Mit Geschenken eine Freude bereiten
Ob zu Nikolaus, zur Weihnachtsfeier oder zum Jahreswechsel – mit kleinen Geschenken zeigst du deinen Mitarbeiter:innen deine Wertschätzung. Damit die Freude ungetrübt bleibt, ist es wichtig, die steuerlichen Freigrenzen zu kennen.
Dieser Leitfaden gibt dir hilfreiche Tipps, wie du Geschenke korrekt handhabst und direkt in Lexware Office buchst. Zusätzliche Informationen zum Thema "Geschenke" findest du hier: Steuerfreie Geschenke an Mitarbeiter: So geht das Finanzamt leer aus.
Was muss ich bei Geschenken an Mitarbeiter:innen beachten?
Die gute Nachricht vorweg: Die Kosten für Geschenke an deine Mitarbeiter:innen kannst du grundsätzlich als Betriebsausgaben steuerlich absetzen – unabhängig von deren Höhe. Allerdings gibt es lohnsteuerrechtliche Besonderheiten zu beachten, insbesondere bei Sachzuwendungen.
Was zählt als Sachzuwendung?
Geschenke an Mitarbeiter:innen erfolgen oft als Sachzuwendung. Das sind nicht-finanzielle Leistungen wie Waren oder Dienstleistungen, die du zusätzlich zum Gehalt gewährst.
Waren (z.B. Pralinen, Bücher)
Dienstleistungen (z.B. Massage-Gutschein)
Gutscheine, bei denen eine Barauszahlung ausgeschlossen ist.
Grundsätzlich stellen Sachzuwendungen für deine Mitarbeiter:innen einen geldwerten Vorteil dar und müssten als Lohn versteuert werden. Es gibt jedoch steuerliche Freigrenzen.
Wichtiger Hinweis: Geldgeschenke sind – im Gegensatz zu Sachzuwendungen – immer in vollem Umfang lohnsteuerpflichtig.
Welche steuerfreien Freigrenzen gibt es?
Um Geschenke lohnsteuerfrei zu halten, musst du folgende Freigrenzen beachten:
50-Euro-Freigrenze für Sachzuwendungen:
Du kannst deinen Mitarbeiter:innen pro Monat Sachzuwendungen im Wert von bis zu 50 € steuerfrei gewähren.
Diese Grenze gilt für alle Mitarbeiter:innen, einschließlich Minijobber, und kann ohne besonderen Anlass genutzt werden.
Achtung: Wird dieser Wert auch nur um einen Cent überschritten, wird der gesamte Betrag steuerpflichtig.
60-Euro-Freigrenze für persönliche Anlässe:
Bei persönlichen Anlässen wie Geburtstag, Hochzeit oder Jubiläum kannst du Geschenke bis zu einem Wert von 60 € steuerfrei überreichen.
Achtung: Weihnachten gilt nicht als persönlicher Anlass. Geschenke zu Weihnachten fallen unter die 50-Euro-Freigrenze.
110-Euro-Freigrenze bei Betriebsfeiern:
Geschenke, die du im Rahmen einer betrieblichen Weihnachtsfeier übergibst, können bis zu einem Gesamtwert von 110 € pro Teilnehmer:in lohnsteuerfrei sein. Sie werden dann in die Kosten der Feier eingerechnet.
Was passiert bei Überschreitung der Freigrenzen?
Wenn der Wert eines Geschenks die jeweilige Freigrenze überschreitet, muss der gesamte Betrag als steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt werden. Gegebenenfalls kannst du die Zuwendung nach § 37b EStG pauschal versteuern.
Wie buche ich Geschenke in Lexware Office?
Die Anschaffung deiner Geschenke kannst du in Lexware Office einfach über die Belegerfassung mit den passenden Kategorien buchen.
Die Anschaffung deiner Geschenke kannst du in Lexware Office mit folgenden Kategorien buchen:
Geschenk | Kategorie |
Werbegeschenke/Sponsoring | |
Sachzuwendungen | |
Sachzuwendungen | |
"zu prüfen" | |
(bis 110 €) | Sachzuwendungen |
So buchst du Geschenke in Lexware Office
Hier erklären wir dir Schritt für Schritt, wie du die Anschaffung von Geschenken in Lexware Office korrekt erfasst.
Wie buche ich Geschenke bis 10 Euro (Streuartikel)?
Geschenke mit einem Wert bis 10 Euro gelten als Streuartikel. Diese sind von der Lohnversteuerung ausgenommen und du musst die Namen der Empfänger:innen nicht aufzeichnen.
So geht's:
Beleg erfassen: Erfasse den Beleg als Ausgabe in der Belegerfassung.
