Beim Übermitteln einer elektronischen Rechnung im Format XRechnung können Prüfmechanismen (z. B. eines Peppol Access Points oder eines Portal-Validators oder der Plattform für den Zentralen Rechnungseingang des Bundes (ZRE)) bestimmte Angaben vermissen. Das Ergebnis? Eine Fehlermeldung. Damit du weißt, was du in solchen Fällen tun kannst, erhältst du hier eine Übersicht der häufigsten Fehlercodes, deren Bedeutung und Hinweise zur Behebung in Lexware Office.
Prüfberichte richtig lesen
In der Regel erhältst du von Rechnungsempfängern im Falle einer fehlgeschlagenen Validierung einen sogenannten "Laufzettel" bzw. "Prüfbericht" oder "Prüfprotokoll". Dieser Bericht enthält alle relevanten Informationen zur Fehlermeldung.
Im Prüfbericht findest du in einer Tabelle die Validierungsergebnisse im Detail. Diese enthalten:
Fehlercode: Eine eindeutige Kennung für den Fehler
Fehlergrad: Entscheidend für die weitere Bearbeitung
💁🏻♀️ Im markierten Feld kannst du den Fehlercode sowie den Fehlergrad ablesen. In diesem Beispiel handelt es sich um eine "Warning" mit dem Fehlercode R046.
Fehlergrad verstehen
Error (Fehler)
💡 Der Fehlergrad „Error“ bedeutet, dass die XRechnung nicht den rechtlichen oder technischen Anforderungen entspricht. Sie ist nicht gültig und kann weder verarbeitet noch übermittelt werden.
🛑 Maßnahme: Du musst die Rechnung korrigieren.
Warning (Warnung)
💡Der Fehlergrad „Warning“ weist auf mögliche Unstimmigkeiten oder Verbesserungsmöglichkeiten hin. Die XRechnung ist formal gültig und technisch korrekt, kann also übermittelt werden.
⚠️ Empfehlung: Die Rechnung kann zwar vom Rechnungsempfänger angenommen werden, prüfe dennoch die Hinweise, da sie auf potenzielle inhaltliche Probleme hinweisen können.
Häufig auftretende Fehlercodes und deren Behebung
Zur einfachen Orientierung findest du hier die häufigsten Fehlercodes, was diese bedeuten und wie du die Angaben in Lexware Office ergänzen kannst:
1. Verkäuferdaten (Rechnungssteller)
Diese Angaben betreffen dein Unternehmen und können in Lexware Office unter „Einstellungen“ angepasst werden:
Einstellungen > Firmendaten und Allgemeine Einstellungen
Häufige Fehlercodes und Lösungen:
Fehlercode | Bedeutung gemäß XRechnung | XML‑Feld (XRechnung) | Eingabe in Lexware Office |
R020 | Elektronische Adresse (E‑Mail) des Verkäufers fehlt | BT‑34 | Einstellungen > Firmendaten > E-Mail
|
R013 | Umsatzsteuer‑Identifikationsnummer des Verkäufers fehlt | BT‑31 | Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > USt-IdNr. |
2. Käuferdaten (Rechnungsempfänger/Kunde)
Diese Fehler betreffen die Angaben der Firma oder Person, die die Rechnung erhält. Änderungen kannst du unter Kontakte anpassen.
