Obwohl es verschiedene Arten von Betriebsprüfungen gibt, verfolgen sie alle dasselbe Ziel: sicherzustellen, dass ein Unternehmen seine Abgaben und Meldungen an die Behörden innerhalb eines bestimmten Zeitraums ordnungsgemäß getätigt hat. Diese Prüfungen im Zusammenhang für die Lohnabrechnungen werden in der Regel entweder vom Finanzamt oder von der Deutschen Rentenversicherung durchgeführt.
Lexware Office Lohn & Gehalt unterstützt dich bei zwei wichtigen Verfahren:
dem euBP-Export für Betriebsprüfungen der Deutschen Rentenversicherung und
dem DLS-Export für Prüfungen des Finanzamts.
💡Dieser Artikel richtet sich ausschließlich an Kund:innen, die Lexware Office mit dem Modul "Lohn & Gehalt" nutzen.
Betriebsprüfung vom Finanzamt - digitale Lohnschnittstelle als DLS Export
Für die Lohnsteuer-Betriebsprüfung bzw. die Lohnsteuer-Außenprüfung des Finanzamtes bietet Lexware Office eine digitale Lohnschnittstelle, die sog. DLS-Datensatz-Export an.
Für den DLS gehst du im Bereich Lohn auf das Zahnrad oben rechts und wählst "Export" aus.
Anschließend öffnet sich eine neue Seite, auf der du den Zeitraum für den Datenexport festlegen kannst. Abschließend klickst du einfach auf "DLS-Export starten".
Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung - die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung als euBP-Export
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) der Deutschen Rentenversicherung (DRV) erledigst du mit Lexware Office ganz unkompliziert.
Mit der sicheren elektronischen Übermittlung von Lexware Office sparst du Zeit und automatisierst deine Arbeitsabläufe.
Erfolgen deine Lohnabrechnungen extern, also nicht mit Lexware Lohn & Gehalt, kannst du den euBP-Export für deine Finanzbuchhaltung ebenfalls direkt aus Lexware Office heraus erstellen. Mehr dazu erfährst du in unserem Wissensartikel 📖: EuBP-Export für deine Finanzbuchhaltung
1) So startest du den Export für die Betriebsprüfung bei der DRV
Um den Export für die euBP deiner Lohndaten zu starten, gehe wie folgt vor:
Öffne zunächst den Bereich Lohn in deinem Lexware Office Account.
Klicke auf das Zahnrad-Symbol oben rechts (1).
Wähle den Menüpunkt Export aus (2).
Klicke im Anschluss auf elektronisch unterstützte Betriebsprüfung, um mit der Erfassung der relevanten Daten zu beginnen (3).
2) Basisdaten für die Prüfung eingeben
Gebe in diesem Bereich die Basisdaten für die Prüfung ein. Diese Informationen findest du im Anschreiben der Deutschen Rentenversicherung.
Prüftermin und Geschäftszeichen: Trage das Datum der Prüfung sowie das Geschäftszeichen ein.
Prüfzeitraum: Gebe den genauen Zeitraum an, den der Prüfer kontrollieren möchte. Lexware Office ergänzt die weiteren notwendigen Zeiträume vollautomatisch für dich.
3) Erweiterte Angaben und Fragebogen ausfüllen
Fülle im nächsten Schritt die erweiterten Angaben und den Fragebogen aus. Diese digitalen Angaben ersetzen die Fragen, die dir sonst persönlich oder vorab schriftlich gestellt werden.
Der Fragebogen: Die Beantwortung der Fragen ist grundsätzlich optional. Sobald du jedoch ein einziges Feld markierst, musst du den gesamten Fragebogen vollständig ausfüllen.
Verwandtschaftliche Arbeitsverhältnisse: Diese Angaben sind nur bei Personengesellschaften erforderlich. Da die rechtliche Einordnung von mithelfenden Familienmitgliedern komplex ist, solltest du hier ankreuzen, falls der Status dieser Beschäftigungen bereits über ein offizielles Statusfeststellungsverfahren geklärt wurde.
Ansprechpartner: Lexware Office übernimmt die Ansprechperson für die Betriebsprüfung automatisch aus deinem Firmenstamm. Du kannst diese Angaben bei Bedarf einfach überschreiben und anpassen.
4.) Übermittlung des Prüfberichts festlegen
Lege zum Schluss fest, wie die Übermittlung des Prüfberichts erfolgen soll.
Du hast die Wahl zwischen dem klassischen Postweg und der elektronischen Zustellung:
Zustellung per Post: Wenn du den Prüfbericht weiterhin in Papierform erhalten möchtest, setze den Haken bei „Schriftlich an meine Firmenanschrift“. Es sind dann keine weiteren Angaben von dir nötig.