Kategorie wählen: Wähle als Art der Ausgabe die Kategorie „Werbegeschenke/Sponsoring“. Alternativ kannst du über die Synonymsuche Begriffe wie „Streuartikel“ oder – je nach Kontenrahmen – das Konto 6610/4630 verwenden.
Betrag eingeben: Das Feld „Steuer“ wird mit 19 % vorbelegt. Erfasse im Feld „Betrag“ den Bruttobetrag.
Hier findest du weitere Informationen, wie du Streuartikel erfasst.
Wie erfasse ich Sachgeschenke bis 50 Euro in Lexware Office?
Für Sachgeschenke bis 50 Euro musst du zwei Schritte durchführen: die Erfassung in der Lohnabrechnung und die buchhalterische Erfassung der Anschaffung.
1. Erfassung in der Lohnabrechnung (Lohn & Gehalt)
So erfasst du den Sachbezug in der Lohnabrechnung deiner Mitarbeiter:innen:
Navigiere im Menü zu „Abrechnung“ → „Entgelt hinzufügen“.
Wähle die Lohnart „Sachbezug bis 50 Euro“.
Trage im erscheinenden Pop-up-Fenster die Anzahl und den Wert ein.
Klicke auf „Speichern“.
Lexware gibt die Sachbezüge nachrichtlich in der Lohnabrechnung aus.
2. Buchhalterische Erfassung der Anschaffung
So buchst du den Kauf der Geschenke:
Beleg erfassen: Lade den Beleg als Ausgabe in der Belegerfassung hoch.
Beschreibung: Füge eine klare Beschreibung hinzu, z. B. „Freiwillige soziale Leistung Frau XY, Pralinen“.
Kategorie: Wähle die Kategorie „Sachzuwendungen“.
Steuer: Wähle „keine Steuer“, da bei Geschenken zum privaten Gebrauch in der Regel kein Vorsteuerabzug möglich ist.
Betrag: Gib den Bruttobetrag an. Da du die Vorsteuer nicht geltend machen kannst, wird der gesamte Betrag zur Betriebsausgabe.
Dokumentation:
Die Übergabe der Geschenke muss nachweisbar sein. Ein Eintrag in der Personalakte der betreffenden Person ist dafür ausreichend.
Informiere dich noch ausführlicher zu der Erfassung von Sachzuwendungen in Lohn & Gehalt.
Wie buche ich anlassbezogene Geschenke bis 60 Euro?
Geschenke zu persönlichen Anlässen (z. B. Jubiläum) bis 60 Euro werden ähnlich wie Sachbezüge bis 50 Euro gebucht.
So geht's:
Beleg erfassen: Erfasse den Beleg als Ausgabe in der Belegerfassung.
Kategorie wählen: Wähle als Art der Ausgabe die Kategorie „Sachzuwendungen“.
Beschreibung: Notiere den Anlass und die Person, z. B. „Freiwillige soz. Leistung Frau XY, Jubiläum“.
Steuer: Wähle „keine Steuer“.
Betrag: Gib den Bruttobetrag als Betriebsausgabe an.
Wie gehe ich mit pauschal besteuerten Geschenken um?
Wenn eine Sachzuwendung die Freigrenze übersteigt, wird sie steuerpflichtig. Eine pauschale Besteuerung nach § 37b EStG lässt sich in Lexware Office nicht direkt abbilden.
So gehst du vor:
Erfasse den Beleg als Ausgabe in der Belegerfassung.
Buche die Ausgabe auf die Kategorie „zu prüfen“.
Lass den Geschäftsfall von deiner Steuerberatung korrekt umbuchen.
Wie buche ich Geschenke im Rahmen einer Weihnachtsfeier (bis 110 Euro)?
Die Kosten für eine Weihnachtsfeier, einschließlich der Geschenke, sind steuerlich absetzbar, solange sie 110 Euro pro Teilnehmer:in nicht überschreiten.
So geht's:
Beleg erfassen: Erfasse einen Beleg mit dem Gesamtbetrag der Kosten. Lade zur Nachvollziehbarkeit eine Liste aller Teilnehmenden als zusätzliches Belegbild hoch.
Kategorie wählen: Wähle die Kategorie „Sachzuwendungen“.
Beschreibung: Notiere einen Hinweis auf die Weihnachtsfeier und die Namen der Mitarbeiter:innen.
Steuer: Wähle den regulären Steuersatz von 19 %.
Hier findest du weitere Informationen dazu, wie du deine Weihnachtsfeier richtig buchst.
Bitte beachte, dass es sich hier lediglich um Buchungsempfehlungen handelt. Dieser Artikel stellt keine steuerrechtliche Beratung dar. Bitte prüfe, ob die vorgeschlagenen Kategorien für deinen individuellen Fall passend sind. Deine Steuerberatung kann dich dabei unterstützen.