Welche Daten du als Steuerkanzlei von deinem Mandanten benötigst, hängt konkret von der vereinbarten Aufgabenteilung ab – was macht dein Mandant in Lexware Office, welche Aufgaben übernimmst du als Steuerkanzlei. In der Regel benötigst du die Belege und je nach Absprache der Aufgabenteilung zusätzlich noch die Buchhaltungs- und Zahlungsdaten.
In den meisten Fällen ist dein Mandant ein Buchungsmandant: das bedeutet, du als Steuerkanzlei übernimmst die unterjährige Buchhaltung und führst den Jahresabschluss durch. Hierfür benötigst du die Belegbilder (als PDF) der Ein- und Ausgangsrechnungen und die zugehörigen Belegdaten.
Oder dein Mandant ist Selbstbucher: das bedeutet, dein Mandant macht über Lexware Office unterjährig die Buchhaltung (inkl. der Umsatzsteuervoranmeldung). Den Jahresabschluss führst du als Steuerkanzlei durch. Hierfür benötigst du die Belege und Buchhaltungsdaten (Stapelbuchung).
Dadurch dass in Deutschland zwischen 70 % und 80 % der Steuerkanzleien mit DATEV arbeiten, hat sich das DATEV-Format zum Standard bei Buchhaltungsformaten entwickelt. Daher gehen wir bei Lexware Office davon aus, dass auch andere Systeme das DATEV-Format problemlos importieren können.
Bei der Übertragung der Daten von Lexware Office zu DATEV gibt es zwei Möglichkeiten:
Entweder exportiert dein Mandant die Daten aus Lexware Office und speichert den Export als Datei lokal auf seinem PC ab, übergibt bzw. überträgt diese Exportdatei (z. B. per E-Mail oder Dateiaustausch) an dich und du importierst dann manuell die Daten in DATEV.
Setzt du als Steuerkanzlei DATEV ein, dann gibt es eine zweite bessere Möglichkeit: die Server von Lexware Office und DATEV klären das Datenformat und die Übergabe der Daten im Hintergrund. Dein Mandant – und auch du als Steuerkanzlei – müssen nur wenig tun, die Daten werden im Hintergrund übertragen und automatisch in das DATEV-System importiert.
Die zweite (und professionellere) Möglichkeit kannst du mit DATEVconnect online durchführen. Und auch hier gibt es zwei Möglichkeiten: entweder überträgt dein Mandant über DATEVconnect online
nur die Belege inkl. der Belegdaten (bei Buchungsmandanten) oder
Belege & Buchungsdaten (bei Selbstbuchern).
Somit gibt es unterschiedliche Konstellationen, abhängig davon welche Daten mit welcher Technik übertragen werden und welche Absprachen du mit deinem Mandanten getroffen hast. Nachfolgend die vier typischen Szenarien:
Buchungsmandant: Übergabe
Nur Belege im klassischen Format (ZIP-Datei); Import über DATEV-Belegtransfer
Nur Belege bei Übertragung mit DATEVconnect online
Selbstbucher: Übergabe Belege & Stapelbuchung
3. Belege & Stapelbuchung (2 Exporte; jew. ZIP-Dateien) für den manuellen Import
4. Belege & Stapelbuchung mit DATEVconnect online
Ausführliche Erläuterung zu den 4 Exporten
(1) Dein Mandant ist Buchungsmandant, manueller Export aus Lexware Office und Import in DATEV oder andere Systeme
Du hast mit deinem Mandanten vereinbart, dass er die Daten manuell exportiert und du in der Kanzlei die Daten manuell importierst. In Lexware Office unter Einstellungen > Export wählt dein Mandant dazu den Export Belege/Belegbilder im DATEV-Format.
(2) Dein Mandant ist Buchungsmandant & Übertragung mit DATEVconnect online
Du hast mit deinem Mandanten vereinbart, dass die Daten von Lexware Office an DATEV im Hintergrund übertragen werden. Unter Einstellungen > DATEVconnect online startest du oder dein Mandant die Datenübertragung. In DATEVconnect online wählst du dann die Übertragung Nur die Belege inkl. der Belegdaten an DATEV Unternehmen online übertragen.
(3) Dein Mandant ist Selbstbucher & manueller Export aus Lexware Office und Import in DATEV oder andere Systeme
Die Steuerkanzlei macht den Jahresabschluss und benötigt dafür sämtliche Belege und die Buchhaltungsdaten des gesamten Jahres. Etwas erschwerend bei dieser Konstellation ist, dass in DATEV die Daten auf zwei unterschiedliche Arten manuell importiert werden müssen:
die Belege werden über das DATEV-Tool Belegtransfer importiert,
die Buchungsdaten über das den Import der Stapelbuchung.
Aus diesem Grund empfehlen wir dir, den Export über den Lexware Office-Steuerberaterzugang zu starten. Lexware Office erzeugt im Export über den Steuerberaterzugang automatisch zwei ZIP-Dateien (eine ZIP-Datei mit Belegen & und eine Datei mit Buchungsdaten), die so aufeinander abgestimmt sind, dass sie nach Import in DATEV Kanzlei Rechnungswesen automatisch verlinkt sind (Buchung zu Belegbild).
(4) Dein Mandant ist Selbstbucher & automatische Übergabe der Daten von Lexware Office an DATEV
Leichter geht der etwas mühsame Export und Doppelimport aus Szenario (3) über DATEVconnect online. Wähle in DATEVconnect online die Übertragungsart Buchungsdatenservice: Belege & Buchungsdaten an DATEV (Kanzlei Rechnungswesen) übertragen (siehe Screen). Im Hintergrund werden dann sämtliche Daten aus Lexware Office an DATEV übertragen.