Im Rahmen einer Außenprüfung können Betriebsprüfer:innen einen Export deiner Buchhaltungsdaten anfordern. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) schreiben hierfür ein strukturiertes Exportformat vor – das von Lexware Office vollständig unterstützt wird.
Das Format wird in der Praxis unterschiedlich benannt, z. B. IDEA-Export, Z3-Export, GDPdU-Export oder XML-Export. Hierbei ist jedoch immer derselbe Export gemeint.
Wie kann die Exportdatei für die Betriebsprüfung erzeugt werden?
Um die Exportdatei für die Betriebsprüfung zu erzeugen, wechsle zunächst über die Einstellungen (Zahnradsymbol) in den Bereich Export.
Klicke auf "vordefinierter Zeitraum" und wähle das Jahr aus, für welches du die Daten zur Prüfung weitergeben möchtest. Es ist auch möglich, einzelne Monate oder Quartale auszuwählen.
Unter "Weitere Exporte" findest du die Auswahlmöglichkeit "Daten für die Betriebsprüfung".
Wähle die benötigten Daten aus und klicke auf "Export starten".
Der Export wird im Hintergrund zusammengestellt. Dies kann einige Zeit dauern. Sobald der Export abgeschlossen ist, wirst du per E-Mail darüber informiert.
Gut zu wissen: Durch den Export werden die betroffenen Buchungen automatisch festgeschrieben.
Die fertige Exportdateien findest du ganz unten unter "Daten für die Betriebsprüfung".
Was ist der Inhalt der Exportdatei?
Dir steht eine .zip-Datei zum Download bereit. Diese beinhaltet neben den erstellten Eingangs- und Ausgangsbelegen folgende maschinenlesbare Dateien:
Export_Anlagenspiegel.csv
Export_Ausgangsrechnungen_Positionen.csv
Export_Ausgangsrechnungen.csv
Export_Debitorenstammdaten.csv
Export_Journal.csv
Export_Kontenplan.csv
Export_Kreditorenstammdaten.csv
gdpdu-01-08-2002.dtd
index.xml
Es werden die in dem Jahr bebuchten Debitoren und Kreditoren, die in dem Zeitraum bebuchten Buchhaltungskonten sowie alle Buchungen des Zeitraums ausgegeben.
Zudem werden Ausgangsrechnungen, die im Zeitraum erstellt und abgeschlossen wurden, mit Kopfdaten und Rechnungspositionen exportiert.
Wird ein ganzes Jahr exportiert, so kann auch der Anlagenspiegel zum 31.12. des Jahres mit ausgegeben werden.
Die Dateien "index.xml" und "gdpdu-01-08-2002.dtd" werden von dem Prüfprogramm der Betriebsprüfer:innen benötigt.
Du kannst ebenfalls die Protokollierung exportieren.
Hier erhältst du eine CSV-Datei: Export_Protokoll.csv
Wichtiger Hinweis: Durch die aktivierte Protokollierung kann der Export mehrere Stunden in Anspruch nehmen. Du erhältst eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald die ZIP-Datei bzw. die Protokolldatei zum Download bereitstehen.
Mögliche technische Fehler bei der Prüfung
Beim Einlesen der Exportdaten in das Prüfprogramm der Betriebsprüfer:innen kann es zu technischen Fehlern kommen.
Dies passiert insbesondere, wenn im Prüfprogramm versucht wird, die Daten mit dem Import-Makro "Lexware" zu importieren. Dies ist nicht für die Cloud-Software Lexware Office geeignet, sondern dient dem Import von Daten aus den Desktop-Produkten "Lexware Buchhaltung".
Weiterführende Informationen und Vorgehensweisen zum erfolgreichen Import der Prüfdaten von Lexware Office (vormals lexoffice) stehen den Betriebsprüfer:innen in einer internen Wissensdatenbank der Finanzverwaltung zur Verfügung.
Stichworte: § 147 AO, Abgabenordnung, GoBD, Z3-Zugriff, Betriebsprüfer-Export, IDEA, GDPdU, XML-Export, Außenprüfung, Umsatzsteuer-Nachschau, Betriebsprüferexport.