Sachzuwendungen sind nicht finanzielle Leistungen, die du deinen Mitarbeitenden zusätzlich zum Gehalt gibst – zum Beispiel als Gutschein oder Sachgeschenk. Dazu zählen der Sachbezug bis 50 € und der anlassbezogene Sachbezug bis 60 €. In diesem Artikel erfährst du, was ein Sachbezug ist, wie du ihn in Lohn & Gehalt einträgst und wie du die Anschaffung dafür verbuchst.
1. Was ist ein Sachbezug?
Ein Sachbezug ist eine nicht finanzielle Leistung, die Mitarbeitende zusätzlich zum Gehalt vom Arbeitgeber erhalten. Das können Waren oder Dienstleistungen sein, zum Beispiel Tankgutscheine, Wein oder Blumen. Es wird also kein Betrag in bar ausgezahlt, Mitarbeitende profitieren aber trotzdem finanziell.
Wichtig: Lexware Office verarbeitet Sachbezüge bis 50 € in der Lohnabrechnung nur nachrichtlich. Das heißt, der Sachbezug erscheint zwar informativ auf der Lohnabrechnung, wird aber nicht an die Buchhaltung übergeben – nur die Anschaffung des Gutscheins musst du separat buchhalterisch erfassen.
Die Übergabe an Mitarbeitende musst du dokumentieren. Ein Eintrag in der Personalakte reicht dafür aus.
2. Wie trägst du einen Sachbezug bis 50 € ein?
So trägst du den Sachbezug bis 50 € ein:
Klicke oben in der Menüleiste auf Abrechnung und öffne die laufende Abrechnung.
Klicke im Schritt 2. Stunden & Entgelte beim betreffenden Mitarbeitenden auf Entgelt hinzufügen.
Wähle aus der Liste Sachbezug bis 50 € aus.
Trage bei Anzahl und Betrag die gewünschten Werte ein — zum Beispiel einmal 50 € oder zweimal 20 €. Bei Zahlungsintervall bleibt „Einmalig" ausgewählt. Nur wenn der Sachbezug regelmäßig gewährt wird, wählst du hier Monatlich, Quartalsweise, Halbjährlich oder Jährlich.
Klicke anschließend auf Hinzufügen.
Der Sachbezug erscheint danach als neue Zeile Sachbezug bis 50 € mit dem eingetragenen Endbetrag in der Entgelt-Tabelle des Mitarbeitenden.
So verbuchst du die Anschaffung: Die Kosten für den Gutschein oder das Geschenk selbst buchst du zusätzlich in der Belegerfassung. Wähle dort die Kategorie Sachzuwendungen, trage den Bruttobetrag ein und wähle als Steuersatz keine Steuer, da für Sachbezüge kein Vorsteuerabzug möglich ist. Eine ausführliche Anleitung findest du im Artikel Wie erfasse ich Sachzuwendungen bis 50 Euro an Angestellte?.
3. Wie hoch darf der Sachbezug sein?
Der Wert eines Sachbezugs darf 50 € nicht übersteigen.
Wichtig: Das ist eine monatliche Freigrenze, kein Freibetrag. Alle Sachbezüge eines Mitarbeitenden zusammen dürfen im Monat die 50-€-Grenze nicht überschreiten.
Sobald die Freigrenze auch nur um einen Cent überschritten wird, entfällt die gesamte Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit. Das kann für Arbeitgeber:innen selbst bei geringfügiger Überschreitung zu Nachzahlungen führen.
Diese 50-€-Grenze gilt seit dem 01.01.2022. Für Zeiträume bis zum 31.12.2021 galt eine 44-€-Grenze. Verwechsle diese Grenze nicht mit der Freigrenze für anlassbezogene Sachbezüge (60 €).
4. Was ist ein anlassbezogener Sachbezug bis 60 €?
Ein anlassbezogener Sachbezug – auch Aufmerksamkeit genannt – ist ein Sachbezug bis zu einem Wert von 60 €, den du zu einem besonderen persönlichen Anlass gewährst, zum Beispiel Geburtstag oder Hochzeit. Beispiele sind Blumen, Genussmittel oder ein Buch. Ein anlassbezogener Sachbezug zählt nicht zum Arbeitslohn; eine Umwandlung von Arbeitslohn in einen anlassbezogenen Sachbezug ist nicht zulässig.
Achtung: Geschenke zu anderen Anlässen, z. B. Firmenjubiläum oder Weihnachten, fallen nicht unter diese Steuerfreigrenze und nicht unter dieses Entgelt.
5. Wie trägst du einen anlassbezogenen Sachbezug bis 60 € ein?
Der anlassbezogene Sachbezug bis 60 € ist aktuell noch nicht in Lexware Office hinterlegt. Wende dich an unseren Support, damit er dir zwei manuelle Entgelte anlegt: einen steuerfreien Bruttobezug (anlassbezogener Sachbezug) und einen Netto-Abzug (anlassbezogener Sachbezug Netto-Abzug).
Wichtig: Diese Entgelte sind nicht auf 60 € gedeckelt. Achte selbst darauf, die 60 € nicht zu überschreiten. Sobald der Support dir das Entgelt angelegt hat, gehst du so vor:
Klicke oben in der Menüleiste auf Abrechnung.
Lege im Schritt 2. Löhne & Gehälter für den betreffenden Mitarbeitenden ein zusätzliches Entgelt an: Klicke dazu auf Entgelt hinzufügen und wähle anlassbezogener Sachbezug und anlassbezogener Sachbezug Netto-Abzug aus.
Trage in beiden Pop-up-Fenstern jeweils denselben Wert für Anzahl und Wert ein, damit Lexware Office den Sachbezug richtig abrechnet.
Klicke anschließend auf Speichern.
So verbuchst du die Anschaffung: Genau wie beim Sachbezug bis 50 € buchst du die Kosten für das Geschenk zusätzlich in der Belegerfassung – Kategorie Sachzuwendungen, Bruttobetrag, Steuersatz keine Steuer.