Die betriebliche Weihnachtsfeier ist oft ein Höhepunkt des Jahres und gleichzeitig steuerlich relevant. Wenn du die Kosten für die Feier und für Geschenke an deine Mitarbeiter:innen richtig buchst, kannst du steuerliche Vorteile nutzen und Fehler vermeiden. Diese Anleitung zeigt dir, wie du deine Weihnachtsfeier korrekt erfasst und welche Freibeträge dabei gelten.
Was ist eine Betriebsveranstaltung?
Damit du die Kosten für deine Weihnachtsfeier steuerlich korrekt buchen kannst, muss die Veranstaltung offiziell als Betriebsveranstaltung anerkannt sein. Eine Veranstaltung gilt als Betriebsveranstaltung, wenn folgende drei Kriterien erfüllt sind:
Organisation: Die Feier wird vom Arbeitgeber oder Betriebsrat organisiert.
Teilnehmerkreis: Überwiegend Mitarbeiter:innen und deren Begleitpersonen nehmen teil.
Charakter: Die Veranstaltung hat einen geselligen Charakter. Eine reine Geschenkübergabe ist nicht ausreichend.
Nur wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, ist deine Weihnachtsfeier steuerlich begünstigt. Hier findest du weiteres Hintergrundwissen, wie du Betriebsveranstaltungen steuerlich absetzt.
Wie bleibt die Weihnachtsfeier für Mitarbeiter:innen steuerfrei?
Deine Weihnachtsfeier bleibt für deine Arbeitnehmer:innen lohnsteuerfrei, wenn du die folgenden Voraussetzungen erfüllst:
Teilnahmeberechtigung: Die Teilnahme muss grundsätzlich allen Arbeitnehmer:innen deines Unternehmens oder einer Abteilung offenstehen.
Anzahl der Veranstaltungen: Pro Jahr sind maximal zwei Betriebsveranstaltungen steuerlich begünstigt.
Kostenobergrenze: Es gilt ein Freibetrag von 110 Euro pro Teilnehmer:in.
Welche Kosten sind absetzbar?
Um die absetzbaren Kosten zu ermitteln, berechne zuerst die Gesamtkosten der Feier.
Schritt 1: Gesamtkosten ermitteln
Addiere alle Aufwendungen, die du als Arbeitgeber für die Feier hattest, einschließlich der Umsatzsteuer. Dazu gehören zum Beispiel:
Verpflegung (Speisen und Getränke)
Raummiete und Dekoration
Kosten für Künstler:innen (z. B. Musik)
Planungskosten
Fahrtkosten
Geschenke, die im Rahmen der Feier überreicht werden
Schritt 2: Pro-Kopf-Kosten berechnen
Teile die ermittelten Gesamtkosten durch die Anzahl der tatsächlichen Teilnehmer:innen.
Beispiel:
Input: Gesamtkosten von 5.000 € und 40 Teilnehmer:innen.
Vorgehen: 5.000 € / 40 Teilnehmer:innen
Ergebnis: 125 € pro Teilnehmer:in.
Hinweis: Nimmt ein:e Arbeitnehmer:in eine Begleitperson mit, werden die Kosten dieser Person dem jeweiligen Arbeitnehmer bzw. der jeweiligen Arbeitnehmerin zugerechnet.
Schritt 3: Vorgehen je nach Kostenhöhe
Fall A: Kosten bis zu 110 Euro je Teilnehmer:in
Betriebsausgaben: Die Aufwendungen sind vollständig als Betriebsausgaben absetzbar.
Lohnsteuer: Die Zuwendungen sind für deine Mitarbeiter:innen lohnsteuerfrei.
Vorsteuerabzug: Ein Vorsteuerabzug ist möglich, solange die Freigrenze von 110 Euro nicht überschritten wird. Dies gilt als Ausnahme für sogenannte Aufmerksamkeiten.
Fall B: Kosten über 110 Euro je Teilnehmer:in
Betriebsausgaben: Die Aufwendungen sind weiterhin vollständig als Betriebsausgaben absetzbar.
Lohnsteuer: Der Betrag, der den Freibetrag von 110 Euro übersteigt, gilt als steuerpflichtiger Arbeitslohn. Dieser kann pauschal mit 25 % besteuert werden.
Vorsteuerabzug: Der Vorsteuerabzug entfällt vollständig, sobald die Grenze von 110 Euro überschritten ist.
Wichtiger Hinweis: Die Pauschalversteuerung bei Überschreitung des Freibetrags kann derzeit nicht in Lexware Office abgebildet werden.
Wie buche ich die Kosten der Weihnachtsfeier in Lexware Office?
Wenn die Kosten deiner Weihnachtsfeier den Freibetrag von 110 Euro pro Teilnehmer:in nicht überschreiten, gehe wie folgt vor:
Belegerfassung: Erfasse den Beleg mit dem Gesamtbetrag der Kosten.
Kategorie: Wähle die Kategorie „Sachzuwendungen“.
Beschreibung/Notiz: Vermerke den Anlass (z. B. „Weihnachtsfeier 2025“) und die Anzahl der Teilnehmenden. Wir empfehlen, zur Nachvollziehbarkeit eine Teilnehmerliste als Belegbild hochzuladen.
Steuer: Wähle den entsprechenden Steuersatz aus (z. B. 19 %).
Was gilt für Geschenke an Mitarbeiter:innen im Rahmen der Weihnachtsfeier?
Geschenke, die du im Rahmen der Weihnachtsfeier überreichst, gehören zu den Gesamtkosten der Veranstaltung. Sie müssen bei der Berechnung des 110-Euro-Freibetrags einbezogen werden.
Geschenke, die nicht im Rahmen einer Betriebsfeier verschenkt werden, können ebenfalls lohnsteuerfrei gewährt werden.
Wie gehe ich mit Bewirtungskosten für eine gemischte Weihnachtsfeier um?
Wenn an deiner Weihnachtsfeier neben deinen Angestellten auch Geschäftspartner:innen teilnehmen, handelt es sich um eine gemischte Veranstaltung. In diesem Fall müssen die Bewirtungskosten aufgeteilt werden.
Kosten aufteilen: Ermittle die gesamten Bewirtungskosten und teile diese durch die Anzahl der tatsächlich erschienenen Gäste.
Prüfen: Sind die Voraussetzungen für eine Betriebsveranstaltung erfüllt?
Kosten für Angestellte: Die Bewirtungskosten, die auf deine Angestellten und deren Begleitungen entfallen, sind nach den genannten Grundsätzen (110-Euro-Freibetrag) als Betriebsausgaben absetzbar.
Kosten für Geschäftspartner:innen: Die Bewirtungskosten, die auf deine Geschäftspartner:innen entfallen, kannst du zu 70 % als Betriebsausgaben absetzen. Die Vorsteuer für diese Ausgaben ist zu 100 % abziehbar.
Eine Anleitung zur Erfassung von Bewirtungskosten in Lexware Office findest du in unserem entsprechenden Hilfe-Artikel: Wie erfasse ich Bewirtungskosten als Ausgabe?
Wie buche ich Bewirtungen nicht im Rahmen einer Betriebsveranstaltung?
Wenn du eine Bewirtung ohne einen Veranstaltungscharakter verbuchen möchtest, findest du in unserem Wissensartikel weitere Informationen dazu: Was sind Bewirtungskosten?