Statt Produkte und Services einzeln einzutippen, lädst du deinen gesamten Artikelkatalog in einem Schritt per CSV-Datei hoch. So steht dein Katalog sofort für die Rechnungserstellung bereit.
Erklärvideo: Artikel importieren und verwalten
Das folgende Video zeigt den vollständigen Import-Prozess — von der Mustervorlage bis zur fertigen Artikelübersicht in Lexware Office:
Voraussetzungen für den Artikel-Import
Bevor du deine CSV-Datei hochlädst, prüfe diese Voraussetzungen:
CSV-Datei vorhanden: Deine Daten müssen im CSV-Format vorliegen.
Einheiten angelegt: Wenn du eigene Einheiten wie „Pakete", „Tage" oder „km" verwendest, lege diese vorher im Bereich Artikel an: Klicke auf Neu und anschließend auf den Button neben dem Einheiten-Feld im Bereich Preise. Die Einheiten „Stück" und „Stunde" sind standardmäßig vorhanden.
Pflichtfelder befüllt: Jede Zeile in deiner Importdatei muss mindestens diese vier Angaben enthalten: Bezeichnung, Einheit, Steuerart und Verkaufspreis.
⚠️ Hinweis: Fehlt eines dieser Pflichtfelder, überspringt Lexware Office den betroffenen Eintrag beim Import.
Produkte oder Services importieren – Schritt für Schritt
So importierst du deine Artikel per CSV-Datei in Lexware Office:
Öffne in der linken Navigationsleiste den Menüpunkt Artikel.
Klicke auf Importieren und wähle Produkte oder Services.
Klicke auf Mustervorlage herunterladen und trage deine Daten in die Vorlage ein.
💡 Tipp: Fülle in der Mustervorlage mindestens die Pflichtfelder Bezeichnung, Einheit, Steuerart und Verkaufspreis aus. Ohne diese Angaben schlägt der Import fehl.
Ziehe deine fertige CSV-Datei per Drag & Drop in das Upload-Feld — oder klicke auf das Upload-Feld, um die Datei von deinem Computer auszuwählen.
Prüfe in der Vorschau, ob die Spaltenüberschriften korrekt zugeordnet sind. Nicht benötigte Spalten kannst du abwählen.
Klicke auf Produkte importieren oder Services importieren, um den Vorgang zu starten.
⚠️ Hinweis: Ein Import legt ausschließlich neue Einträge an. Vorhandene Produkte oder Services werden dabei nicht geändert oder überschrieben.
Import-Ergebnis prüfen
Der Import deiner Produkte und Services war erfolgreich, wenn diese beiden Punkte erfüllt sind:
Du erhältst eine Bestätigungs-E-Mail an deine Lexware-Login-E-Mail-Adresse.
Die importierten Artikel erscheinen in der Übersicht unter Artikel.
Fehlen Artikel in der Übersicht oder ist die Anzahl der importierten Artikel niedriger als erwartet, wurden einzelne Zeilen übersprungen. Das passiert, wenn ein Pflichtfeld fehlt oder eine Artikelnummer bereits vergeben ist. Prüfe in diesem Fall deine CSV-Datei auf fehlende Werte in den Spalten Bezeichnung, Einheit, Steuerart und Verkaufspreis.
⚠️ Hinweis: Erhältst du keine Bestätigungs-E-Mail, schau auch in deinem Spam-Ordner nach. Ist die E-Mail auch dort nicht zu finden, wende dich an den Lexware Support.
Bestehende Artikel aktualisieren – Export und Re-Import
Ein CSV-Import kann vorhandene Artikel nicht direkt aktualisieren. Wenn du viele Artikel auf einmal ändern möchtest — zum Beispiel Verkaufspreise anpassen — nutze den folgenden Umweg:
Schritt 1: Aktuelle Artikeldaten exportieren
Öffne den Bereich Artikel.
Klicke auf Exportieren.
Speichere die exportierte CSV-Datei auf deinem Computer.
Schritt 2: Werte in der CSV-Datei anpassen
Öffne die exportierte CSV-Datei.
Ändere die gewünschten Werte, zum Beispiel den Verkaufspreis.
Beispiel: Alter Verkaufspreis 49,00 → Neuer Verkaufspreis 59,00Speichere die Datei.
Schritt 3: Alte Einträge in Lexware Office löschen
Öffne die Artikelübersicht.
Stelle unten rechts die Anzahl der angezeigten Zeilen auf 50 oder 100.
Aktiviere oben links in der Tabellenüberschrift das Kontrollkästchen, um alle angezeigten Artikel auszuwählen.
Klicke auf das Papierkorbsymbol, um die ausgewählten Artikel zu löschen.
Wiederhole diese Schritte, bis alle zu ersetzenden Artikel gelöscht sind.
⚠️ Hinweis: Bereits erstellte Belege wie Rechnungen oder Angebote bleiben unverändert. Die gelöschten und neu importierten Artikel wirken sich nur auf zukünftige Dokumente aus.
Schritt 4: Korrigierte CSV-Datei importieren
Öffne Artikel > Importieren und wähle Produkte oder Services.
Lade die korrigierte CSV-Datei hoch.
Prüfe die Spaltenzuordnung in der Vorschau.
Klicke auf Produkte importieren oder Services importieren.
Häufige Fragen zum Artikel-Import
Was passiert, wenn ein Artikel beim Import übersprungen wird?
Lexware Office prüft beim Import jede Artikelnummer. Wenn eine Artikelnummer bereits in deinem Account vorhanden ist, wird dieser Eintrag übersprungen und nicht neu angelegt. Ändere die Artikelnummer in der CSV-Datei oder lösche den bestehenden Eintrag zuerst.
Was passiert, wenn ich ohne Artikelnummern importiere?
Wenn du deine Artikel ohne Artikelnummern importierst, kann Lexware Office bestehende Einträge nicht eindeutig erkennen. Importierst du dieselbe Datei ein zweites Mal, entstehen Dubletten. Vergib daher möglichst immer eindeutige Artikelnummern.
Wie viele Artikel kann ich auf einmal importieren?
Du kannst pro Import-Vorgang bis zu 4.000 Artikel hochladen. Bei größeren Katalogen teile die CSV-Datei in mehrere Pakete auf.
Welche Einheiten kann ich im Import verwenden?
Die Einheiten „Stück" und „Stunde" sind in Lexware Office standardmäßig hinterlegt. Weitere Einheiten wie „Pakete", „Tage" oder „km" musst du vor dem Import im Bereich Artikel anlegen: Klicke auf Neu und anschließend auf den Button neben dem Einheiten-Feld im Bereich Preise. Die Schreibweise in der CSV-Datei muss dabei exakt mit der hinterlegten Einheit übereinstimmen.
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