Ob für deine Kund:innen oder für deine Mitarbeiter:innen - Gutscheine sind eine beliebte Geste, besonders zur Weihnachtszeit. Damit die Buchhaltung stimmt, erklären wir dir hier, wie du Gutscheine in Lexware Office korrekt verbuchst, sei es beim Verkauf, bei der Einlösung oder als Geschenk für deine Mitarbeitenden
Gutscheine als Geschenk für Mitarbeiter:innen
Gutscheine sind eine ausgezeichnete Wahl, um deinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine Freude zu machen. Innerhalb der gesetzlichen Freigrenzen (50 EUR bzw. 60 EUR für besondere Anlässe) kann dieses Geschenk sogar lohnsteuerfrei sein.
Hier findest du weitere Informationen zu Geschenken an Mitarbeiter:innen.
Wichtiger Hinweis: Damit die steuerlichen Regelungen für Sachzuwendungen greifen, dürfen die Gutscheine ausschließlich zum Bezug von Waren und Dienstleistungen berechtigen. Achte darauf, dass eine Barauszahlung des Gutscheinwerts ausgeschlossen ist.
So buchst du einen Gutschein als Geschenk für Mitarbeiter:innen:
Beleg erfassen: Erfasse den Kauf des Gutscheins als neue Ausgabe in der Belegerfassung.
Ausgabenart wählen: Wähle als Kategorie für die Art der Ausgabe „Sachzuwendungen“.
Beschreibung/Notiz: Vermerke, dass es sich um eine freiwillige soziale Leistung handelt. Gib zudem den Namen der Person und die Art der Sachzuwendung an (z. B. „freiwillige soz. Leistung Frau Mustermann, Tankgutschein“).
Steuer: Wähle „keine Steuer“. In der Regel bist du für Geschenke an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die für den privaten Gebrauch bestimmt sind, nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.
Betrag: Gib den Bruttobetrag (mit VSt) an. Da du die Vorsteuer nicht erstattet bekommst, kannst du den vollen Betrag als Betriebsausgabe buchen.
Bitte beachte: Bei „Sachzuwendungen“ handelt es sich um eine empfohlene Kategorie. Wir können keine steuerrechtliche Beratung leisten. Bitte kläre mit deiner Steuerberatung, ob diese Kategorie für deinen spezifischen Fall korrekt ist.
Gutscheine an Kund:innen
Aktuell können wir dir leider keine Buchungsempfehlung für Gutscheine an Kundinnen und Kunden aussprechen. Die notwendigen Buchungsfunktionen, um diese Vorgänge korrekt abzubilden, sind in Lexware Office derzeit nicht vorhanden.
Deine Steuerberatung muss diesen Vorgang außerhalb von Lexware Office umbuchen.
Selbst gekaufte Gutscheine (z. B. Prepaid-Karten)
Wenn du einen Gutschein für dein Unternehmen erwirbst, stehen in Lexware Office derzeit nicht die passenden Konten für eine direkte Verbuchung als Geldtransit zur Verfügung. Du kannst den Vorgang jedoch wie folgt abbilden:
Kauf des Gutscheins erfassen:
Erfasse den Kauf als Ausgabe in der Belegerfassung.
Verwende hierfür eine allgemeine Kategorie wie „Sonstige Ausgaben“.
Einlösung des Gutscheins erfassen:
Wenn du den Gutschein später für einen betrieblichen Einkauf einlöst, erfasse den vollen Rechnungsbetrag des Einkaufs in der entsprechenden Ausgabenkategorie (z. B. „Büromaterial“).
Erfasse anschließend eine Ausgabenminderung über den eingelösten Gutscheinbetrag.
Verwende für diese Minderung dieselbe Kategorie, die du für den Kauf des Gutscheins genutzt hast (z. B. „Sonstige Ausgaben“).
Hinweis: Bitte besprich dieses Vorgehen mit deiner Steuerberatung, da möglicherweise eine Umbuchung in deren Kanzleisoftware erforderlich ist, um den Vorgang korrekt abzuschließen.