransfer vorerst leer.
Lege nun die entsprechenden User bzw. die Verzeichnisse an.
Wenn die Voreinstellungen richtig eingestellt wurden, klicke auf Speichern.
In unserem Beispiel ist das die Firma Paulas Ponyglück mit der Mandantennummer 99. Nun wählst du den Mandanten aus und klickst auf Weiter.
Jetzt gibst du die verschiedenen Unterverzeichnisse an. Weniger ist hier mehr. Bitte besprich das mit deiner Steuerkanzlei. In unserem Beispiel ist das ohne Belegtyp und aktiviere auch die Einstellung „als XML-Schnittstelle konfigurieren“.
4. Belege in das Verzeichnis kopieren
Tipp: Am einfachsten gelingt es dir, wenn du mit der Maus auf das Unternehmen gehst und den rechten Mausklick nutzt. Mit der Auswahl „Ordner öffnen“ gelingt es dir, den entsprechenden Ordner zu öffnen.
Hinweis: Speichere die ZIP-Datei mit den Belegbildern direkt in dem Transferverzeichnis. Diese darf nicht zuvor entpackt werden.
In unserem Beispiel enthält die ZIP-Datei 3 Dateien:
dateiname.pdf
dateiname.xml
document.xml
Pro Beleg werden dir immer zwei Dateien erzeugt. Das PDF mit dem Belegbild und eine XML-Datei, in der die Rechnungsinformationen stehen. Die Datei document.xml ist eine Art Inhaltsverzeichnis und wird pro Export erstellt.
5. Alle Belege hochladen
Klicke auf die Schaltfläche Alle Belege hochladen. Die Belege werden nun an DATEV übertragen.
Die Belege sind nun übertragen und ab jetzt sollte die Steuerkanzlei wissen, was zu tun ist. Falls du über die entsprechenden Rechte verfügst, kannst du noch die Schritte 6 & 7 durchführen.
6. Wechsle in DATEV Belege online
Wechsle online in DATEV Belege online unter Datev Login (https://webapps.datev.de/duo-start/).
Dort findest du die hochgeladenen Belege. In unserem Beispiel findest du dort die erstellte Rechnung RE0143 an Renate Reitfan.
7. Stelle die Belege deiner Steuerkanzlei bereit.
Klicke in Belege online rechts unten auf „Bereitstellen“ In unserem Beispiel haben sich mehrere Belege angesammelt, nicht nur die Rechnung RE0143.
Markiere alle Belege und klicke auf „Bereitstellen“.
Hinweis: Wir haben hier die Datenübertragung über das Tool Belegtransfer beschrieben. Du kannst die Belege natürlich auch mit anderen Programmen (z.B. DATEV Unternehmen online - Rechnungsdatenservice) an DATEV übertragen.