Häufige Fehlercodes und Lösungen:
Fehlercode | Bedeutung gemäß XRechnung | XML‑Feld (XRechnung) | Eingabe in Lexware Office |
R010 | Elektronische Adresse (E-Mail) des Käufers fehlt | BT‑49 | Kontakte > Kontakt bearbeiten > E-Mail
Typ: Alternativ |
| Elektronische Adresse (E-Mail) des Ansprechpartners des Käufers | BT-58 | Kontakte > Kontakt bearbeiten > Ansprechpartner + E-Mail-Adresse
Wichtig: "Ansprechpartner auf dem Beleg anzeigen" selektieren |
R012 | Käuferreferenz (Leitweg‑ID) fehlt | BT‑10 | Kontakte > Kontakt bearbeiten > E-Rechnung > Leitweg ID Wichtig: Überprüfe zunächst, ob die Rechnung im XRechnungs-Format erstellt wurde. |
👉 Wichtig! Diese Angaben sind Pflichtfelder gemäß des XRechnung-Standards (Version 2.x). Fehlen diese Felder, wird die Rechnung von der Validierung abgelehnt – unabhängig davon, ob du diese direkt über Peppol sendest oder ein Portal nutzt.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Fehlerbehebung
Rechnung öffnen: Starte Lexware Office und öffne die betroffene Rechnung im Bearbeitungsmodus.
Pflichtfelder prüfen: Ergänze die fehlenden Angaben entsprechend den Angaben in der Fehlerbeschreibung (siehe Tabellen oben: Häufige Fehlercodes und Lösungen).
Rechnung exportieren: Speichere die Änderungen und exportiere die aktualisierte Rechnung im XML-Format (XRechnung).
Erneut senden: Übertrage die korrigierte Rechnung erneut über Peppol oder lade sie im Portal hoch.
Welche E-Mail-Adressen werden in E-Rechnungen verwendet?
Bei der Erstellung einer E-Rechnung spielen standardisierte E-Mail-Adressenfelder eine wichtige Rolle, um die Vorgaben des XRechnung-Standards zu erfüllen. Lexware Office trägt automatisch die relevanten E-Mail-Adressen in die dafür vorgesehenen Felder ein.
E-Mail-Adressen des Verkäufers
Wenn du als Verkäufer eine E-Mail-Adresse in den Einstellungen → Firmendaten hinterlegt hast, wird diese automatisch in die Felder BT-34 und BT-43 übertragen. Dadurch ist deine elektronische Kontaktadresse für deine Kunden sichtbar.
E-Mail-Adressen des Käufers
Bis zu zwei verschiedene E-Mail-Adressen aus den Kundendaten deines Käufers (BuyerTradeParty) werden in die E-Rechnung übernommen.
E-Mail-Adresse des Ansprechpartners des Käufers (BT-58): Leg einen Ansprechpartner im Bereich "Kontakt bearbeiten" an und hinterlege den Vor- und Nachnamen sowie die E-Mail-Adresse. Um sicherzustellen, dass diese genutzt wird, aktiviere die Option „Ansprechpartner auf dem Beleg anzeigen“.
E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand (BT-49): Wenn das Empfängersystem des Käufers eine spezifische elektronische Adresse benötigt, kannst du diese als alternative E-Mail-Adresse hinterlegen. Lexware Office übernimmt automatisch die erste hinterlegte Adresse mit dem Typ "Alternativ".
ts existiert).
Was kann ich bei Fehlermeldungen tun?
Sonderzeichen entfernen: Achte auf ungewollte Sonderzeichen (z. B. Leerzeichen) in den Eingabefeldern.
Cache leeren: Leere den Cache im Portal, bevor du den Upload erneut startest.
Fehlermeldung schreiben: Teile uns deine Fehlermeldung mit, dann können wir dir konkret helfen.
Lieferzettel bzw. Prüfbericht senden: Wenn du dich im Prüfbericht nicht zurechtfindest, übersende uns bitte die gesamte Datei mit Angabe des Problems.
Welche Informationen benötigt der Support?
Falls die Fehlermeldung weiterhin besteht oder du das Problem nicht alleine lösen kannst, wende dich an unseren Kundenservice. Bitte teile uns folgende Informationen direkt im Support-Chat mit, damit wir dir schnell weiterhelfen können. Unser Support-Team prüft dann deinen Bericht und gibt dir konkrete Hinweise, wie du weiter vorgehen kannst:
Die vollständige Fehlermeldung oder das Prüfprotokoll,
die betroffene XML-Datei (XRechnung),
sowie eine Beschreibung der bereits unternommenen Schritte.