Elektronische Zustellung: Möchtest du den Prüfbericht komfortabel elektronisch empfangen, überprüfe unbedingt die angegebene E-Mail-Adresse.
Nach dem Versand der euBP-Daten lässt sich diese Adresse nicht mehr ändern. Beachten 📛: im Falle eines Widerrufs beginnt die Widerrufsfrist am 4. Tag der elektronischen Zustellung und endet von da an nach einem Monat.
Klicke abschließend auf Abspeichern. Deine Daten werden nun sicher an die Deutsche Rentenversicherung übermittelt. Sobald der Prüfbericht vorliegt, erhältst du eine E-Mail und kannst das Dokument über den Button „Export“ herunterladen.
5.) Status deines euBP-Exports deiner Lohndaten verfolgen
Lexware Office informiert dich über den aktuellen Verarbeitungsstatus bei der DRV:
auf der Exportseite und
über Benachrichtigungen (Briefumschlag-Symbol in der schwarzen Menüleiste oben).
FAQ- Die meist gestellte Fragen zum euBP-Export der Lohnbuchhaltung:
Weitere Informationen zur elektronisch unterstützen Betriebsprüfung findest du hier 📖.
Ich habe versehentlich einen Datenexport erstellt, aber noch keinen Prüftermin vereinbart
Ich habe versehentlich einen Datenexport erstellt, aber noch keinen Prüftermin vereinbart
euBP-Daten, die ohne konkreten Prüfanlass übermittelt werden, nimmt die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) entgegen und speichert sie für 30 Tage.
Kommt es innerhalb dieses Zeitraums zu einem Prüfereignis seitens der Rentenversicherung, durchläuft die Datei eine Plausibilitätsprüfung. Bei Fehlerfreiheit wird sie an den zuständigen Prüfer weitergeleitet.
Findet innerhalb der 30-Tage-Frist keine Prüfung statt, werden die Daten automatisch gelöscht. Dieser Vorgang wird dir durch eine entsprechende Rückmeldung bestätigt.
Ich habe einen Eingabefehler bei der Anlage meines euBP-Exports gemacht. Wie kann ich dies korrigieren?
Ich habe einen Eingabefehler bei der Anlage meines euBP-Exports gemacht. Wie kann ich dies korrigieren?
Warte die Annahmebestätigung der Deutschen Rentenversicherung ab. Klicke anschließend auf das Zahnrad in der schwarzen Menüleiste oben und dann auf "Export". Im unteren Bereich "Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung" kannst du nun den betroffenen euBP-Export mit Klick auf das Mülleimer-Symbol stornieren, bzw. löschen.
Warte auf die Löschbestätigung der Deutschen Rentenversicherung. Dieser Vorgang kann einige Tage in Anspruch nehmen. Lexware Office benachrichtigt dich, sobald die Bestätigung vorliegt.
Danach kannst du den euBP-Export unter Zahnrad-Menü > Export mit Klick auf
"+ Weitere Betriebsprüfung erfassen" erneut anlegen.
Der Prüfbericht liegt vor, der Status in Lexware Office ändert sich jedoch nicht
Der Prüfbericht liegt vor, der Status in Lexware Office ändert sich jedoch nicht
Hast du bereits einen Prüfbericht vorliegen und wunderst dich über den angezeigten Status in Lexware Office?
In diesem Fall bitten wir dich um ein wenig Geduld. Oft erhältst du den Prüfbericht direkt von der Rentenversicherung, während die elektronische Bestätigung über die Löschung der Daten erst wesentlich später an Lexware Office übermittelt wird.
Wartezeit einplanen: Die Deutsche Rentenversicherung benötigt erfahrungsgemäß etwa 4 bis 6 Wochen, bis die Daten dort automatisch gelöscht werden.
Kein Handlungsbedarf: Du musst nichts weiter tun. Lösche oder storniere den Vorgang in Lexware Office nicht selbstständig.
Automatisches Update: Wir aktualisieren den Status in deinem Account vollautomatisch, sobald wir die Rückmeldung vorliegen haben, dass deine Daten bei der Rentenversicherung erfolgreich gelöscht wurden.
Was passiert, wenn der Prüfer am Termin erkrankt und die Prüfung zu diesem Termin nicht stattfinden kann?
Was passiert, wenn der Prüfer am Termin erkrankt und die Prüfung zu diesem Termin nicht stattfinden kann?
Nimmt der Prüfer den Termin nicht wahr und wird danach ein neuer Termin außerhalb der 30-Tage-Frist angesetzt, so storniert die Rentenversicherung die ursprüngliche Datenlieferung.
Diese Stornierung wird technisch mit dem Kennzeichen E92 oder E95 zurückgemeldet. Erst nach Erhalt dieser Rückmeldung kann eine neue Exportdatei für den neuen Prüfungstermin erstellt werden.
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